○○マンション 会計処理要領書
１．主 旨
マンション管理の健全な運営を図る上で、財政管理は重要な業務である。
この会計処理要領は、管理組合及び管理受託会社（株）〇〇〇が、管理規約等に基づいて行う会計業務について、その理解を深めるとともに、具体的な処理方法を定め、管理組合と管理会社が相互に適正な会計業務を行うことを目的として作成する。
２．会計処理の概要
（１）会計処理の流れ
毎年１０月
（２）収納業務
(1)請求項目（月額）
| | 管理費 | → | 各戸タイプ別設定 （規約別表第３）（管理費会計） |
| | 修繕積立金 | → | 〃 （修繕積立金会計） |
| | 駐車場料金 | → | 駐車場使用契約書に基づく。区画別料金設定（管理費会計） |
| | 町内会費 | → | 毎月３００円、各戸から徴収。（町内会費会計） |
| | 水道料金 | → | ２ヵ月毎検針、札幌市水道料金表により徴収。変動費用
全戸に対して「家事用」を適用。（水道料金会計） |
| | 灯油料金 | → | 毎月検針、灯油入荷単価により単価設定し各戸から徴収。
（灯油料金会計）。 |
| | その他使用料 | → | 新たな収納業務が発生したときは、総会の決議をもって定める。 |
請求書は原則マンション内配布（ポストへの投函）とする。ただし、区分所有者等が居住していない場合は、郵送とし郵送料を管理組合で負担する。
※ 当面、郵送料を徴収しないが、組合員間で不公平が発生しているので、将来見直しの可能性あり
(2)管理費等納入方法
| | 自動振替 | |
| | 管理組合と銀行間 | → | 口座振替契約書 |
| | (株)〇〇〇・組合 | → | 口座振替の「事務取扱念書」銀行に提出 |
| | 〇〇銀行 〇〇支店 普通預金口座 ０００００００ |
| | ※名義「〇〇マンション管理組合 理事長名」 |
| | 銀行手数料金 １件当たり５０円（税別）・平成１４年１０月現在 |
| | ※引落不能の場合でも費用発生。当面、管理組合負担とするが、組合員間で不公平（２箇所の口座からの引き落とし）が発生しているので、将来見直しの可能性あり |
管理事務所又は管理会社への管理費等の持参は一切受け付けない。
（３）支出、振替処理の方法
(1)総会で承認された「一般会計予算書」により執行。
(2)定期的な支出及び１件１０万円未満の支出は、理事会の支出決定に基づき管理会社が支払い業務を行う（緊急を要するものを除く）。
(3)小額の立替費用を除き、支出は銀行振込を原則とする。
管理費会計の勘定科目
| | 共用電気料金 |
| | (1)動力電気料 | → | 管理人室・共用玄関、廊下の電灯、ポンプ、エレベ－タ－等の動力電力料金。 |
| | (2)電灯電気料 | → | 駐車場、駐輪場、トランクルーム等の電灯電力料金。 |
| | 共用灯油料金 |
| | (1)共用灯油料 | → | 管理事務所、共用部（集会室）、ロードヒーティング。 |
| | ボイラー保守料 |
| | (1)灯油ボイラー保守料 | → | メンテナンス契約（巴商会。毎年交渉）。１０年目に不凍液の交換費用が見込まれる。 |
| | 地下タンク検査料 |
| | (1)灯油地下タンク検査料 | → | 消防法に基づく法定検査。３年に１回実施（緩和措置利用の場合）。実施時に専門業者と交渉。次回平成17年度に実施予定。 |
| | エレベータ保守料 |
| | (1)エレベ－タ保守料 | → | フルメンテナンス契約（〇〇〇。自動振替） |
| | 事務費 |
| | (1)役員活動費 | → | 規約・細則に基づく（現在、予算計上なし） |
| | (2)通信費 | → | 管理室電話料、請求書郵送切手代ほか |
| | (3)事務用品費 | → | 事務用品購入費・文書コピ－代・印刷代ほか |
| | (4)備品費 | → | 管理事務所・集会室用備品購入費ほか |
| | 保険料 |
| | (1)共用火災保険料 | → | 「マンション修繕積立保険」の特約支払い保険（地震保険・個人賠償保険・施設賠償保険）。５年満期返戻金契約の場合、５年分割で積立金会計の前払保険料と振替処理を行う。 |
| | 建物等保全費 |
| | (1)清掃費 | → | ガラス清掃、清掃用品、共用部マットクリーニングなど |
| | (2)修理費 | → | 共用部分修理費、除雪機修理 |
| | (3)保全消耗品費 | → | 電球ほか |
| | (4)水質検査費 | → | 水質検査（水道サービス協会） |
| | (5)共架料 | → | 電波障害対策（北海道電力） |
| | (6)植栽管理 | → | 冬囲い、枯れ木取替え |
