平成　　年　　月　　日

組 合 員 各 位

〇〇〇〇〇〇　管理組合　

理事長　〇〇 〇〇　

第　〇〇　回通常総会開催のご案内

　皆さんにおかれましては益々ご清栄でお過ごしのことと存じます。
　さて、　〇〇〇〇〇〇　管理組合規約（第〇〇条）に基づき、次の通り第〇〇回通常総会を開催致します。お忙しい折ではありますが、当該管理組合の共有財産を維持管理・保全するための事業計画を決定する重要な総会であります。
　万障お繰り合わせの上、ご出席下さいますようご案内いたします。

記

日　時　　　平成　　　年　　　月　　　日（　曜日）　　　時 〜　　　時

場　所　　　当該管理組合集会室

備　考　　　なお、総会当日は議案書をご持参ください。

当日、欠席予定の方は、委任状または書面投票（議決権行使書）に記名押印の上　　　月　　　日（　曜日）までに管理員室まで提出ください。

平成　　年　　月　　日

〇〇〇〇〇〇　管理組合　

第　　回通常総会

総　会　出　席　票

　平成　　年　　月　　日（　曜日）開催の第　　回総会に、次の何れかひとりが出席いたします。

組合員出席者　氏名

代理人出席者　氏名

（同居の家族以外の代理人の場合には当該組合員の委任状が必要です）

住所（　　　号室）

備考　　　　　　　月　　日（　曜日）　　時までに封筒に入れず管理員室に提出ください。

平成　　年　　月　　日

〇〇〇〇〇〇　管理組合　

第　　　回　通常総会書面投票（議決権行使書）

氏名（組合員）　　　　　　　　　　　　　印

住所　　　　　　　　　　　　　　　　　　号室

備考　１．各議案について、賛成または反対の欄に押印して下さい。丸印を付けただけでは無効です。

２．氏名は組合員の氏名を書いて下さい。

３．氏名欄だけの押印忘れは有効とします。

４．総会に出席する方は、事前にこの用紙を使って投票はできません。総会会場で賛否を表明して頂きます。

５．総会に出席できない方は　　月　　日までに本書面投票を封筒に入れて管理員室まで提出ください。

委　　任　　状

私は　（住所）                                                    

 　　　（氏名）　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　さんを、

代理人と定め、平成　　年　　月　　日開催の通常総会において議決権を行使することを委任いたします。

平成　　年　　月　　日

室番号　　　　　　　　　　　号室

氏　名　　　　　　　　　　　　　印

〇〇〇〇〇〇　管理組合理事長　殿

第　　回　通 常 総 会

議　　案　　書

日　時　　平成　　年　　月　　日（　　曜日）

　　　　　　午後　　　時　　分　〜　　時　　分

場　所　　　〇　〇　〇　〇　〇　〇  

〇　〇　〇　〇　〇　管　理　組　合

第　　回　通 常 総 会 次 第

１．開会の辞

２．議長及び議事録署名人等の選出

３．議長の挨拶（出席組合員数等総会の設立要件報告）

４．理事長挨拶

５．議案審議

第一号議案　平成　　年度 一般経過報告（事業報告等）

第二号議案　平成　　年度 決算報告

第三号議案　平成　　年度 監査報告

第四号議案　平成　　年度 事業計画

第五号議案　平成　　年度 予算（案）

第六号議案　平成　　年度 管理委託契約の締結について（案）

第七号議案　平成　　年度役員の選任について

６．新役員の紹介

７．議長の解任

８．閉会の辞

第１号議案　平成　　　年度　一般経過報告

平成　　年度の業務に関して、次のとおり報告致します。

理事会の構成

理事長                        〇〇〇〇

副理事長                     〇〇〇〇

理事（会計担当）           〇〇〇〇

理事（総務担当）           〇〇〇〇

理事（環境整備担当）     〇〇〇〇

理事（広報担当）           〇〇〇〇

理事（建物・設備担当）   〇〇〇〇

理事（調査・研究担当）   〇〇〇〇

監　事                         〇〇〇〇

監　事                         〇〇〇〇

一般経過報告（総務及び広報関係）

一般経過報告（建物・設備関係）

一般経過報告（環境整備関係）

一般経過報告（調査研究関係）

第２号議案　平成　　　年度　決算報告

平成　　年度　一般会計決算報告書
（平成　　年４月１日 〜　　年３月３１日）

収入の部　　　　管理費会計、修繕積立金会計など会計別に作製

１．前年度繰越金には未収金も含め、その内容は明記すること。

２．別会計からの繰入金があれば、その内容も明記すること。

３．雑収入もその内容を明記すること。（預金利子、広報配布代金、等）

４．予算額に対して、年度途中予定しない収入が発生若しくは減じなければならない場合は理事会で補正額決議すること。

支出の部　　　　管理費会計、修繕積立金会計など会計別に作製

１．科目の記載は関係費目ごとに整理してまとめること。
基幹項目　管理委託費　　項目　　事務管理業務費　　管理員業務費　　管理報酬
基幹項目　法定点検経費　　項目　　消防設備点検費　　建物定期報告費　等
基幹項目　管理組合運営費　　項目　　総会運営費　　理事会運営費　　研修経費　等

２．予備費の執行は管理規約細則等で規定すること。

３．年度途中で緊急の支出が発生することを想定した、予備費計上は予算主義の原則を柔軟に対処する方策である。科目の新設と支出、予算を上回る支出に対する場合理事会決議を行い、執行すること。

