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事例報告 適正な理事会運営をめざした運営の足跡
「法令に反する独善的運営を排除し、
組合員が共同の利益を確保できる運営をめざして」
はじめに
昭和○○年建築、分譲後○○年目になる管理組合です。今から４年６カ月前の平成１５年９月に元理事長の業務上横領事件を発見し、これまで無関心であった組合員が俄然色めきだし、組合員有志が不正を行った理事長等の解任と管理会社の契約解除を求めて（法の規定に基づく組合員の五分の一以上の賛同を得て臨時総会の開催を請求）臨時総会を開催要求し、臨時総会では決議を求めた全ての事項が賛成多数で可決されました。
その内容は「平成１４年度決算報告に於いて、温水器ブロー配管工事代金000,000円とあるが実際の工事金額は000,000円であり、同額の000,000円は当時の理事長が管理会社から現金を受けて、そのまま横領した。」というものでした。
この事件を契機として臨時総会後、役員がほとんど入れ替わり「新しい適正な管理組合運営を進める」ための土台が敷かれました。
しかし、事件前の理事会の運営は、後に分かったことでありますが、「解任された理事長の独善的運営が日常的に行われ、特に、会計の処理が不明確で赤字決算を隠したり、大規模修繕工事の実行手続き等が不適切で、始めから工事業者が決められていたと思われる節があったり、給水管のカルシュウム工法による無駄な工事を行ったり、外壁の改修工事と屋上防水工事で通常価格より１千万円以上高い契約を結んだり、これまでの工事履歴が紛失していたり等」と、疑惑と問題だらけの運営が行われていました。
また、当時、総会で役員報酬を支給することが決議され、決議の額に従い支払いが行われましたが、理事長始め特定の役員は総会で決議されていない額をお手盛りで支給するなど法令・規約違反の運営が横行していました。（その後、総会決議により返還させた）
そして、このような不法な運営は「横領した理事長が永きに亘って就任していたこと。」と「住民が管理組合の運営に無関心であったこと。」が背景にありました。
さて、お恥ずかしい過去の運営の数々を申し上げましたが、この４年半前の事件が教訓となって現在私が理事長を務めている理事会は相当様変わりいたしました。
現在の運営は北海道マンションネットの支援を受けて適正に行っておりますが、当時何故北海道マンションネットに支援を要請したのかと言えば、例の理事長の解任を求めるために様々な弁護士に日参して相談を受けましたが、遅遅としてことが進展せず相談料だけが重なり、「弁護士に相談しても展望が見いだされない」どうしようか？と途方にくれていた所に、ある組合員が北海道新聞に北海道マンションネットの活動が掲載されているという情報から、早速電話して、管理組合の運営を正常化するために運動していた女性組合員６名で事務所に押しかけて、相談をしたところ「法令を順守する管理組合運営を行う。」という約束の下に快く支援を受けることになりました。
支援を受けるための条件
当初、管理組合運営の支援を受けるために、北海道マンションネットからは次のような指摘を受けました。管理組合の運営は第一に、「管理組合に関わる法令の順守が基本であること」、第二には、「当管理組合は大規模修繕工事等で相当無駄な経費を支出して現在修繕積立金がほとんど無い状態であり、無駄な支出は抑えた運営をしなければならないこと」、第三には、「そのために管理委託契約等の契約は全て競争入札方式を活用して、公正性、透明性、競争性が備わった方法で行うこと」、第四は、「管理組合の規約は改正して現行法にマッチさせること」、第五には、「理事会は定期開催として毎月開くこと」、などが示されました。
そして、現在は以上のような厳しい、指摘を受けて「理事会運営方針」を次のように確定して運営しています。
理事会業務マニュアルの中にある理事会運営方針
@ 情報の開示を進め、組合員参加の運営を目指します
組合運営の情報を公開するために「〇〇〇〇〇通信」を毎月１回以上随時発行します。管理組合の運営の情報公開や、組合員の声などを掲載し文字通りマンション内の情報伝達手段とします。
昨年、地方にお住まいの区分所有者の方から「管理組合の運営状況がよくわかり助かっています。今後も是非、続けて下さい。」という励ましの電話がありました。