| | (7)除雪費 | → | 雪疵落とし、除雪用塩カル、除雪用品ほか |
| | 排水管清掃 |
| | (1)排水管清掃 | → | 共用部配水管、専有部配水管の清掃。２～３年に１回実施。実施時に専門業者と交渉。 |
| | 会議費 | → | 総会・理事会・懇親会の開催費用 |
| | 調査・研修費 | → | 防火管理者講習料、調査費等 |
| | 雑費 | → | 管理費等銀行自動振替手数料、残高証明、弔慰金ほか |
| | 管理委託費 |
| | (1)管理会社への管理委託費（(株)〇〇〇） |
| | (2)警備会社への機械警備費用（〇〇〇警備保障。自動振替） |
| | 請負業務費 （請負契約書に基づく） |
| | (1)定期清掃費 | → | 毎年４回実施 （実施後請求。報告書を確認後支払） |
| | (2)特殊建築物法定点検 | → | ３年に１回実施（実施後請求。報告書を確認後支払） |
| | (3)建築設備法定点検 | → | 毎年１回実施（実施後請求。報告書を確認後支払） |
| | (4)消防設備法定点検 | → | 毎年２回実施（実施後請求。報告書を確認後支払） |
| | (5)受水槽清掃・法定点検 | → | 毎年１回実施（実施後請求。報告書を確認後支払） |
| | (6)給油設備法定外観点検 | → | 毎年１回実施 （報告書のみ提出。無料） |
（４）通帳、保険証書、理事長印の取扱
(1)通帳 → 管理会社が保管
| | 〇 | 管理費（管理組合理事長名義、銀行印＝理事長印） |
| | | 〇〇銀行 〇〇支店 普通預金口座 ０００００００ １冊 |
| | 〇 | その他積立金等（管理組合理事長名義、銀行印＝理事長印） |
| | | 〇〇銀行 〇〇支店 定期預金口座 ０００００００ １冊 |
| | | 〇〇銀行 〇〇支店 積立預金口座 ０００００００ １冊 |
| | | 〇〇銀行 〇〇支店 普通預金口座 ０００００００ １冊 |
| | | 〇〇銀行 〇〇駅北口支店 定期預金口座 ０００００００ １冊 |
(2)理事長印 → 理事長が保管
(3)積立保険証書（管理組合理事長名義） → 会計担当理事が保管
（５）修繕積立金の取り崩し及び資金運用
○管理規約第５０条の２第六号の規定に基づき、修繕積立金の取り崩しは、総会の決議を要するものとする。ただし、緊急であると理事会が判断したときは、理事会の決議をもって執行し、事後、総会の決議を受けるものとする。
○理事会の決議により、修繕積立金の取り崩しを行うときは、支出決定書の他、理事会の議事録を要する。
○一般会計で余裕資金が見込まれるときは、修繕積立金への組替えを随時実施する。
○利回り、リスク等を検討し、より有利な資金運用を検討する
（６）「小口現金払い」の取扱
○日常の管理に要する少額の支払いは、管理員に１万円を仮払いして行わせる。
※使途：トイレットペーパー、タオル、洗剤、お茶 等
○毎月２０日を締め日とし、精算、現金金の補充を行う。
○仮払金は、決算前（毎年９月末）に返金処理し、会計年度初（毎年10月）に再び仮払いする。
（７）水道、灯油料金の取扱（特別会計処理）
(1)水道料金
○戸別の水道料金は、戸別メーターの検針を毎月行い、札幌市水道局の水道料金表に基づいて計算のうえ、２ヵ月に１回各戸へ請求する
○全体水道料金は、札幌市水道局からの請求に基づき、各戸からの徴収した水道料金をもって一括して支払う。
○給水開始時に「水道特例申請」を水道局に提出。
○使用停止の届け出がない住戸については、検針結果が０であっても基本料金を徴収する。
○その他詳細は、「水道及び灯油供給規定」による
(2)灯油料金
○戸別の灯油料金は、戸別メーターの検針を毎月行い、使用量に管理組合が定める単価を乗じて得た額を各戸へ毎月請求する。
○理事会が灯油の納入業者を決定し、購入価格は直接交渉を行う。
平成00年00月現在の納入予定業者〇〇〇 購入予定＠00.0
○各戸への請求単価は、価格の変動に応じ、その都度理事会で決定する。
購入単価＋２～３円の範囲内で請求単価を設定する。
○地下タンクの入荷在庫分及び共用部分の使用料は管理組合の負担とし、各戸から徴収した灯油料金と併せて納入業者へ支払うものとする。
○業者への納入依頼は、管理員が在庫を確認して行う。
○その他詳細は、「水道及び灯油供給規定」よる。
３．会計関係書類の取扱
（１）事務取扱の流れ
毎月末日
（２）関係書類の提出（管理会社→管理組合）
(1)全戸請求一覧表（別紙様式１） 毎月１５日頃
(2)当月請求書発行時点での未納者一覧（別紙様式２） 毎月１５日頃
(3)支出関係資料 毎月末頃
○支出決定書（別紙様式３）
○払戻請求書（別紙様式４）
※上記に、請求書又は領収書（及び納品書、業務実施報告書）を添付して提出。