貸　借　対　照　表

平成　　年３月３１日現在

　　管理費会計、修繕積立金会計など会計別に作製

１．決算時に管理組合で現金を保管している場合は「現金」と資産の部に記載する。

２．決算時点で未収金となっている場合は資産の部に記載する。

３．決算時点で、未払いとなっている金額は負債・正味財産の部に記載する。

月別支出（項目別）明細書

１．議案に絶対必要な書類ではありません。組合員の理解を容易にするために作成する。

２．管理会社が毎月管理組合に提出している月別収支報告書を添付することも方策の一つでしょう。

財　産　目　録

平成　　年３月３１日現在

（資産の部）

（負債の部）

１．財産目録が添付されてない決算報告書があり、是正することが必要です。

２．全会計を一覧にすると全体の財産の状況が分かりやすくなります。

備　品　関　係　一　覧　表

平成　　年３月３１日現在

第３号議案　平成　　　年度　監査報告

平成　　年　　月　　日

監　事　　　　　　　　　　　　　　印

監　事　　　　　　　　　　　　　　印

　管理組合の規約第　　条の規約に基づき、平成　　年度の業務及び会計の監査を実施した結果、つぎのとおり報告いたします。

１．業務監査

　総会で議決された事業計画等は概ね執行されていますが、指摘した事項については今後の執行に留意されることをお願い致します。

２．会計監査

　会計諸帳簿および関係書類を監査した結果、収入・支出は適正に実行されたことを確認致しました。但し、個別に指摘した事項については今後検討し、次期の決算に生かして下さい。

１．監事の監査報告は総会前の実際に監査した年月日です。

２．管理規約で規定している監事の全員が業務を執行します。

第４号議案　平成　　　年度　事業計画（案）

１．事業計画

（１）大規模修繕工事のための修繕検討委員会の立ち上げと学習会について

（２）鉄部塗装工事について

（３）駐車場に要する敷地の購入について

（４）

（５）

２．業務運営方針

（１）基本方針

（２）各業務の方針

（会計に関する事項）

（建物等の保全に関する事項）

（広報に関する事項）

（調査・研究に関する事項）

第５号議案　平成　　　年度　予算（案）

１．平成　　年度　一般会計予算（案）

収入の部　　　　管理費会計、修繕積立金会計など会計別に作製

支出の部

第６号議案　平成　　年度管理委託契約の締結について

　当該管理組合の管理委託契約はつぎのとおり締結したく提案します。

１．管理委託契約は１年度毎に契約することが必要です。

２．管理会社の変更の場合は当然としても、更新の場合でも提案して議決することが望ましい。

第７号議案　平成　　年度　役員の選任について（案）

　管理組合規約第　　　条の規定に基づき、役員を同規約第　　　条の規定に基づき推薦致します。

役　員　候　補　者　氏　名

　　　　管理組合 第　期　定期総会議事録

１．日　　時　平成　　年　　月　　日（　曜日）　　時　　分　〜　　時　　分

２．場　　所

３．組合員総数及び議決権総数
　　組合員総数　　　　　名　　　　　議決権総数　　　　　個

４．出席組合員数及び議決件数（委任状及び書面投票を含む）
　　出席組合員数　　　名　　　　出席議決権数　　　　　個

５．議　事
　定刻に、理事長から　　　　　マンション管理組合第　　定期総会の開催について、挨拶があり別紙「議案書」総会次第に基づき、総会議長及び書記、議事録署名人を選出しました。
　議長は組合員総数、議決権総数、出席組合員数及び議決権数について報告を行い、本定期総会は適法に成立していることを宣言し議事に入りました。

第１号議案　平成　　年度　一般経過報告について
　議長は、一般経過報告について理事長及び担当理事に説明を行わせ、質疑応答の後議長が本義案の承認を求め、全員異議なく、これを承認した。

第２号議案　平成　　年度　決算報告について

第３号議案

第４号議案

第５号議案

第６号議案

第７号議案　役員の選任について
　役員の選任について、議長が議案説明し、質疑応答の後、その承認を求めたところ全員異議なくこれを承認しました。

理　事　　　　　　　　　　　　　（　　号室）

理　事　　　　　　　　　　　　　（　　号室）

理　事　　　　　　　　　　　　　（　　号室）

理　事　　　　　　　　　　　　　（　　号室）

理　事　　　　　　　　　　　　　（　　号室）

理　事　　　　　　　　　　　　　（　　号室）

理　事　　　　　　　　　　　　　（　　号室）

理　事　　　　　　　　　　　　　（　　号室）

理　事　　　　　　　　　　　　　（　　号室）

理　事　　　　　　　　　　　　　（　　号室）

監　事　　　　　　　　　　　　　（　　号室）

監　事　　　　　　　　　　　　　（　　号室）

　議長は、役員互選による理事長、副理事長選任及び理事の担当業務を定めるための１０間の休憩を提案しました。
　再開後、議長は新役員を出席者全員に紹介しました。

理事長　　　　　　　　　　　　　　（　　号室）

副理事長　　　　　　　　　　　　（　　号室）

会計担当理事　　　　　　　　　（　　号室）

総務担当理事　　　　　　　　　（　　号室）

広報担当理事　　　　　　　　　（　　号室）

〇〇担当理事　　　　　　　　　（　　号室）

〇〇担当理事　　　　　　　　　（　　号室）

〇〇担当理事　　　　　　　　　（　　号室）

〇〇担当理事　　　　　　　　　（　　号室）

〇〇担当理事　　　　　　　　　（　　号室）

　以上の議案をもって、定期総会の議事が終了したので、議長は　　　時　　　分　閉会を宣した。

　以上、定期総会の議事の経過並びに結果が正確であることを証するために、議事録を作成し議長及び議事録署名人はこれに署名押印いたします。

平成　　　年　　　月　　　日

名　　称　　　　　　　　管理組合

第　　期　定期総会

議　　長　　　　　　　　　　　　　　　　印

議事録署名人　　　　　　　　　　　　印

議事録署名人　　　　　　　　　　　　印