また、組合運営に提案等の積極的提言は理事会で審議し必ず結果報告いたします。理事会に対する無署名の誹謗中傷は認めませんが、運営上の参考になる有効な提案は極力受け入れ組合員参加を貫きます。
A 法令の遵守を徹底します
区分所有法、マンション管理適正化法等の法令の遵守や国土交通省が公表した「マンション管理標準指針」を参考にした適正な組合運営に努めます。また、当然のことではありますが、惰性に流されないように常に法令を確かめながら亜流の運営は排除してまいります。
B 理事会の当事者能力の開発に努めます
役員の当事者能力の向上のために、マンション管理セミナー等に参加するとともに、理事会においても、問題別の学習会等の開催を行います。これまでも、役員は自己研鑚のために各種の研修会に参加しておりましたが、組合として必要なセミナーに参加して参ります。
C 管理経費の無駄のない効率的運営を目指します
当面、管理費と修繕積立金の引き上げは行わず、現行の徴収金内の財政運営を行います。そのために経費の節減に心がけ、効率的で無駄のない支出を行い、一般会計ではできるだけ余剰金を生じさせ修繕積立金会計に繰り出します。理事会は、これまでも、今後も、管理費での飲食は一切行わないことを宣言します。当たり前のこととは言え、管理規約に規定されていない役員報酬は支給せず経費の削減に努めます。
D 「組合員の共同の利益を確保する。」ことを基準とした運営にあたります
慣例や先例にとらわれない思考を基に、組合員の共同の利益増進を基準とした組合運営を進めます。
一部の組合員から、誹謗中傷のいかがわしい文書の中で「共同の利益が損なわれた。」と言われておりますが、どのような利益が失われたのでしょうか？事実で示して欲しいところです。昨年度の理事会業務は過去最高の業績を残しました。このような事実無根の中傷は組合員から受け入れられないでしょう。
E 役員の分担制と業務報告を履行します
理事会は一部の役員や管理会社に全てお任せでは、適正な業務の履行は達成いたしません。理事会は各役員が業務を分担して実行し、担当理事はその責任を果たします。理事会で決議された事項の実行と経過報告は、必ず次回の理事会で行うことと致します。
F 総会の審議妨害を排除します
区分所有法に基づく集会（定期総会等）は、このところ特定の組合員によって審議妨害行為がおこり正常な秩序が保たれておりません。警察等の関係機関と連携して、このような不当な妨害行為には法に基づく適正な処置を講ずることといたします。
管理委託契約の締結（平成１５年度途中からの理事会運営）
平成１５年度半ばに、新しく理事会を構成した後の最初の仕事は、前理事長と持ちつ持たれつの関係にあり不適切な管理委託業務を長年続けていた管理会社との契約解除（臨時総会で決議）と、新しい管理委託契約の締結でありました。
これらの適正な情報を承知しない理事会は北海道マンションネットに情報提供を頂き、「競争入札方式」による管理会社の選定を実行して、これまでの管理委託経費の削減が実現しました。
特に、これまでは業務の全てを委託経費に含めていましたが、北海道マンションネットの指摘もあり、「事務管理業務費、管理員業務費、日常清掃費（管理員が兼務）、定期清掃費、受水槽清掃費」のみにし、エレベーター保守点検、機械警備、消防設備点検、建物定期点検、特殊建物点検、等の業務は直接関係業者と契約することにした結果、相当な経費の節減が実現しました。
中でもエレベーターの保守点検費用は年間ベースで216,000円の削減、機械警備は192,000円の削減を図り適正な契約を結ぶことになりました。
また、管理委託経費は管理員業務の質を向上させるために、これまで週４０時間月額12万円に押さえられていたものを月額16万円に引き上げた業務仕様を決めたこと等により、これまでより年額90万円程度引き上げになりました。他の経費の節減が効果を発揮して、総体では60万円程度の削減ができました。
また、これまで、不適切な理事会運営を行っていた影響などで、新理事会構成後も一部理事の独断的運営に批判が出て、理事会内部でも深刻な対立問題に発展して新理事長が辞任いたしました。
その経過から、今後の運営は法令を順守することを再確認して、通常総会まで理事長職務代理者を選任して運営を行うことになりました。
さて、年度途中から理事会運営を実行して最初平成１５年度の決算はどうなったのかと言えば、管理委託契約等の大幅な経費の削減等で一般会計では360万余円の余剰金を生み出し、前期の決算と比較すれば明らかなように無駄な経費の排除に全力を挙げたことが分かります。