管理組合は、支出の目的、用途を確認のうえ、納品書・業務実施報告書等により物品の購入、業務の提供を確認し承認する。
※電気、水道、機械警備、エレベータ保守等、定例及び定額的な支払いについては、口座自動振替を行い、「支出決定書」には月次報告時に領収書及び振替確認書を確認し捺印を行う。
（３）会計月次報告
〇毎月中旬頃、定例理事会を開催し、管理会社担当より説明受け、同時に会計担当理事による会計報告を行う。監事も出席し報告を受け、監査する。
○報告書類は、全戸請求一覧表、収入調書、未収金調書、請求書、振り込み伝票（又は領収書）、月別収支明細書（又は試算表）、総勘定元帳、各会計の預金通 帳（コピー可、原則原本確認）、銀行ＦＤ内訳書内訳書等とする。
○上記確認後、収入確認書（別紙様式５）に捺印を行う。
４．未納督促業務
管理費等の未納者に対する督促業務は管理会社にて行う。
基本的には、管理組合代行業務となるが、会計担当理事及び理事長は、管理会社から提出された「未納一覧表」をチェックする。
管理会社が、以下のとおり督促業務を行うが、なかなか未納が解消しない場合は、管理会社の報告を受け、理事会において対策を協議する。
| | ☆督促処理基準（あくまで原則的基準） |
| | Ⅰ．１～２ヵ月分未払い | －－→ | 未納督促葉書（別紙様式６）をマンション内配付とし、郵送の場合は郵送料実費を請求する。 |
| | Ⅱ．３～４ヵ月分未払い | －－→ | 管理会社による電話及び内容証明郵便の文書による督促。支払い期限の設定。期限を過ぎても未払いの場合、自宅訪問による督促。
内容証明郵送料を請求する。
管理規約第３０条第２項に基づく遅延損害金の請求を理事会にて検討し、請求する。 |
| | Ⅲ．５ヵ月以上未払い | －－→ | 理事会にて法的処置等の対応を協議する。 |
５．管理収支予算書．決算書の作成
○管理会社は、毎年１０月中旬までに「管理収支決算書」及び次期の「管理収支予算書」の素案を作成する。（会計期間１０月１日～翌年９月３０日）
○管理会社が作成した素案を、会計担当理事がチェックし、さらに会計監査を受け、管理組合理事会に提出する。書面の内容については、会計担当理事・理事長が説明するが、管理会社担当者がその補助を行い、理事会の審議により承認を得たうえで、他の議題とともに通常総会に提出する。
○決算・予算書（案）作成の際、剰余金、不足金及び管理費等の変動がある場合は理事会において慎重に審議し、管理会社担当者は細部にわたり提案する。
○決算書は管理規約第４５条の規定により、会計終了後２ヵ月以内に報告する義務があるが、原則、通常総会は毎年１０月の最終日曜日に開催することとする。
○決算書・予算書の最終決定機関は総会で、過半数以上の賛成が必要。
６．会計監査業務（組合監事）
(1)管理収支決算書（案）に基づき、提出資料（３．（３）参照）の照合、実施確認を行う。その際会計担当理事・理事長及び管理会社担当より詳細の説明を求める。
（監事は毎月の会計月次報告で、収入報告・支出報告・活動報告を受け、適正に組合業務が遂行されているか監査する。決算時期にはその１年分の収入・支出の集計計算に間違いがないかを確認する。未納一覧表を確認し、預金通帳の残高が決算書と一致するか照合する）
※原則として、毎月の理事会に出席し管理組合運営が適正に行われているか？確認する。理事会に対して助言・意見を適宜発言する。
(2)表示方法、計算ミスなどがあれば会計担当理事・理事長に訂正を要請する。
(3)管理会社で行なっている「駐車場使用契約書」「水道使用・停止届」「集会室利用届」等の保管・運用が適正に行われているか確認する。
(4)「損害保険証書」「保守契約書」「各種点検報告書」の照合及び実施確認をする。
(5)水道料金会計の収支が黒字であるか確認する。
(6)町内会費会計に収支差額がないか確認する。
(7)適正に業務が執行され、表示されていることを確認後、監査報告書に記名捺印する。
(8)通常総会において、会計監査結果を報告する。
７．その他業務
（１）駐車場契約者への契約書及び車庫証明書への理事長印の捺印について
名義貸しなどを防止するため、理事長印の捺印は慎重に行う。
「車庫証明申請書」（別紙様式７）を証明書と同時に提出させ、変更後の車両№などを必ず確認する。
未納一覧表等を確認し、未納が無いことを確認してから捺印する。
「車両及び車両ナンバー変更届」（別紙様式８）を遅滞なく提出させる。
（２）その他管理会社等より依頼された公文書への捺印。
簡易専用水道検査申請書
エレベータ保守に係る法定点検報告書
消防設備機器点検記録（防火管理者の確認印も必要とする）
消防計画変更届（防火管理者の確認印も必要とする）