〔コメント〕〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜

◆総会は、収支予算、事業計画をはじめとする管理組合の基本方針、重要事項を決する最高意思決定機関です。また、管理組合は、区分所有法第３条の「区分所有者の団体」にあたるものです。

◆そのため、年１回、通常総会を開催し、少なくとも収支決算・事業報告及び収支予算・事業計画について、その決議を経ることが必要です。

◆なお、区分所有法でも「管理者は、少なくとも毎年１回集会を招集しなければならない」（第34条第２項）、「管理者は集会において、毎年１回一定の時期に、その事務に関する報告をしなければならない」（第43条）とされており、年１回の総会開催は、法律上も義務づけられています。

◆したがって、年１回の通常総会の開催が最低必要ですが、通常総会の開催時以外の時期に、総会決議を得ることが必要となった場合には、臨時総会を開催することとなりますので、それを妨げるものであってはならないことから、区分所有法と同様に「少なくとも毎年１回開催している。」を「標準的な対応」としています。

　〔参　　考〕〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜

　〔デ　ー　タ〕〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜

○総合調査（集会開催状況）
	○年１回開催している(87.3％)　　○ほとんど開催していない(0.5％)

○H16調査（総会の年間開催数）
	○１回以上(99.0％)

　〔コメント〕〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜

◆通常総会では、次期会計年度の収支予算の承認を得なければなりませんので、会計年度開始後できる限り速やかに開催する必要があります。

◆一方、収支決算についても通常総会で報告し、その承認を得なければなりませんので、通常総会の開催時期は、会計年度が終了し、決算処理を行うのに要する日数を考慮して決めることが必要となります。

◆そのため、通常総会の開催時期について、標準管理規約では「新年度開始以後２ヶ月以内に招集」としていることを踏まえ、この指針では、「新会計年度開始後２ヶ月以内に開催している。」を「標準的な対応」としています。

　〔参　　考〕〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜

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◆総会の招集通知を発する時期については、区分所有法第35条第１項では、「会日より少なくとも１週間前まで」と定められていますが、「規約で伸縮することができる」とされています。そこで、区分所有者が事前に熟慮する時間的余裕を与えることや、不在区分所有者に対する通知や書面による議決権行使のための郵送に要する日数を考慮すれば、やや長めの日数を設定することが必要であり、「少なくとも２週間前まで」を「標準的な対応」としました。なお、標準管理規約もこれと同じ内容となっています（第43条第１項）。

◆また、標準管理規約では、緊急を要する場合には５日を下回らない範囲で短縮できることとしており、通常総会以外では「標準的な対応」と異なる対応となる場合があります。

◆総会の通知には、記載すべき事項が法定されています（区分所有法第35条第１項、第５項）ので、これを遵守することは当然です。さらに、標準管理規約では、「日時、場所及び目的」を示すこととしています（第43条第１項）。しかし、議決権行使は書面でもできることとされており、その前提として、判断材料が提供されていることが必要となります。したがって、議題が区分所有法第35条第５項において、議案の要領をも通知しなければならないものとして掲げられているもの以外であっても、議案の要領を総会の招集通知に明記することが望まれます。

◆加えて、通常総会における議案の要領のうち代表的なものは、収支決算・収支予算ですが、H16調査によれば、すでに、99％以上の管理組合で収支決算書、収支予算書の事前配布が行われています。

◆なお、標準管理規約でも、原則として議案の要領まで通知することとはしていませんが、この点については、議案が極めて多数にわたるため、議案の要領の作成が通知の日に間に合わないような状況もありうることも考慮すれば、管理規約上は「議案の要領」まで示すこととすると、かえって不都合が生じる可能性もあるので、管理規約によりルール化する必要はないと考えられます。しかし、通常総会における管理組合運営の実務としては、議案の要領も示すべきと考えられます。

　〔参　　考〕〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜

　〔デ　ー　タ〕〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜

○H16調査（決算書・予算書の事前配布）
	○総会の開催前に事前に配布(99.4％) 　　○総会の開催時に配布（0.6％）

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◆通常総会の実出席率を上げるためには、招集通知に先立ち、総会の日時や場所が決まってからなるべく早い時期に、区分所有者のスケジュール確保のため総会の開催予告を行うことが望まれます。

◆開催予告の目的からすれば、予告の内容として不可欠な事項は「開催日時」です。また、場所も示すべきでしょう。

◆通常総会の開催予告は、法令や標準管理規約には定めはありませんが、管理組合運営上の工夫として広く行われています。（H16調査では、約86％の管理組合で実施）

◆なお、予告方法について法令等の定めはないので、掲示、広報紙への掲載なども含めて、管理組合の実情に応じ、より合理的かつ効果的な方法を採用すべきです。

◆また、臨時総会も、可能な限り予告しましょう。

　〔デ　ー　タ〕〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜

○H16調査（総会開催予定日等の招集手続き前の予告）
	○予告（86.4％）　　○予告なし（13.6％）

　〔コメント〕〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜

◆共用部分の形状又は効用の著しい変更、管理規約の変更、大規模修繕工事の実施等の重要な案件の場合には、特に十分な議論が尽くされる必要性が高いといえます。

◆総会の議事を限られた時間で効率よく行うためにも、アンケートの実施や事前説明会による意見の聴取が効果的な場合も多いこと、また、事前説明会により、区分所有者が議事を十分理解して総会に臨めることとなり、無用な質疑が避けられるとともに、適切な判断が期待できることから、これを「標準的な対応」としました。

