管理委託契約の取り組みについて

〇〇〇〇〇〇〇〇管理組合
前理事長　　菅　原　義　昭

１．マンションの規模と役員体制

戸数　３３戸、　エレベーター２基、　ロードヒーティング敷設、
役員数　４名、　任期１年（１１月１日〜１０月３１日）

２．これまでの管理実態

○ 管理費会計と管理内容、長期修繕計画等の説明等が不十分であった。
○ 管理業務が管理員任せである。
○ 工事等の見積額が不明である。

３．マンション管理セミナーへの参加 ― 新聞情報

　（ＮＰＯ法人北海道マンションネットとの出会い）

○ マンション管理適正化法−国土交通省平成１３年１２月１９日施行
　　自分達の財産なのに、管理会社に任せっきりにしがちな住人の「無関心」にある

４．「マンション管理適正化法」等に基づく適正な方法である「競争入札方式」の取り組み

　マンションネットからの適切なアドバイス

５．総会に向けた理事会の取り組み（マンション管理セミナー受講から総会まで）

７月	２１日		マンション管理セミナー受講
	３０日		旧管理会社より契約に基づく管理委託契約更新の申込書提示
８月	５日		マンションネット事務局打ち合わせ
	７日		理事会 管理委託契約の更新不同意、競争入札方式による公正な契約、経営診断及び長期修繕計画案、等についてマンションネットの助言を受けて、全会一致で決議する
	９日		旧管理会社に管理委託契約について期限満了をもって契約は終了とする旨の文書提出（契約の更新申し入れに対する不同意の表明）
	１６日		経営診断のためにマンションネットに対して資料の提出
	２７日		マンションネットより経営診断（概要）報告書の提出
	２８日		理事会（第９期管理委託契約に関する契約書と業務仕様を確定）審議
	３０日		理事会で決議した管理委託契約に関する進め方を組合員に情報公開 組合員への通知−経営診断（概要）資料添付
９月	７日		各管理会社（７社）へ見積書の提出依頼の通知
	１３日		各管理会社より見積書が提出された
	１５日		理事会（見積書の開札）第９期の管理会社内定
	３０日		理事会（新旧管理会社、マンションネット、との今後の引き継ぎ等）
１０月	５日		理事会（総会の日時、議案を決定）
	２０日		総会開催

６．総会決議事項（抜粋）

○ 管理委託契約締結について
○ 長期修繕積立金の決定について
○ 予算案について（マンションネットへの団体加入）
○ マンション総合保険（５年間の積み立て保険）加入について
○ 灯油の共同購入への参加について
○ 管理員の任務について

７．総会での意見

今までの管理業務と今後の管理業務

資　料

組合員各位

第９期の管理委託契約の締結の進め方について

平成１９年８月３０日
〇〇〇〇〇〇〇〇〇管理組合理事会

はじめに

　平成１９年８月２８日開催の理事会で、第８期の管理委託契約の締結について審議いたしました。その結果、これまでの管理会社と「業務の内容や価格を現行のまま据え置いて」引き続き同じ契約を締結することが「組合員の共同の利益に適う」ことにはならないという結論に達しました。

　現在の契約は、平成１９年１０月３１日を持って契約終了となることから組合員の皆さんが納得できる管理委託契約を締結するために様々な情報を集めて検討して参りました。
　その中で、現在、札幌市内を中心に、マンション管理組合の支援活動を行っているＮＰＯ法人北海道マンションネットに、現在の契約価格等について診断していただきましたところ、次のような事実が判明いたしました。北海道マンションネットの診断価格は、過去１６０棟程度実施しており、その診断は実勢価格を表しており、多くの管理組合から貴重な情報として尊重されております。
　診断の結果は次をご覧頂ければ明らかなように、年間管理委託料だけで１３９万円が節減になります。従って、組合員の利益を実現するために競争入札方式を活用した管理委託契約選考を進めることに致します。

診断のコメント

(1)　管理委託経費についてのみ一覧に表しました。他の業務についても現行より引き上げる要因はありません。

(2)　管理委託経費で年額1,397,000円程度の節減が可能になります。

(3)　冒頭にもありますように、本価格を実現する方法はマンションネットの開発したノウハウを活用した競争入札方式にあります。管理業務仕様をマンション住民の立場から見直して適正な仕様を確定した競争入札方式を活用して、無駄のない管理委託契約を締結することであります。

(4)　今後の管理委託契約の業務は「事務管理業務費、管理員業務費、日常清掃、定期清掃、」に止めて、他の業務は個別に業者と直接契約を締結することが、経費節減の手法であります。

(5)　また、建物定期報告・特殊建築物定期報告も適正な業務を履行する一級建築士と契約を締結すれば診断通りの価格にできます。

(6)　診断には記載してありませんが、電気料の削減も蛍光管・球に全て器具を取り替えることと、点灯・消灯の的確な励行など管理員と業務の調整を行うことによって、年間200,000円程度の節減が可能です。是非、挑戦してください。

