第　　期　第１回理事会の開催について

１．日　　時　平成　　年　　月　　日（　曜日）　　時　　分　〜　　時　　分

２．場　　所　　　　　　管理組合　集会室

３．議　案

（１）報告事項

（２）事業計画の具体化について

（３）各担当理事からの業務提案

（４）各メンテナンス契約の見直しについて

（５）

１．理事会の案内は総務担当理事（理事長が兼ねている場合が多い）の業務として、少なくとも開催の１週間前には各位に通知する。

２．報告事項は理事会決議に基づく執行状況を各担当理事が報告する。

第　　期　第１回　理事会議事録

１．日　時　平成　　年　　月　　日（　曜日）　　時　分　〜　　時　分まで

２．場　所　　　　　　管理組合　集会室

３．出席者
　理事長　〇〇〇〇　　副理事長　〇〇〇〇　　理事　〇〇〇〇
　理事　〇〇〇〇　　理事　〇〇〇〇　　理事　〇〇〇〇
欠席者　　理事　〇〇〇〇

４．議　案

（１）報告事項は次のように各担当理事から報告され全会一致で承認されました。

（２）事業計画の具体化については、次のように各担当理事から提案があり、・・・・・

（３）

（４）

（５）

　以上、理事会の議事の経過並びに結果が正確であることを証するために、議事録を作成し議長及び議事録署名人はこれに署名押印いたします。

平成　　　年　　　月　　　日

議　　長　　　　　　　　　　　　　　　　印

議事録署名人　　　　　　　　　　　　印

議事録署名人　　　　　　　　　　　　印

１．管理組合の重要な業務として組合員に理事会の業務の情報公開が欠かせません。そのために、管理組合として必要な広報を実施します。

２．組合活動を適正に実行する決め手の一つは情報の開示です。

３．定期的に発行することが必要です。

管理組合役員の業務分担

担　　当

職　　務　　内　　容

総　　　務

１．理事会業務全般の連絡調整

２．諸会議の準備、運営、記録等の作成

３．議案書、議事録等の起案

４．共有物の取得、処分等

５．共有物、備品の台帳作成、保管

６．土地、建物等の第三者使用に関する許認可、その管理

７．集会所の維持管理、使用願の審査、許可等、備品の整理等

８．その他、他の部署に属さない事項

広　　　報

１．広報の編集、発行

２．組合の運営に必要な情報の収集、及び調査・研究

会　　　計

１．予算状況の確認、調整

２．支出に伴う契約事務（仕様書、見積書、請求書の決済起案等）

３．決算に関わる収支報告書等の事務

４．預金通帳等の保管

５．次年度予算案の策定等の取りまとめ

建物・設備

１．専有部分の住宅模様替え、改造等の審査

２．共用部分の修理、改造、新設計画の策定（長期修繕計画等）

３．工事の立ち会い、完了時の確認等

４．その他建築に関する事項

５．受変電、給排水、ガス、エレベーター、消防用施設等の維持管理等

６．諸施設の点検、修理、取り替え等の立ち会い、及び確認

７．防災対策の策定及び訓練実施

８．事故発生時の指示、非難等の措置

９．諸施設の把握、記録

環 境 整 備

１．植栽等の管理、作業の実施計画の策定と実施

２．清掃業務の管理（ゴミステーション等の清掃等）

３．その他環境の改善計画の策定

４．駐車場の維持管理、利用契約に関する事項

５．不法駐車対策

監　　　事

１．組合財産の状況及び組合業務の執行状況を監査し、その結果を総会で報告

２．理事会に出席して意見を述べる

３．その他法令で規定されている事項

理事会の引継に関する関係書類

分　　　類

関　　係　　書　　類

管理規約等の事項

１．管理規約・細則（原本）

２．管理組合設立総会議事録（正本）

３．通常総会及び臨時総会議事録（正本）

４．理事会議事録（正本）

５．理事長職印、共用部分に関する鍵一式

６．管理組合運営マニュアル

建物・設備に関する事項

１．設計図書（法１０３条第１項に規定する図書）
付近見取り図、配置図、仕様書、各階平面図、二面以上の立面図、断面図または矩計図、基礎伏図、各階床伏図、小屋伏図、構造詳細図、構造計算書、

２．修繕工事記録簿（各種工事に要した、仕様書、見積書、契約書、管理者報告書等）

３．専有部分の関する模様替等の許認可関係書類

会計に関する事項

１．予算案、決算報告書（正本）

２．管理委託契約書・仕様書（正本）各種のメンテナンスの契約書（正本）

３．駐車場契約書

４．現金、預金通帳、有価証券、保険証書

５．現金出納帳（小口現金等）

６．収支に関わる台帳等（総勘定元帳、月別請求一覧、収入・未収入一覧）

７．支払に関する証拠書類等、収支の伝票

８．備品台帳

そ　の　他

理 事 会 業 務 引 継 書

平成　　　年　　　月　　　日

業務を引継ぐ者 　　　第　　期理事長　　　　　　　　　　印

業務引継を受ける者 第　　期理事長　　　　　　　　　　印

　本書に示してある関係書類に基づき、第　　期理事会の業務を新旧の理事全員出席のもと、平成　　年　　月　　日に引継を行いました。

引継した関係書類等

１．関係書類等（別紙内訳書のとおり）

（１）
（２）
（３）
（４）
（５）
（６）
（７）
（８）

２．業務マニュアル加除の説明

（１）
（２）
（３）

３．懸案事項（当期で未処理になった事項等）

（１）
（２）

参　考　例　　　　　年間スケジュール

承　　認　　書

　私は平成　　年　　月　　日から平成　　年　　月　　日までの管理費及び修繕積立金の合計　金　　　　　　　円を滞納していることを認めます。

平成　　　年　　　月　　　日

住　所

氏　名　　　　　　　　　　　　　　　印

管理組合

理事長　　　　　　　　様

１．時効の中断事由。
第１４７条　　一　請求　　　　二　差押　　　　三　承認

２．時効の中断。
（１）訴訟を起こす（少額裁判も含む）
（２）支払い督促の申し立てをする
（３）滞納者が破産宣言を受けた場合に、債権の届け出をする
（４）競売手続きの場合に配当要求する