中でも、これまで組合運営費で理事会が飲食していたものが全て取りやめたために、予算50万円に対して、40万円の執行残という事例が象徴的であります。
このような、業務方針を確定してから直ちに理事会広報を毎月必ず１回発行し、必要に応じて随時発行し情報の開示を行って参りました。このような情報伝達は、これまで未実施で画期的なものであり、組合員からの期待する反応もありました。
管理規約の改正と修繕工事（平成１６年度）
管理組合の運営を進める上で重要な観点は、法令と管理規約の順守であります。しかし、旧態依然の規約は法令に適応していないために改正しなければ、これまでのような不適切な業務が発生しかねません。
理事会では、何度も議論し難しい課題ではあるけれど（以前から、管理規約改正のための委員会を構成して議論を進めてきましたが、暗礁に乗り上げていました）今期の定期総会で提案することにし、草案を北海道マンションネットの支援のもとに作成し、改正案を提案することにいたしました。また、この改正の中で、組合員の意見も採り入れようとして呼びかけたところ、前理事から「前理事長のような業務上の横領者は、今後理事に選任できないような規約はできないのでしょうか？」という、問い合わせもありました。このような作業を進め定期総会では、標準管理規約をほぼ採用した管理規約と各細則を作成することができ、長年の懸案事項であった案件がようやく日の目を見ることになりました。
更に、管理費と修繕積立金の負担割合を是正して、負担総額を変えないで管理費を減額して修繕積立金を増額し、それぞれ１u当たり100円と180円に変更いたしました。
前にも触れたように、前理事会は特定の役員４名に総会決議を上回る報酬を二年前に支払っていたことが明るみになったことから、「役員報酬過払い返還請求」を提案して可決しました。勿論、受け取った元役員は不承不承返還に応じました。
数年前から温水器水抜きドレン管などから水漏れが発生して、その対処に頭を痛めていましたので、配水管と給水管の診断を実施して、温水器の水抜きドレン管にかかわる工事を実施することにし、住民説明会も行い、設計図書・業務仕様も適正に確定して、建設業法に基づく登録業者（北海道及び札幌市の指名業者）に競争入札に参加するよう要請して公正な選定を行ったところ、予定価格（業務仕様価格）より200万円程度安く契約することができました。
これまでは、前理事長が独断的に執行していたものが、公正性と透明性、競争性を担保した方法で行い、組合員の利益に結びついたと確信しております。
一番喜ばれたのは、理事会で見積書の開封という管理組合始まって以来の出来事に各役員は興味津々ということでありました。
業務仕様と見積書が合致しているのかも各理事が点検して、適正な方法とはこのようなものなのかと学習いたしました。
さらには、数年前に実施した屋上防水工事と外壁補修工事に手抜きがあり、事実に基づき業者に保証工事を請求して実施させたことも、現理事会が手がけた建物の保存として適正でありました。
平成１６年度の決算は、当初予算を正確に把握していたために、ほとんど差異が生ぜず余剰金は110万余円になりました。中でも特筆すべきこととして、当初予算に計上した修繕積立金会計に繰り出すべき450万円が予定通り実行できたことであります。
無駄な経費の削減を大きなテーマにして運営して参りましたので、各役員の努力と支援をしていただいた北海道マンションネットの問題提起に感謝しております。
このように、これまでの理事会運営と大きく運営方針を変えたことで、組合員の共同の利益が、こんなに早く実を結ぶとは思いませんでした。掲げた運営方針が正に真価を発揮したと確信するにいたりました。
修繕積立金に800万円の残金しかなかったのに、１年半の業務執行で当期末で修繕積立金が3,090万余円になり、懸案事項であった温水ドレン管改修工事が実施されました。
分譲会社から車庫を低価格で購入（平成１７年度）
理事会運営を始めて３年目となり、これまでの運営の問題点等が一層明らかになってきたことと、解決しなければならない課題もはっきりして参りました。
その問題として、分譲会社が当然に当初から管理組合に引き渡さなければならない車庫（区分所有していた）を、現在まで所有していましたが、会社の再建問題も絡み処分しなければならないことになっていたようです。
