○○○○○○○管理組合運営要綱
【○○○○年○○月から施行】
はじめに
区分建物所有法（マンション法）はマンションの共有部分の管理運営についての法的根拠を示しており、この法律を熟知して組合運営を実施することは当然であります。また建設省がマンション管理会社等の業界に示している省令・通達等も承知し運営に当たる必要があります。
しかし、以上の一般法理だけでは運営に支障がありますので本○○○○○○○管理組合の実態に照らして、会計業務・専有部分の物資斡旋・財産の管理・損害保険の加入方法・建物管理・修繕費積立の方法等について、第３期理事会で協議して要綱をつくりました。 この要綱の制定は前期までの「管理会社お任せ」で発生した会計業務の不明朗及び不正経理等を防止することや、理事会が管理業務をスムースに実行するための資料に供すること、合わせて理事会が自らをコントロールし当事者能力の向上に資するものであります。
会計業務のシステム
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①
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管理会社は組合員に毎月（２０日前後に）請求書を発行し、共益費としての管理費、修繕積立金、排水パイプ清掃料、また水道料、駐車場使用料、清水器カートリッジ代金、緊急通報監視料等が指定された日時に各組合員・入居者の銀行口座から引き落とされ、一括管理組合の一般会計口座に収納される。 期日に間に合わないものはその後それぞれの名前で振り込まれる。 |
②
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一般会計口座に収納された金額をそれぞれの性格に基づき ・水道料金特別会計 と ・修繕積立金会計 に区分し振り分ける。 |
③
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これらの収入の一連の行為は「収入確認書」に記載し理事長、副理事長、会計担当理事の決裁とチェツクを受ける。 |
④
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収入（入金）確認書 次の通り収入（入金）を確認いたしました。 平成 年 月 日 収入金額
決裁欄
収入の内容・明細（書ききれない場合別紙を裏面に添付） ─────────────────────────────────── ─────────────────────────────────── ─────────────────────────────────── |
●一括口座に入金されるものは毎月期日指定での組合員からの銀行から一本になって入って来るため、その明細が必要になります。また、雑収入の電話使用料、資源回収代金等があります。
●分割される２口座についても毎月それぞれ入金があるので本確認書が必要です。
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①
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・まず実行しなければならない支出作業は一括口座（一般会計）に入金になった金額を２分割口座にそれぞれ振り替える事務です。（この事務は管理会社の担当社が実施します） ・３分割口座はそれぞれ目的別支出の性格を有しているので、目的に沿って支出し、目的以外の支出はできません。 ☆ 口座１は一般会計で２、３以外の経費の支出とします ☆ 口座２は組合員、及び入居者の毎月の水道料金専用口座とします ☆ 口座３は定期預金口座で毎月の修繕積立金会計専用口座とします |
②
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・各個別の支出に際しては必ず「支出決定書」を起こし、理事会三役の決裁とチェツクの後、管理会社担当者に理事長職印を押印した銀行の払戻し請求書を引き渡します。（これらの実務は三役の責任で行います） ・毎月の定例支出は次の通りです。 ：電気料 ：エレベーターメンテナンス料 ：機械警備料 ：管理委託費 ：電話料 ：組合運営費 ：銀行手数料 ：水道料（２ケ月毎に払う。年６回） ・随時の支出は次のとおりです。 ：水道清掃検査費用 ：建物検査報告費用 ：消防施設点検費用 ：自動扉保守点検料 ：灯油代（１２月から４月まで） ：除雪経費 ：ボイラー保守料 ：備品費 ：修繕費 等 |
③
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支出決定書 本書のとおり支出を決定いたしました。 平成 年 月 日 支出金額
決裁欄
支出の内容・明細（請求書・領収書は本欄に添付出来ない場合裏面に） ─────────────────────────────────── ─────────────────────────────────── ─────────────────────────────────── |
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・定期預金証書（北海道銀行積立 ９４２万円）と保険積立金（東京海上火災１，０００万円）は三役の内協議して保管者を決めて保有する。 ・口座１、口座２、口座３、は毎月の収入と支払いがあるので管理会社に保管させる。月に一度定期監査の際提出してもらう。 ・理事長印は理事長が保管する。 ・チェツク体制を完全なものにするために理事長印と証書は同一人が保有してはならない。 |
