〔コメント〕〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜

◆理事会は、最高意思決定機関たる総会の意思決定の下に、執行機関たる理事長が各般の管理組合の業務を執行するにあたっての意思決定を行う機関、いいかえれば、業務執行の具体的意思決定機関ですが、総会は、年１〜２回しか開催されず、そこで決議される事項も自ずと重要又は基本的な事項に限られるのが実態であるため、理事会の果たすべき役割は非常に大きくなります。

◆理事会の業務は、建物の管理の状況、会計の確認、コミュニティ形成活動、官公庁との折衝等の多岐にわたること、また、月次で行うべきものもあること、さらに、開催数をルール化して不活発化を予防するためにも、月１回の定期的な理事会の開催が望まれます。

◆しかし、現状では、月１回程度開催している管理組合の割合は総合調査によると56％となっており、毎月開催に至らない管理組合も少なくないことが伺えることから、一般的な管理組合であれば十分実現可能な対応として「少なくとも２ヶ月に１回定期的に開催している。」を「標準的な対応」としました。

◆「望ましい対応」については、「毎月１回定期的に開催している。」としましたが、帰省等により役員が参集しにくい月まで含めて必ず月１回とすることは難しい場合もあることから、こうした状況で例外的に開催されない程度であれば、「望ましい対応」を満たしていると考えてよいでしょう。

◆加えて、理事会の開催数とともに、理事の出席率も重要です。「理事に緊急かつやむを得ない事情が発生し、理事会に出席できない場合は、例外としてその配偶者又は一親等の親族に限り、代理出席を認める旨を管理規約に定めておく」などの工夫も必要です。

　〔参　　考〕〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜

　〔デ　ー　タ〕〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜

○総合調査（理事会開催状況）
	○月１回程度(56.0％)　　○数カ月に１回程度(33.0％)
○H16調査（理事会の開催数）
	○年12回〜(41.0％)　○年7〜11回(20.6％)　○年4〜6回(20.3％)　○「平均」8.8回

　〔コメント〕〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜

◆理事会議事について、区分所有者に周知することは、管理組合運営の透明化に寄与し、開かれた民主的なものとすることに資することになります。また、理事会は、区分所有者の信頼のもとに選任されている理事によって構成されるもので、区分所有者のため、誠実に職務を遂行していることを報告する意味合いも持つことになります。

◆しかし、理事会は執行機関としての役割から、決議に至らない話し合いや検討、又は各理事や管理会社からの報告にとどまることも少なくないでしょう。

◆このことから、理事会の議事は、総会議事のように、議事録等の戸別配布までは要しないものの、理事会の開催日時、議題等を広報することで、区分所有者が必要に応じて議事録を閲覧できることとすることは必要と考えられます。

◆以上により、「開催された理事会の日時、議題等の広報を戸別配布、掲示、広報紙への掲載等の方法により実施している。」を「標準的な対応」としました。

　〔参　　考〕〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜

　〔デ　ー　タ〕〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜

○H16調査（理事会議事の広報）
	○広報を行っている(80.2％)　　○広報は行っていない(19.8％)
○H16調査（理事会議事の広報）
	○配布(45.3％)　○掲示(30.9％)　○広報紙に掲載し配布(15.2％)　○広報紙に掲載し掲示(7.8%)

　〔コメント〕〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜

◆理事会議事録は、理事会活動の記録としてはもとより、役員の交代に伴う引き継ぎ資料としての役割も期待されるとともに、透明な運営にも寄与します。

◆そのため、理事会議事録の保管、閲覧について、標準管理規約では総会議事録に準じて、議長が作成し、理事長が保管することとしています。

◆さらに標準管理規約では、理事会議事録も、「組合員又は利害関係人の書面による請求があったときは、閲覧させなければならない。」こととしています。そのため、個人情報の保護などに十分留意して議事録を作成したうえ、整然と整理し、求められた理事会の議事録を速やかに取り出せる状態としていることが必要です。このことも含め「区分所有者又は利害関係人の求めに応じて閲覧できる状態で、管理組合において保管している。」ことを「標準的な対応」としています。

◆利害関係人とは、「総会議事録の保管・閲覧」と同じく、法律上の利害関係がある者をいいます。

　〔参　　考〕〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜

　〔コメント〕〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜

◆役員の任期が決まっていなかったり、不適切に長すぎると、役員の専横化や区分所有者の無関心化の恐れもあります。しかし、熱心で信頼を得た役員の再任を妨げるものとするのも不合理です。

