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「管理委託契約の見直しについて」 〇〇〇〇〇〇〇管理組合 理事長 宮木 豊 はじめに 私どもの管理組合は分譲後９年目を迎え、新理事会が３月から発足いたしました。当管理組合も、独立系最大手の管理会社に「おんぶにだっこ」で全て管理会社のいいなりできました。 概要診断を依頼 今期の理事会になりまして、現在の契約は、この６月末日を持って契約終了となることから組合員の皆さんが納得できる管理委託契約を締結するために様々な情報を集めて検討して参りました。 診断の結果は（管理委託経費で１２０万円の節減が可能） 一般会計の概要診断（税抜き）
診断のコメント (1) 経費の節減対象科目についてのみ一覧に表しました。他の業務についても現行より引き上げる要因はありません。現行維持か引き下げが可能です。管理委託経費では現行より、凡そ、１２６万円程度の経費の節減が可能であります。 (2) 管理員の勤務時間は週４日が適正であり、現行の稼働の場合は年額205万円の経費が必要になりま す。従いまして、当該マンションのような小規模では週４日で十分対応できると確信しております。 (3) 本価格を実現する方法はマンションネットの開発したノウハウを活用した競争入札方式にあります。管理業務仕様をマンション住民の立場から見直して適正な仕様を確定した競争入札方式を活用して、無駄のない管理委託契約を締結することであります。 (4) 管理委託契約の業務は「事務管理業務費、管理員業務費、日常清掃、定期清掃、受水槽清掃」に止めて、他の業務は個別に直接契約を締結することが、経費節減の手法であります。 (5) また、建物定期報告・特殊建築物定期報告も適正な業務を履行する一級建築士と契約を締結すれば診断通りの価格にできます。 (6) 電気料の削減も蛍光管・球に全て器具を取り替えることと、点灯・消灯の的確な励行など管理員と業務の調整を行うことによって、診断の価格を実現できます。 (7) ロードヒーテング灯油代はマンションの管理にとって頭の痛い問題です。管理会社にお任せの状態で冬期間は終日稼働させている無駄な運転は直ちに止めることが必要です。理事会の姿勢と管理員の協力で必ず節減が達成されます。札幌市内のある５２戸の管理組合では第１期２４０万円の支出でしたが、理事会の運営を改めて、第２期は１２０万円で済ませ、経費の節減に貢献いたしました。 理事会が関心を持って取り組むこと もし、以上のような価格が実現できれば、その余剰金は当然修繕積立金会計に振り向けて、組合員の負担の軽減に繋がると確信するに至りました。この間、マンションネットの管理セミナーにも参加して、多くの管理組合が関心を持って、適正な管理委託契約を結ぶために努力している実態にも触れました。当管理組合の理事会も、これまで管理会社に全面的にお任せして参りましたが、組合の運営に関心を持って取り組み、組合員の皆さんの期待に応えるよう努力する所存です。 どのような方法が業務の質の向上と適正な価格を実現するのか 診断の結果は、業務の内容変更や理事会自らの努力も必要でありますが、管理委託経費で１２０万円、他の経費でも１００万円、計２２０万円程度の節減が可能であることが判明いたしました。 「競争入札方式とは」 管理委託業務の内容と契約書を管理組合が提示して関係業者に見積書の提示を求めるものです。 余剰金は修繕積立金に繰出 大規模修繕に備える 現在、当管理組合が組合員の皆さんから負担いただいている修繕積立金は月額１u当たり凡そ１００円です。その算式は、 年負担総額4,332,000円÷専有総面積3,612.92u÷12月＝99.92円 となります。 管理委託契約の見直しを進める 以上のような診断結果、理事会として第９期の管理委託契約は、これまでの管理会社と自動更新的な契約を根本から見直して、「北海道マンションネット」が勧めているマンション管理適正化法をより所にした適正な方法である「競争入札方式」を採用することにいたしました。
競争入札方式の結果 このような手順で管理委託契約を進めて参りましたが、１０社に見積書を依頼したところ８社から見積書の提出がありました。 （年額、税抜き）
