|
〇〇〇〇〇理事会運営要領 １．趣旨 理事会の役割は、管理組合を代表して、マンションの建物やその敷地などの共有財産を維持保全し、快適な生活環境をつくりあげていくことにあるが、当マンションにおいては、理事会を構成する役員は輪番制による１年任期であるため、広範・多岐にわたる諸問題の実体を把握し難い状況にある。 また、日常の管理については、管理会社が役員に代わって管理組合の業務を補充・代行しているが、その関係はあくまでビジネスであり、その業務が確実に履行されているか、契約金額に見合うサービスが提供されているかについて、随時確認していかなければならない。 この運営要領は、前述の問題点を解決するため、業務を明確化し、具体的な運営方法を定めることで、理事会（管理組合）が円滑且つ健全に運営されることを目的として作成する。 ２．役員（役職） 役員は、低階層からの輪番制により選出し、任期はそれぞれ１年とし、各役職は役員の互選で決定する。毎年総会１月程度前に、該当者に対して受諾可否に関する文書を配付する。 役員には区分所有者だけでなく、配偶者、成人した子供等当マンションに居住する親族であれば就任することができる（規約第３８条第１項）ため、多忙、時間が不規則、単身赴任等の役員拒否理由は、原則受け付けない。
３．役員の役割 各役員の主な業務は下記のとおりとするが、適宜、役員間で協力しながら運営していく。 （１）理事長 １名 ○ 組合を代表し、組合業務を統轄する他、規約、使用細則又は総会若しくは理事会の決議により、理事長の職務として定められた業務を遂行する。 ○ 区分所有法に定める管理者となる。 ○ 通常総会において、組合員に対し、前会計年度における管理組合の業務の執行に関する報告をする。 ○ 総会の議長を務める。 ○ 総会の議事録を作成する。 ○ 理事会の議長を務める。 ○ 理事会を招集する。 ○ 会計帳簿、什器備品台帳、入居者名簿及びその他の帳票類を作成して保管する。 ○ 管理組合ポスト（投書）を管理する。 ○ 理事長印の保管及び捺印。 ○ 管理事務所の鍵の保管。 ○ 集会室の維持管理、及び使用申請・許可に関する業務を行う。 （２）副理事長 １名 ○ 理事長を補佐し、理事長が不在若しくは事故があるときは、その職務を代理し、理事長が欠けたときは、その職務を行う。 ○ 理事長より委任された業務を行う。 ○ 官公庁、町内会との渉外業務を行う（町内会の役員会に出席）。 ○ 広報及び連絡業務を行う（理事会の活動、検討状況等を居住者にお知らせ）。 ○ 掲示板の管理に関する業務を行う。 ○ 駐輪場の維持管理及び登録に関する業務を行う。 （３）会計担当理事 １名 ○ 管理費等の収納、保管、運用、支出等の会計業務を行う。 ○ 管理収支予算案を作成する（管理会社より資料を提出させて、作成する）。 ○ 管理収支決算案を作成する（管理会社より決算素案を提出させて、確認する）。 ○ 理事長より委任された業務を行う。 ○ 各種業務を発注する際、複数の業者と見積もり交渉の中心となる。 ○ 駐車場の維持管理、不正駐車に対する対応、及び駐車場使用契約書の管理に関する業務を行う。 ○ エレベータ､給水､排水､浄化槽等の維持管理に関する点検等の報告の確認業務を行う。 （４）防火管理理事 １名 ○ 消防法所定の防火管理者となる。 ○ 理事長より委任された業務を行う。 ○ 消防訓練の実施に関する業務を行う。 ○ 消防・防災設備等の維持管理に関する報告の確認業務を行う。 ○ 防犯に関する業務を行う（防犯カメラ仕様書の保管）。 ○ 入居者名簿を管理する。 （５）業務理事 １名 ○ 理事長より委任された業務を行う。 ○ 共用部分等に係る設備の維持管理に関する業務を行う。 ○ 風紀、秩序及び安全の維持に関する業務を行う。 ○ 組合運営に必要な情報の収集及び調査を行う。 ○ 長期修繕計画に関する業務を行う。 ○ 専有部分の改修工事に関する業務を行う。 （６）監事 １人 ○ 管理組合の業務の執行及び財産の状況を監査し、その結果を総会に報告する。 ○ 管理組合の業務の執行及び財産の状況について不正があると認めるときは、臨時総会を招集する ○ 理事会に出席して意見を述べる。 監事は理事会の業務が、法令、規約及び細則等に照らして適切に行われているか、また、多くの居住者の意向に則して運営されているのか監視し、誤りがあれば軌道修正を促す。 ４．理事会の開催 〇理事長は、理事会を毎月招集する（定例理事会）。 〇特別委員会（マンションライフ向上委員会）にも案内する。 〇理事会構成員及び監事は出席するものとし、都合により欠席する場合は、可能な限り同居親族等を代理として出席させる。 〇必要に応じて、管理会社担当者、特別委員会の委員、居住者及び関係業者を出席させる。 ★定例理事会（毎月中旬） 〇会計処理要領に基づき、管理会社から提出された各種帳票の確認を行う。 〇管理費等の未納者に対する対応を協議する。 〇各種点検簿を確認する。 〇各理事より活動報告を行う。 〇駐輪場、駐車場の使用状況の確認を行う。 〇各種届け出の確認を行う。 〇管理に関する問題解決のため、居住者の意向を調査する場合は、担当役員を選任し、アンケート等を実施する。> 〇管理会社、管理員が契約に基づいて業務を確実に履行しているか確認する。 〇管理日誌を確認する。 〇管理費の無駄な支出がないか検討する。 〇経費の推移を確認し、共用部分の電気料、灯油代（ロードヒーティングの運転方法）の節約について検討する。 〇設備等に不具合がないか確認する。 〇居住者から意見が寄せられたときは、その対応を検討する。 〇組合運営の問題点を洗い出し、解決に向け対応を協議する。 〇規約・細則等の改正について検討する。 〇その他管理組合運営に関して検討を行う ★臨時理事会（随時） 必要に応じて、上記内容について開催する。 ５．主な予定 防火管理者研修 毎年１２月（毎月実施されているので、早い時期に受講する） 町内会役員会 毎年１月中旬 町内会総会 毎年２月初旬 会計監査 毎年１０月初旬 避難訓練 毎年１０月最終日曜日 通常総会 毎年１０月最終日曜日 定例理事会 毎月中旬（管理会社の会計報告が出来次第） ６．任期満了後の活動 今後実施していかなければならない、長期修繕計画の見直し及び大規模修繕に係る検討は、複数年及ぶことが予想されるため、理事会の一貫した継続的な運営が極めて重要となる。 任期を満了した役員は、原則、マンションライフ向上委員会へ移行するなど、後任の理事会を出来得る限りサポートするものとする。 |
||||||||||||||||||||||||||||