(7)　ロードヒーティング灯油代はマンションの管理にとって頭の痛い問題です。管理会社にお任せの状態で冬期間は終日稼働させている無駄な運転は直ちに止めることが必要です。理事会の姿勢と管理員の協力で必ず節減が達成されます。当該管理組合の場合は、5,000�g程度の節減ができ、金額にして350,000円程度の削減は可能です。
　札幌市内のある５２戸の管理組合では第１期２４０万円の支出でしたが、理事会の運営を改めて、第２期は１２０万円で済みました。節減のノウハウは当マンションネットのホームページで公開しており、是非活用されることを期待しております。

　以上のとおり、マンションネットのノウハウを活用すれば、業務の質の低下を招かず経費の節減が実現することとなり、現契約している管理会社の引き上げ提案は、正に不当なものと断言できます。
　理事会のみなさんの英断（組合員の共同の利益に適う選択）を心から期待いたします。

修繕積立金会計の概要診断

　周知のように、マンション管理組合の設立目的は「当該マンションの建物・設備等を維持し長期に保全すること」にあります。そのために、公益法人に準ずるという性格規定がなされ、管理規約でその目的達成のための財源的確保が確立しているところです。

関係機関が示した必要な修繕積立金
　本報告は昨年「マンション管理標準指針で発表されている」数字が根拠であり、面積の大小や設備の過大・過小などマンションにより相違がありますが、１戸当たり３０年間で５００万円〜６００万円が必要であるという、指標です。
　勿論、大規模のマンションはそのスケールメリットが生かされ修繕費用は低く抑えられ、小規模のマンションは示されている価格を超えることも予想されるところです。

検証の結果は（立体駐車場の経費は含まれていない）
　そこで、示されている必要価格が適正であるのかどうかを、当マンションネットのメンバーである一級建築士が「数量調書」に基づき検証したところ、次のような事実が判明しました。

６７戸のマンションの場合は４９３万円
数量調書にる予測費用330,450,000円÷総専有面積5,859.12�u÷30年÷12月＝157円

５７戸のマンションの場合は５２０万円
数量調書にる予測費用296,590,000円÷総専有面積5,443.48�u÷30年÷12月＝151円

４４戸のマンションの場合は５４４万円
数量調書にる予測費用239,200,000円÷総専有面積4,108.90�u÷30年÷12月＝162円

　以上のように、数量調書による計算の結果、関係機関が示している１戸当たりの30年間の大規模修繕必要金額は検証されました。よって、当該管理組合も本数値を採用した資金計画の策定が概ね妥当であると思料いたします。

余剰金は修繕積立金に繰出　大規模修繕に備える
　現在、当管理組合の皆さんが負担している修繕積立金は月額１�u当たり凡そ、45円です。その算式は、年負担総額1,684,920円÷専有総面積3,121�u÷12月＝45円 となります。
　しかし、この積立金では３０年間で行う全ての改修工事に対応できる修繕積立金ではありません。国土交通省が示したマンション管理標準指針では、30戸程度の場合は、１戸当たり600万円が必要になります。
　その場合の算式は　33戸×6,000,000円÷専有総面積3,121�u÷30年÷12月＝176円 となります。
　従って、１�u当たり凡そ、131円の不足です。
　組合員と理事会の努力で、診断通りの経費の節減が年間194万円実現できれば、どの様になるのでしょうか。算定してみました。　年間節減額1,940,000円÷専有総面積3,121�u÷12月＝52円 となり、修繕積立金不足分は79円となり、組合員の負担が軽減されます。

理事会が関心を持って取り組むこと
　もし、以上のような価格が実現できれば、その余剰金は当然修繕積立金会計に振り向けて、組合員の負担の軽減に繋がります。理事会が管理組合の運営に関心を持って取り組み、組合員の皆さんの期待に応えるような努力が求められていると思います。

どのような方法が業務の質の向上と適正な価格を実現するのか
　診断の結果は、業務の内容を変えないことや理事会自らの努力も必要でありますが、管理委託経費で139万円程度、他の経費でも55万程度、計194万円程度の節減が可能であることが判明いたしました。

「競争入札方式とは」
　管理委託業務の内容と契約書を管理組合が提示して関係業者に見積書の提示を求めるものです。
　官庁など巷間囁かれている談合を排除するため、見積書は理事会の開封まで一切誰も閲覧出来ないようなノウハウなど厳重なルールを作って行います。従って、競争入札制度の透明性、公平性、競争性を確実に担保することになります。

マンション管理適正化法の指摘
　平成１３年から施行されているマンション管理適正化法は、これまでのような「管理会社に全てお願い」方式の管理から脱却して、「自分の財産は自分で守る」という原則を守って理事会運営を行うことが要求されております。また、理事会運営のための「マンション管理標準指針」も、理事会一同身につけて、組合員の利益をどの様にすれば確保できるのかを、第一にした姿勢を貫くことでしょう。

次期管理委託契約締結の進め方は
　以上のとおり、「マンション管理適正化法」及び「マンション管理標準指針」が示す適正な方向で次期の管理委託契約を締結するために、つぎのような手順で作業を進めております。
　これらの進め方は、理事会単独では進めることは至難の業であり、ＮＰＯ法人北海道マンションネットのノウハウを活用するために、担当理事に支援していただき実行しております。