◆そのため、適切な期間で理事の任期が明確に定められており、再任される場合でも一定期間ごとにチェックされることが重要であることから、「理事の任期が１〜２年の間で定められており、かつ、各理事の就任日及び任期の期限が明確となっている。」ことを「標準的な対応」としました。

◆なお、任期満了に伴い、全役員が交代するということになると、業務の継続性にやや欠ける感もあります。そこで、この点を重視すれば、役員の改選を半数ずつとすることが望ましくなります。この場合は、年度途中で役員を交代させることは適当でないので、任期を２年とする必要があります。
　一方、現状では、任期２年、半数改選としている管理組合は多くなく、マンションによっては２年任期に抵抗感をもつ区分所有者がいることも考えられることから、これは「望ましい対応」としました。

　〔参　　考〕〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜

　〔デ　ー　タ〕〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜

○総合調査（役員の任期）
	○２年(26.9％)　　○１年(69.0％)

○総合調査（役員の改選時期）
	○半数(18.6％)　　○同時(67.0％)

○H16調査（役員の任期）
	○２年(28.1％)　　○１年(69.7％)

○H16調査（役員の改選方法）
	○全員同時期に改選(61.9％)　　○半数ごとに改選(22.6％)

　〔コメント〕〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜

◆専門委員会を設置する意義は、次のようなことであると考えられます。
　例えば、大規模修繕工事を実施する場合を考えてみますと、構想から工事実施まで、必要な工事内容の調査・診断、区分所有者全員への情報提供、意識付け、工事施工者の選定、工事実施等と２〜３年要するとともに、その内容は専門的です。
　理事会は管理組合の業務執行機関として通常業務でも多忙な状況にあること、理事は１年ないし２年で交替するのが通例であること、大規模修繕工事を実施する時期にその分野に詳しい人が必ずしも理事に就任しているとは限らないこと等の理由から、大規模修繕工事の実施に関する実務を円滑に進めるためには、興味等のある人が他の管理組合業務に忙殺されることなく、継続的に従事することが有効であると考えられます。

◆このように、管理組合の業務について、長期的に検討を要する場合、重要な案件、専門性を要するものがある場合に、必要に応じて専門委員会の設置が必要となることから、「大規模修繕工事の実施、管理規約の改正等、必要に応じて設置している。」を「標準的な対応」としています。

◆なお、小規模なマンションなど、理事会とは別に専門委員会を組織することが必ずしも適切ではないマンションもあると考えられますので、大規模修繕工事の実施や管理規約の改正を検討する場合には、必ず専門委員会を設置すべきという趣旨ではありません。マンションの規模等も踏まえ、その必要性・合理性が高い場合に設置すべきとういう趣旨です。

◆また、１年ないし２年で交替する理事と長期間継続する専門委員との関係が不明確なことが起因してトラブルになることもあります。したがって、この専門委員会（委員）の位置付け、設置期間、任期等も、総会決議による運営細則等で定めることが望まれます。

　〔参　　考〕〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜

　〔デ　ー　タ〕〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜

○総合調査（大規模修繕実施の組織体制）
	○専門委員会が中心(44.7％)

○H16調査（専門委員会の設置）
	○設置している(38.0％)　　○設置していない(62.0％)

　〔コメント〕〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜

◆理事が半数交替であれば、業務の継続性は確保されますが、全数交替の場合には、引き継ぎによる継続性の確保が重要となります。総合調査でも４分の１の管理組合が「管理組合役員が不慣れなので」を管理がうまくいっていない理由としてあげています。

◆マンション管理には中断はないため、理事に就任したその日から管理組合業務が発生することも少なくありません。このため、理事の交替時の引き継ぎは欠かせません。引き継ぎには、帳票類を始め、懸案事項や未処理事項を伝達することはもとより、理事就任期間中の経験等を伝えることも有効な場合があります。

◆そのため、「理事会の業務、帳票類、懸案事項等の引き継ぎを実施している。」を「標準的な対応」としています。

◆理事会としての引き継ぎとともに、役職ごとに個別に引き継ぎを実施することが重要であることは言うまでもありません。

◆なお、引き継ぎを要するものとして、具体的には、運営細則等で定められていない運営ルール、書類等の一覧と保管場所、区分所有者の要望、苦情や管理会社との調整事項等様々なものがあります。

　〔デ　ー　タ〕〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜

○総合調査（管理がうまくいっていない理由）
	○管理組合役員が不慣れなので(24.9％)