この年の始めに、当該物件（２１１．５０u）を600万円で管理組合が引き受けて欲しいという要望が出され、当管理組合としても当然所有しなければならないものであり、直ちに価格交渉に入りました。その際、分譲会社が当該物件の管理費と修繕積立金を支払っていない事実に着目して、１０年間遡って請求することと、当該車庫は270万円と価格を明示しました。
これに対して分譲会社は、販売価格の270万円は了承しましたが、管理費と修繕積立金については、了解しませんでした。
理事会は、北海道マンションネットの支援を受けて粘り強く交渉を重ねて、秋も押し迫った１１月に、売買価格270万円、管理費、修繕積立金の５年間不払い分130万円（最高裁判例を援用した）を分譲会社が払うことで合意に達しました。
従って、実質140万円で購入したことになりました。このような成果は、法令順守の運営方針を堅持して原則的で且つ柔軟な方策を提供頂いた北海道マンションネットの支援無くしては考えられません。
その後、当該車庫からは年間駐車料金として126万円が徴収されていますので、正に組合員の利益に適う業務を実行したという達成感がありました。
また、今年度は、消防設備の耐圧試験を行ったところ連結送水管の圧力不足が発見されたための補修工事、店舗の灯油管敷設工事等を競争入札方式で行い、経費の削減に結びつけることができました。
今期の決算は、前期と同様に適正な予算計上と、適正な執行で修繕積立金会計に予算通り150万円を繰り出し、余剰金として110万余円を次期に繰り越すことができました。
理事会として、特定の区分所有者が長期に滞納を繰り返している現状を打開するために年度末の３月に少額裁判を札幌簡易裁判所に提訴いたしました。理事会で相当議論いたしましたが、組合の貴重な財産を保全するために、致し方なく決議いたしました。法令順守の観点から時効中断と財産確保のために意を決しておこないました。
ベランダフードの設置除去のため裁判提訴（平成１８年度）
これまでの管理組合の運営は規約はあっても順守するという当たり前の運営が行われてこなかったことを重視して、今年度は、以前から懸案になっていたベランダに設置されたフードの撤去を関係者にお願いして参りました。この時点で、８戸が設置しており撤去を理事会が粘り強く働きかけたところ３戸は協力していただきましたが、横領事件を起こした元理事長を始め５戸が頑として理事会の要請を無視し続けました。
従いまして、弁護士さんに依頼して丁寧な撤去の文書を出していただきましたが、元理事長はこともあろうに、弁護士を非難する文書を出すなど常識を逸脱した振る舞いをし続けて、止むに止まれず、この年の１１月に設置撤去を求め札幌地方裁判所に提訴いたしました。
その後、裁判は続いており、被告は「総会で設置を決議したから問題ない」とか「管理規約は成立してない」とか「消防法や建築基準法に抵触していない」等と、荒唐無稽な言い訳を並べて抵抗しております。
裁判提訴の前から、元理事長の支持者といわれるグループが、理事会広報に対抗して、問題にならない事項にケチを付けて文書を配布しだしました。
管理組合の運営は、マンションに住んでいる住民が仲良く物事を解決していくという観点からすれば、本当に残念なことであります。しかし、文書の配布を止めることも相応しくなく、住んでいる皆さんが判断すべきこととして、よほど事実に反しない限り敢えて反論しないことにしております。他の方々が見れば、この管理組合はどうなっているのかと思われるかもしれませんが、現在進めている理事会の方針を覆して、元来た道へ戻るような愚作は取る必要はありません。これは理事会一同完全に一致しており、組合員の多くも賛同して頂いております。
裁判提訴を巡る総会は、大荒れに荒れて怒号が飛び交い正常な会議は行われない状態になりました。議案とは関係ない質問などを連発して、総会を流会させようとする動きが始めからあり、やむなく本定期総会は流会にして再度開催する運びになりました。
再会総会は、時間を決めて適正に運営することにして望みましたが、裁判提訴をあくまでも阻止するために、あらゆる妨害行為を予測しましたので、議長の適正な職権を活用して何とか全ての議案を成立させることができました。
正に、法令順守の管理組合運営を行うのか、無法地帯を再現するのか、理事会としても決意を新たにした総会でありました。