臨時総会で議決 臨時総会の議事はスムーズに進められ、理事会の提案した管理委託契約の締結は満場一致で可決いたしました。その際の、私の挨拶と管理委託契約の提案理由です。 「理事長を勤めさせていただいております宮木です。本日の臨時総会出席ご苦労様です。私も管理組合の運営には、全くの素人でありどのように進めていくのか皆目検討もつきませんが、理事会の皆さんのご協力で、何とか進めております。さて、本日の総会のテーマである管理委託契約の締結は、昨年度の理事会からの引き継ぎ事項でありましたし、現在の管理会社から業務内容と価格の変更提案もあり理事会で検討してきたところです。現在の管理委託契約は今月限りであり、今後どの様にしていけばよいのか種々検討する中で、管理組合の運営支援を専門的に実施している「NPO法人北海道マンションネット」に支援を要請することを理事会で決定致しました。 その結果、本日皆さんに提案している管理委託締結の議案が出来たしだいです。本提案は支援をいただき、本日ご臨席お願いしたマンションネットの理事である菅名さんから理事会業務の補助として、説明をお願いすることにしておりますが、新しいマンション運営の方法ということであります。 管理委託契約締結の提案説明 (1) 管理委託契約は「マンション管理適正化法施行」より特定の管理会社と一回契約を締結すれば自動更新していく方法は改められ、毎年管理委託契約を締結することになりました。 (2) その管理委託契約先を決定するために、管理組合の共同の利益を最優先に考慮した「競争入札方式」を活用して、透明性、公正性、競争性が担保されるように致しました。 (3) 契約業者の決定は最低価格の(株)〇〇〇〇として、業務が確かに履行されるのかどうか、会社の社長と担当フロントを理事会にお呼びして、会社の姿勢、業務内容、など多岐に亘り質問して問題がないと判断しました。また、マンションネットからも情報を提供していただき、現在、管理されている管理組合の履行状態も伺ったところ適正に実行していることも確認できました。 (4) 管理委託契約（事務管理業務、管理員業務、日常清掃、定期清掃、受水槽清掃）以外のエレベーターの保守点検、消防設備の点検、建物定期点検、等の業務は関係業者に見積書を提出させて個別に管理組合と契約していく方法に変えることに致しました。このことによって、これまでとは価格の面で大きく経費の節減が可能になります。既に、エレベーターの点検では月額１３万円を１２万円に引き下げる事で、年間１２万円の節減になりました。更に、消防設備点検では、現在３０万円のところ、１０万円程度に、給水設備は管理員さんが行うので必要としないこと、機械警備も５万円程度引き下がること、などが説明されました。 その他に、電気の点灯消灯の適切な調整により年間で５０万円程度の引き下げ、ロードヒーティングの冬期間全面稼働を止めて降雪のない時期の運転止めなど環境にも配慮した運転に心がけ年間で４０万円程度の引き下げを目指すことも明らかにされました。このような経費の節減は理事会のなみなみならない努力と、管理会社や管理員さんの協力が欠かさないものであります。実際にあった事例として、５０戸のマンションの場合冬期間全面運転で２４０万円を負担してましたが、理事会が節減を決意して対処したところ、１２０万円の節減に成功した例が説明されました。 (5) 今後予定している大規模修繕工事を行うために区分所有者から毎月貴重な負担を頂いていますが、現在は１u当たり１００円の徴収ですが、国土交通省等が示している適正な修繕積立金と比較すれば、当マンションの場合、１u当たり１６３円程度になり、６３円の不足となります。しかし、マンションネットの診断どおり年間２２０万円程度経費の節減が達成され、その財源を修繕積立金に繰り出すことによって、当面は区分所有者からの負担の引き上げは回避できます。 管理委託見直し後の現状 平成１９年６月１日から、これまでの独立系最大手の管理会社から地元の管理会社に変更になり、理事会も一新され、新しい運営が始まりました。 １．毎月理事会を開催すること ２．理事会での決議事項などは組合員広報を通じて必ず報告すること ３．無駄な経費の垂れ流しは止めること ４．管理規約を改正すること 以上の課題を掲げて進めてきましたが、予定通り進んできております。 |
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