　〔コメント〕〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜

◆総会は、管理組合の最高意思決定機関であることから、より多くの区分所有者が出席し、活発な意見交換が求められます。

◆一方、区分所有法は、書面で、又は代理人によって議決権行使することを認めています。

◆議事が管理規約の変更や共用部分の変更（形状又は効用の著しい変更を伴うもの）の場合は、区分所有者総数及び議決権総数ともに４分の３以上の賛成による特別多数決議が必要となります。したがって、重要事項に関する意思決定が必要となった場合にそれが円滑に行えるよう、特別多数決議事項がない場合でも毎回80％程度の出席率は確保したいものです。そのため、「書面や代理人によるものも含め少なくとも80％程度の区分所有者が、議決権を行使している。」ことを「標準的な対応」としました。

◆また、総会の議決については、質疑・意見交換なども踏まえて、各区分所有者が意思決定を行うのが本来の姿です。

◆総会における議論を踏まえて管理組合として意思決定を行うためには、標準管理規約第47条の総会成立要件が「議決権総数の半数以上を有する組合員の出席」であること、普通決議の決議要件の本則が区分所有者の過半数であることから、半数程度の区分所有者が実際に出席している管理組合も多いと思われます。しかし、平均実出席率については36.4%に止まっており、過半数の出席を確保することは現状を踏まえると容易ではない管理組合も多いと思われます。

◆さらに、実出席率については、マンションの規模や経年によって傾向が異なる（H16調査によれば、規模が大きく、築後年数が長くなるほど実出席率は低下する傾向がみられます。）ことや、総会開催施設の有無、広さといった物理的制約があることなども踏まえ、各マンションの実情にあわせて、目標値を設定していくことも必要と考えられます。

◆以上により、「少なくとも半数程度の区分所有者が実際に出席している。」を「望ましい対応」としました。

◆各マンションの実情を踏まえながら「半数程度」を目安に目標値を設定し、開催予告を行うなど、実出席率の向上に努めて下さい。

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　〔デ　ー　タ〕〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜

○総合調査（欠席時委任状等の提出状況）
	○必ず提出した(83.6％)　　○ほとんど提出した(13.5％)

○総合調査（集会開催施設状況）

○H16調査（総会の出席率）
	○平均出席率(80.4％)

○H16調査（総会の実出席率）
	○平均実出席率(36.4％)

　〔コメント〕〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜

◆管理組合の運営は管理規約と総会決議に基づき行われますから、総会決議事項の実施、遵守に関する無用のトラブルを避けるためにも、総会の欠席者、書面による議決権行使者や占有者等にも総会決定事項を広く周知する必要があります。

◆総会決定事項の広報については、H16調査によれば、98％を超える管理組合で何らかの方法で、すでに実施され、そのうち83%を超える管理組合では配布により実施しています。

◆以上により、「議事録等を戸別配布している。」を「標準的な対応」としました。

　〔デ　ー　タ〕〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜

○総合調査（組合員への広報）
	○掲示(92.7％)　○配布(80.8％)　○回覧(36.7％)　○定期通信誌(22.9％)

○H16調査（総会議事の広報）
	○広報を行っている(98.4％)　　○広報は行っていない(1.6％)

○H16調査（総会議事の広報）
	○配布(83.3％)　○掲示(21.0％)　○広報紙に掲載し配布(6.6％)　○広報紙に掲載し掲示(3.9％)

○H16調査（定期的な広報紙の発行）
	○発行している(17.0％)

　〔コメント〕〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜

◆議事録は、議長が作成し、管理者（管理者がいないときは、管理規約又は総会で定める者）が保管しなければなりません。また、管理者は、利害関係人の請求があったときは、閲覧に付さなければなりません。さらに、議事録の保管場所は、マンション内の見やすい場所に掲示しなければなりません。
　以上は、区分所有法で定められています。（第42条第１項、第５項及び第33条）

◆また、区分所有者又は利害関係人の請求に応じて閲覧させるためには、議事録が整然と整理され、求められた総会の議事録を速やかに取り出せる状態となっていることが必要ですから、このことも含め「区分所有者又は利害関係人の求めに応じて閲覧できる状態で保管され、保管場所を管理事務所等に掲示している。」ことを「標準的な対応」としています。

◆利害関係人とは、総会決議の拘束を当然に受ける賃借人等の専有部分の占有者のほか、売買等によって区分所有権を取得しようとする者（特定承継人として総会決議の拘束を受けます。区分所有法第46条第１項）、区分所有者から媒介の依頼を受けた宅地建物取引業者など法律上の利害関係がある者をいい、単に事実上の利益や不利益を受けたりする者、親族関係にあるだけの者等は対象とはなりません。

◆閲覧を拒絶する正当な理由がある場合とは、夜間等不適当な時間に閲覧請求がされた場合とか、不必要に何回も閲覧請求をするとか、その他いやがらせの閲覧請求であることが明らかな場合等がこれに当たります。

◆なお、議事録の作成、保管及び閲覧については、記載要領や署名押印といった手続きについても区分所有法の定めがあり、これも当然遵守することが必要です。

◆また、平成14年の区分所有法の改正で、議事録については、電磁的記録で作成、保管することができるようになりました。この場合、署名押印については電子署名することになります。

　〔参　　考〕〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