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・管理会社は契約に基づき当月分の決算について翌月の１０日まで試算表、月別決算書等の経理関係書類を提出してくるので、理事会で供覧に付すこと。 ・また当該書類に基づき監事による定期監査を実施する。 |
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・管理会社からは債権・債務の発生主義に基づく複式簿記により作成されているが、複雑で理解しがたいとの指摘があり第３期決算書から単式に読み替えして組合員に提示している。 ・管理会社では全ての会計資料が整っているので会計担当理事が作成する。 |
理事会の運営について
・理事会は規約に基づく法律行為である。従って構成員全員には予め文書で通知し過半数の出席が無い場合は成立しない。
・組合員から提案のある事項の検討、マンション内の環境整備の検討、建物管理全般の提案について理事会で協議し決定する。
・総会の決議事項について具体化し取り進める。
・そのために月に一度都合の良い日を決めて理事会を開くものとする。
・理事会に提案する事項について三役は協議して提出する。
・理事会の議案は開催日の３日前に理事に配付すること。理事会の議事録は開催後３日まで各理事に配付しなければならない。
・理事会の決定事項など組合員及び入居者には必要な情報を公開しなければならない。
・理事会の担当分担は次の通りとします。
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分担・委員会 |
業務内容 |
担当理事 |
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建物修繕担当 |
長期修繕計画に基づく修繕について、常に目配せし問題点があれば理事会に報告しその対策を提案する |
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施設管理担当 |
当マンション全般に関する施設管理維持等について点検し理事会に報告する。例えば定期清掃の確認、エレベーターメンテナンスの確認、水道清掃、消防施設点検業務、等 |
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ペット飼育 管理委員会 |
ペット飼育管理全てについての事項。特に悪臭等の問題点に対して機微に対応すること。また飼育者への指導など |
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北側道路担当 |
北側道路の公有化実現に関する事項。総会決議に基づく市への寄付委譲の法的事務処理行為。関係する地権者との折衝。 |
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理事会議案・議事録の及び理事会通信の担当 |
理事会議案、議事録の作成、理事会通信の作成。 |
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各種の契約担当 |
管理業務全般の契約締結に関する業務。 ・管理委託 ・機械警備 ・消防施設点検 ・建物施設検査点検 ・水道清掃検査 ・自動ドア保守 ・エレベーター保守点検 ・ボイラー保守 |
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折衝担当 |
市、区役所等の所管庁との折衝、委託管理会社及び各種契約会社との折衝。 |
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会計担当 |
会計担当理事が行う業務。定例の支出負担行為を含めた全ての収入、支出の実務。予算決算書の作成。 |
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分担・委員会 |
業 務 内 容 |
担当理事 |
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専有部分に関 する福利担当 |
専有部分に関する事項。 ・清水器カートリッジ購入の募集等 ・緊急通信システム監視料の徴収事務 ・町内会会費徴収事務 等 |
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組合員（入居者）に関する業務
・清水器のカートリッジの募集について
毎年７月中に希望者の募集を行い業者に発注し８月の１０日頃まで納入させている。
代金は申込みの個数などて変動があるが、１９９９年は２６戸が申込み卸値の１１，０００円で購入した。
・通報監視料（緊急通報システムの利用料）の集金と支払いについて
偶数月の１０日まで○○警備㈱から集金依頼書を徴して、毎月の銀行口座引き落としシステムに対応させる。現在２１戸が利用している。利用料金は月額３７５円で隔月集金のため７５０円になる。
○○警備との交渉で利用料金は当分の間据え置きすることで合意している。
・町内会会費の集金について