(1)　９／　７　契約書及び業務仕様書の確定

(2)　９／１４　管理委託契約に係わる見積書の提出依頼（１０社）

(3)　９／２０　見積書の提出期限

(4)　９／２２　理事会（見積書の開封）

資　料

第４号議案　第９期の管理委託契約の締結について

当管理組合の管理委託契約はつぎのとおり締結したく提案します

１．　契約する会社名　　　　　(株)　〇〇〇〇

住　 所　　　　　札幌市〇〇区〇〇〇〇〇〇〇〇
代表者　　　　　代表取締役　〇〇〇〇
登録年月日　　平成１９年〇月〇〇日（更新）
登録番号　　　　（２）〇〇〇〇〇〇〇

２．　契約する業務の仕様と契約書（別紙資料を参照）

３．　契約金額（消費税抜き）

事務管理業務費 月額 19,800円 年額 237,600円 管理員業務費 月額 106,400円 年額 1,276,800円 日常清掃費 管理員が兼ねて行う 定期清掃費 年額 147,000円 建物・設備管理費 管理員が兼ねて行う 管理報酬 月額 19,800円 年額 237,600円 計 年額 1,899,000円

４．　契約期間　平成１９年１１月１日〜平成２０年１０月３１日まで

提案理由の説明

１．管理委託契約の締結について

　マンション管理適正化法施行以来、国土交通省はマンション管理組合への支援策として、様々な法令の整備や「標準管理規約の改正」また「標準管理委託契約書の改正」或いは「マンション標準管理指針の制定」更に「改修によるマンションの再生手法に関するマニュアル」の提示され、管理組合の運営に新たな展望を開いたところです。
　その具体的現れとして、標準管理委託契約書には、

(1)自動更新条項の廃止が盛り込まれ同条件で更新するにしても年度毎に契約することになりました。そのために、管理組合としては、毎年管理委託契約の締結を総会決議することになりました。

(2)また、消費者保護の観点から任意解除権（契約当事者の一方が契約期間内でも意思表示する事で契約が解除できる）を付与した条項も盛り込まれ、管理組合の当事者能力を適切に行使すれば、従来の管理委託契約より優れた内容になっています。

　また、当マンションの経年劣化と共に、建物・設備の保全にも従来に増した取り組みが必要であること、そのために、無駄な財政運営を排除しできるだけ一般会計から余剰金を生み出し修繕費を確保しなければならないことも認識するに至りました。

　以上のようなマンションを取り巻く情勢の変化の中で当管理組合の管理委託契約をめぐって、区分所有者の共同の利益を確保するために、どのような方法が最善なのか理事会で議論を重ねて参りました。
　これまで長年に亘って同一会社と契約（自動更新付与の契約）を締結して参りましたが、マンション管理適正化指針にあるように「時代に相応しい新しい契約の方法を採用」することにいたしました。
　それは、透明性、公正性、競争性を確保した「競争入札方式」によることを理事会で決議いたしました。本方式を採用するに当たって、管理委託業務の仕様を確定したものと、国土交通省が示した標準管理委託契約書を基に作成した契約書を各業者に示したところです。（別紙参照）

　来年度の管理委託契約の選定に当たっては、国土交通省に登録済の７業者に対して、見積書の提出依頼を行ったところ、７社から見積書の提出がありました。

　見積書提出の結果は次の通りです。（年額）

	事務管理業務費	管理員業務費	定期清掃費	管理報酬費	合　　計
Ａ　(株)	198,000	1,308,000	200,000	198,000	1,904,000
(株)　Ｂ	237,600	1,276,800	147,000	237,600	1,899,000
Ｃ　(株)	396,000	1,365,984	180,000	277,200	2,219,184
Ｄ　(株)	277,200	1,380,000	200,000	316,800	2,174,000
Ｅ　(株)	712,800	1,320,000	127,600	60,000	2,220,400
Ｆ　(株)	316,800	1,392,000	120,000	316,800	2,145,600
(株)　Ｇ	237,600	1,297,600	169,200	237,600	1,942,000
ﾏﾝｼｮﾝﾈｯﾄ診断	237,600	1,260,800	160,000	237,600	1,896,000

　以上の結果から、契約を締結する業者は最低価格の(株)Ｂといたしました。因みに、第８期の平成１９年１０月３１日まで契約している現管理会社の契約額と比較したところ、同じ４業務費で年額284,400円の節減になりました。

２．管理委託契約以外の契約について

　また、４業務費以外の設備点検などの業務は、各業者と直接契約して経費の軽減に努める所存であります。現在、仕様を確定して関係業者から見積書を徴収しているところであります。
　消防設備点検（354,000）ポンプ点検（60,000）ボイラー点検（120,000）エレベーターの保守点検（936,000）植栽（180,000）機械警備（300,000）現在契約額は1,950,000円であり、競争入札方式を活用することや、管理員業務と兼ねて行うことで、今後の契約額は凡そ850,000円となります。
　本業種に係わる年間の節減額は1,100,000円となり、管理委託契約から生ずる節減額と合わせると、年間1,384,000円程度の削減が見込まれます。

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