対等な管理委託契約を締結する技は

契約内容は管理組合が策定

　これまで、「契約書と業務仕様（標準管理委託契約書の付属文書別表１〜４表）は管理会社がつくるもの、管理組合は署名押印するもの」という関係を断ち切ることが極めて重要です。
　契約書等は管理組合が作るのです。「自分たちのマンションの管理は自分たち理事会が一番よく知っていなければ策定できません」従って、無関心では勢い、管理会社に全て任せて不平等な関係が知らず知らずのうちに形成され、「自分たちのマンションは自分たちで守れない」管理組合になってしまうのです。
　まず、管理委託契約書は当該管理組合の理事会が責任を持ってつくること。勿論、無駄なお金などかける業務仕様は当然排除しなければなりませんし、当然組合員の意見も求めるべきでしょう。
　理事会が作成した契約書を示して、管理会社と交渉することがやるべき事の第一です。

委託契約の項目は絞る

　管理委託契約の業務はできるだけ絞ることをおすすめしたい。例えば、「事務管理業務、管理員業務、日常清掃業務、定期清掃等」位に絞り込み、エレベーターの保守点検等の各種メンテナンス業務は、全て関係業者と直接契約をする事が肝要です。直接契約することで、本業務を履行する業者も管理会社のピンハネ行為からの脱却と、管理組合も経費の節減に直結するからです。

「競争入札方式」の活用

　「競争入札方式」は「透明性・公正性・競争性」を担保して適正な、当事者間の平等な契約関係を作り出しています。この頃では、参加している業者にも信頼性が持たれて、「安心して参加できる」と言われています。
　よく世間では、「出来レース」という言葉があるように、見積書の提出を各業者に依頼するが、既に契約業者は決まっていて、形式的に行うものを、このように呼称しています。
　当入札方式は、参加している業者名は一切参加業者に知られないようにし、見積書は当該管理組合の理事会までは一切開封しない厳格性を保持しています。

指示を的確にする

　参加を要請する業者には「本見積書の提出について的確な指示」を出すことが必要です。業務仕様とは別に、例えば「参加のための心得というべきもの」を示すことが必要です。
　見積書の書式の規定、契約の時期、総会での契約締結の決議の時期、契約年月日、見積書の提出月日、重要事項の説明の時期、見積書の提出先、見積書の問い合わせ先、見積書に記載すべき業務の種類、当該マンションの概要、見積書の作成上の注意事項、見積書の書式を規定する、等と、参加業者に不信感を持たせないように配意する事です。
　また、仕様には出納業務に係わって、「組合員別月別一覧表、収入調書、未収に結う調書、等」と関係書面を明記することです。

管理員と清掃員の賃金の確定

　当マンションネットの競争入札方式の神髄は管理員等の働く方の賃金保証を、管理組合側から規定することにあります。以前から、私たちは、「管理委託契約の最重要な項目は管理員業務と規定」しているように、そこに勤務する管理員さんの仕事の有り様で管理委託契約の質が計られます。
　従って、管理員さんが責任を持って、マンション住民のために働くためには最低の労働条件が保持されなければならないでしょう。
　契約内容の特約で、管理員賃金は（フルタイムの場合）月額最低150,000円以上と規定しています。もし、この規定を履行しなければ、当該契約を解除すると当初から通告してあり、大変重要な観点であります。勿論、最低は１５万円ですから、これ以上支払うことの制限はありません。

管理費等の滞納者に対する督促

　滞納金の督促業務は標準管理委託契約書より厳格に、「毎月、管理組合の組合員の管理費等の滞納状況を管理組合に報告する」「管理組合の組合員が管理費等を滞納したときは、電話若しくは自宅訪問又は督促状の方法により、その支払の督促を行う。この間の督促業務の内容は毎月文書により管理組合に報告し、承認を受けること」「その方法により督促しても管理組合の組合員がなお、滞納管理費等を支払わないときは、管理組合と協議し、法的対応等を行う。その際の諸費用については管理組合が負担する」となっており、管理会社は最後まで本業務に当たることにしてます。

契約後の点検

　当事者の合意する契約が締結された後、当事者の管理会社が契約通り適正に業務を履行しているかどうか心配な管理組合には、その要請に応じて、当マンションネットが事後点検を行うことにしております。これまでも、その要請に応えて「月例収支報告の点検」「理事会の補助業務」などや、管理員業務への情報提供があります。

最近の「競争入札方式」の結果から、適正価格を推定する

管理委託契約の中核をなす事務管理業務費と管理報酬

定期清掃費は　　　　　　m2当たり

受水槽の清掃　　　　　ﾄﾝ　当たり

エレベーターの保守・点検
　　　　　　　　　　　　　　　　フルメンテナンス　月額
　　　　　　　　　　　　　　　　ＰＯＧ　　　　　　　　月額

節減対策で見逃している事項
　　　　　　　　　　　　　　　　共用部分の電気料金

　　　　　　　　　　　　　　　　駐車場のロードヒーテング灯油代

　　　　　　　　　　　　　　　　除雪経費