１戸月額１００円で年額１，２００円を一度に集金している。新しい入居者についてはその都度支払って貰えるが確認して行うこと。
１９９９年は７月２９日に請求書がよこされ、支払い確認を全員に実施した後銀行口座引き落としシステムで徴収した。（４７戸が同意された）
・排水パイプの清掃負担金の徴収について
第○期総会（２０００年７月１日開催）での議決により２０００年８月分から毎月２００円区分所有者から徴収することになった。従ってこれも銀行口座引き落としシステムで処理することになった。
建物管理上のルール
・エントランスの通行は建物の構造上床材の御影石に亀裂等を発生させない、及び景観を保ため、及び幼児等の保護が目的で禁止した。また、駐車・自転車の留め置きも同様に禁止した・来客の自転車は所有者の自転車置場に置くこととした。
・メーターボックスは専有箇所ではないが使用していた経過があり、機器の異常発生の防止及びパイプ等の腐敗防止の観点から禁止にした。管理人が毎月の水道検針のさい確認をし、もし使用者がいればその都度禁止を要請している。
・共同スペースに個人の所有物が時々散見されるが、注意しないで放置しておくと拡大される恐れがある。管理上大変見苦しいので通信で喚起を促した。
・駐車場の使用の方法は次による。
① １戸１スペースは来客用専用とする。
② 使用権は１戸１スペースとするが、もし空きがでた場合公募して抽選で決める。
③ 縦列は基本的に１戸で２スペースを使用してもらう。
④ 来客用の使用方法は事前に管理人に申請し許可した後使用するものとする。
但し、２日間を限度とする。延長を希望してもし誰も希望者が無い場合は改めて申請許可を受ける。
ペット飼育管理委員会の設置
本委員会は第４期定期総会に於いて「ペット管理規則」が議決されたことによって設置されたもので、他の居住者とのトラブルに対してその問題を解決する責任を負わせられた。
委員会の構成は飼育者の互選により委員長、副委員長、委員を選出し随時会議を開きその任務を全うするものとする。
住民懇談会の開催
区分所有者及び入居者は共同住宅の生活共有者として常日頃コミュニケーションをとり、共有部分の管理運営がスムースに執行されるために懇談会等を開催するものとする。その形式、内容は理事会に於いて住民の意向を踏まえて決定するものとする。
財政運営の基本
共有部分の管理運営は「建物区分所有法（マンション法）」に基づき当該管理組合法人や権利能力なき社団と言われている管理組合はこの法律によって行われなければならない。
しかし、前期までは所謂「管理会社に全てお任せ」でその結果財政運営での不法・不正が行われ組合に多大な損害を与えた。また関係する契約書も存在しなかったり、当然理事会が承知していなければならない業務についても報告を怠っていたり等当事者を無視していた。
これらの苦い教訓から第３期理事会は当事者能力の回復に向けて「履行補助者の管理委託業務、契約不履行問題経過の概要」を作成し組合員に示してきた。
その中で財政運営については「会計処理の明確化と経費の無駄のない効率的な運営に当たること」を組合運営の重要な柱の一つにして執行してきた。明瞭会計を担保するために「会計業務システム」をつくり、収入・支出の事務を確率したところである。
また、効率的な財政運営のために情報の収集に務め各種の契約に当たってはできるだけ安く契約し、余剰金を作りだしてきた。
従って、一般会計では出来るだけ余剰金を生み将来予想される大規模修繕のために「修繕積立金会計」に繰り出しすることを決定したところである。
長期修繕計画と資金計画
第○期定期総会に於いて議案として提案し、組合員の審査期間を充分とり９月の臨時総会で満場一致で決定した修繕計画と資金計画は現在まで滞りなく達成されてきた。
この計画の骨格は次の内容になっている。
① 長期修繕計画は３０年に渡って建物各部位の年次毎の修繕を盛り込み、総必要経費は２億１千万円となっている。従って今後各期毎の修繕積立金は７００万円が必要になる。
② その積立金を担保する組合員が負担する修繕費は１㎡あたり３６円で月額１５万円、年額にして約１８０万円であった。つまり必要資金の１／４でありこのままの状態では大規模修繕時に各組合員から別途大量の負担を負わせることになる。
③ 従って、そのような負担を避けるために第３期理事会は「一般会計は無駄のない効率的な財政運営を実行して、必要資金の１／２（３６０万円）以上は修繕費に繰り出すことを決め」臨時総会で議決されたところである。毎期の理事会はこの資金確保に重大な責任を持つことになった。
④ この結果、組合員の修繕費積立金負担は現行の３６円から２倍の７２円で止めることになった。（殆どの組合は１㎡あたり１００円以上徴収している）
・１９９９年１０月から３６円の１．５倍の５４円
３ＬＤＫ────２，８８０円から４，３２０円
４ＬＤＫ────３，３６０円から５，０４０円
・２００３年６月から３６円の２倍の７２円
３ＬＤＫ────４，３２０円から５，７６０円
４ＬＤＫ────５，０４０円から６，７２０円
⑤ 長期修繕計画は５年乃至１０年毎に見直して、大規模修繕の実態に適応できるものに補正しなければならない。
防火管理者の確保
建物管理上防火管理者を置くことが定められている。１９９９年２月２５日第３期理事会が作成した「消防計画」は消防署で受理され、防火訓練も５月に実施したところである。
防火管理者は毎期の理事会が責任を持って確保することを総会で決定した。第３期の管理者が第４期も兼ねて、第５期の理事会が確保するまで就任してもらうこととした。