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新パートナーとの縁結びの経過と概要 〇〇〇〇〇〇〇〇管理組合 １ はじめに （駄文をしたためた経緯） 新年早々の1月4日、NPO法人北海道マンション管理問題支援ネット事務局(以下マンションネットという。）へ「マンションネット会員加入申込みの件」で訪問時に「管理会社変更の経緯とその結果について」の突然の原稿依頼を受けたのが本報告のきっかけであります。 一連の流れを分かり易くするために時系列的に表現することにし、はじめに当マンションの建物の概要について記します。 ２ パートナー（管理会社）変更への道のり ここで当管理組合の運営について一言述べておきます。 ２００４年１２月 この閉塞した状況を打開するためには自立した理事会運営が必要と思い理事長に立候補して現在４年目を迎えている。(立候補による役員選出も初めてのことでした） 理事長就任当たって (1)理事会は理事長が日程調整の上、役員全員の参加で開催したいと考えていること。 (2)理事会で協議した事項及びその内容は理事長が議事録を作成し速やかに全面開示(全戸配布）すること。 (3)理事会の終了時間を厳守すること。提案し各役員から了解を得た。 ２００５年３月 たまたま遭遇した4月からの修繕積立金の「ペイオフ対策」のため保管口座の新規開設と修繕積立資金の効率的な運用を図るため、各金融機関の金利状況の把握等を短期間で行い、新預け先を選定すべき課題があり、これら一連の作業の中で理事会役員との意見調整を集中的に実施したことにより課題に対する理事役員相互に共通の意識を深めることができたのがプラスに作用した大きな一因と考えている。 ２００６年１１月２６日 定期総会に向けての理事会で旧管理会社から何の前触れもなく突然に、委託業務内容に変更がないにも拘わらず委託契約料の増額要請(検討案として３案の提示があったがいずれも管理費の増額）がなされた。 ２００７年２月３日 理事会Aを開催し、旧管理会社から提案された内容の是非の検討作業を開始することにしたが、前述のとおり契約書の内容に関する知識も情報も乏しい中からのスタートとなった。 ２００７年２月８日 幸いにも近隣の管理組合から「マンション問題に関する勉強会」参加のお誘いがあり、小生は所用で出席不可であったが、問題を共有していたＭ副理事長が出席し、初めて「マンションネット」の存在を知ることができたのがラッキーであった。 副理事長（とは常にメールで情報の伝達や意見交換等を行っていた）からの勉強会の報告内容も具体的 (1)当マンション規模では管理員業務は土曜休日の平日の半日勤務が妥当。 (2)エレベーターのメンテナンス契約は管理組合の直接契約とすることで経費の削減が図れること等が的確に示されたと知らされ、大いに力づけられた。 又、「課題解決の支援先として相談をしてもよいと思う」旨のコメントが明示されていた。(この勉強会出席が大きな縁結びの出発ポイントだったと思っています） ２００７年３月４日 理事会Bにおいて「管理員業務時間について」アンケート調査の実施結果を集約するとともにマンションネットに対して、正式に「経営診断の実施」依頼を決議する。 ２００７年３月９日 下記のとおりマンションネットから「経営診断結果」が示される。 経常管理業務以外の ○エレベーター保守点検業務 ○消防設備点検業務 ○機械監視業務等は管理会社を仲介せずに管理組合が直接契約することで一層の経費削減の効果が発生する旨の報告がされる。 ２００７年３月１８日 理事会Cで管理組合委託積算額案を決議する。 ２００７年３月２０日 旧管理会社札幌支店長宛「経営診断結果」を基にした当管理組合としての委託可能額を提示し、同月２６日まで回答がない場合は契約更新はしない旨を通知する。 ２００７年４月３日 旧管理会社から管理組合提示額では受託困難との文書報告がなされる。 ２００７年４月１５日 理事会Dで旧管理会社との暫定委託契約は６月３０日で契約解消することを決議する。 ３ 新しいパートナー探し ２００７年４月２８日 マンションネットにおいて新管理会社選考の打合せを実施。 ２００７年５月１３日 理事会Eにおいて最終的に提出のあった３社の見積書の開札を実施し、最低額の提示があった「○○○○○株式会社」を新管理会社としたい旨を臨時総会に提案することを決議した。(８社中５社は辞退する旨の連絡があり、一度は競争原理が働くか不安になった） ２００７年６月３日 新管理会社決定のため初めての臨時総会を開催し、承認を得た新パートナーと新管理委託契約を７月１日から１１月３０日までの期限で締結。 ２００７年６月１４日 エレベーター保守契約について○○○○○サービスと管理組合と直接契約で締結する。 ２００７年６月１７日 理事会Fにおいて機械監視業務及び消防設備法定点検業務の見積合せを実施し、管理組合と新委託先との直接契約で締結する。 ２００７年７月１日から新管理会社による管理委託業務を開始。 管理員業務については平日のみ午前８時から１２時までの週２０時間としてこれまでの管理員を新管理会社においても継続雇用され今日に至っている。 ２００７年７月２２日 理事会G開催：特殊建築物定期検査、建築設備定期検査業務を一級建築士と直接契約。 ２００７年９月２３日 理事会H開催：新規事業計画の検討(建物診断の実施） ２００７年１１月３日 理事会I開催：定期総会へ向け提案議案の検討。 ２００７年１１月２４日 定期総会開催：管理会社の継続、新規事業計画ほかについて承認される。 以上、昨年１年間の新パートナーとの縁結び（管理会社変更）に関する事項を日記風に整理してみました。 ４ まとめ（学んだことなど） このたびの一連の作業を通して学んだことを思い出し列挙してまとめとしたい。 ◎管理会社との関係では ○管理会社は当然に適正な営利を追求すべき立場にあることを理解すること。 ○管理会社とは契約上の付き合いであり、実際は一線のフロント担当者が管理組合の意向を尊重した行動や適切なアドバイス等の対応をするための人間関係を育てることが必要と思う。 ◎管理組合役員との関係では ○一人で物事を進めるには必要以上の労力を要することから、役員全員の共通意識を高めること。 ○理事会等での検討時間を最大１時間３０分として延長はしないこと。 ○この一年間の理事会開催は１０回を数えたが、全員参加を基本にしたことから誰一人も欠席者が無くて理事会の運営及び課題解決に向けて共通の目的意識と責任感が醸成されたこと。 ○インターネットなどの情報源を活用して区分所有法、マンション管理に関する適正化法等の関係する法律知識の集積も必要だと思ったこと。 ◎入居者との関係では ○入居者の「共同の利益確保のため｣を念頭に情報の発信は積極的に行うこと。 ○今後、入居者にも理事会の運営について理解を深めてもらう必要性を感じている。 ○管理会社変更によるクレームが一切寄せられていないことが、このたびの結果を的確に表しているものと受け止めている。 ５ むすびに ２００７年は当管理組合にとって少し大げさに言うと「お家の一大事」に遭遇し過ぎ去った感がしてならない。これ程に時間の経過が早いと感じた一年は記憶にないが、しかし、充実した一年だったように思う。 |