また、理事会運営を更にグレードアップさせるために、「理事会業務マニュアル」を策定いたしました。理事会が全ての課題に於いて統一した対処をするために、その時々、補充し是正しています。北海道マンションネットの支援を受けて完成度を上げて行くことにしております。
更に、今年度から、各理事は理事会に於いて自己の行った業務の報告を行い、それが当該年度の事業報告に反映するようにいたしました。理事会がどのような業務を日頃実行しているのか明瞭になり、組合員からも喜ばれております。
付け加えて、理事会運営の関係書式や総会関係書式も北海道マンションネットが提起している（ホームページに掲載）雛形を全面的に活用しており、他の管理組合も参考にしたいと書式の閲覧申し出もありました。
今期の決算は、予算通り執行され、特に車庫を購入したことにより不動産取得税と固定資産税が賦課されることになりました。当初、道税事務所から４８万円の納付書が届きましたが、北海道マンションネットからの情報提供により規約共用部分の非課税措置を活用して７万円の納付で済んだことと、固定資産税は当初２１万余円であったところ、北海道マンションネットの支援の基、通路部分の非課税を勝ち取り１４万余円で済み、合わせて４８万円程度の節税が達せられました。
これは、税法上の詳しい知識と迫力ある交渉力がなければ決して達成しなかったものと思います。それにしても北海道マンションネットには管理組合の運営にとって必要な情報が収集されていることに驚きと敬意を払うものです。
さて、今期も、修繕積立金に100万円を繰り出し、124万円の次期繰越金を生じさせました。この結果、修繕積立金会計の残高は3,586万円になり、今後の大規模修繕工事の基礎を形成したものと確信しております。
今年度は、修繕工事で不具合が発見された箇所の是正工事を請求して、当該業者に履行させたことや、分譲時の建築業者とかけあって、通気管等の無償工事も実施させたことは特筆すべきことであります。この工事についても、勿論北海道マンションネットのメンバーの建築士さんのご協力がありました。
また、当管理組合で長期修繕計画を始めて策定いたしました。今まで何故、策定しなかったのかと言われれば、返す言葉はありませんが、出鱈目な運営を行ってきたことから規約事項など毛頭検討課題にもなかったことと思います。
段差の解消工事・火災警報器の設置（平成１９年度）
適正な理事会業務を履行するための基礎が前年度でほぼ達成されたことを確認いたしました。これは毎回の理事会で点検している未収金の状況、各理事の業務報告、事業計画の履行の議論、などが理事会でスムースに実行されるようになり、どの問題が課題としてあるのか理事会で共有されることになったことでしょう。
この４年半の理事会の行ってきた様々な課題に対する取り組みは、理事会のメンバーがそれぞれ認識しなくても、結果として、実績として歴然として輝いております。
今年度実行して組合員に喜ばれている事業としては、玄関の段差解消の一環として行った自動ドアの設置であります。お年寄りの方や体に障害のある方々に喜ばれて、暫くぶりに安心しましたし、遣り甲斐を見いだしました。また、法令改正に伴う火災警報器の設置は、管理組合の業務として北海道マンションネットが呼びかけた共同購入に参加して低廉な価格で購入できて予算残になりました。
まだ決算が確定しておりませんが、今年も修繕積立金会計に100万円を繰り出し、次期繰越金も120万円程度生じることと見込んでおります。北海道マンションネットの厳しい指導もあり、無駄な支出は全くと言ってよいほどありません。
平成１５年度の途中から、現在の理事会が運営を執行しており、前にも触れたように、「無駄な支出はするな」「常に経費の見直しを行うべきだ」という支援は浸透して、今まで考えられなかったが、平成１６年度から平成１９年度の４年間で一般会計の余剰金を修繕積立金へ繰り出した金額は800万円になりました。
更に、組合員の負担を増やさないで修繕積立金は平成１５年度から平成１９年度の５年間で4,900万円確保し、修繕積立金は計5,700万円積立となりました。
また、この間、水漏れを防止するために改修工事や、灯油のメーター器の取り替え、消防用連結送水管の改修工事、自動ドアの設置工事など、住民にとって必要な改修工事等は適正に実施して参りました。その総額は、2,500万円程度になりましたが、平成１９年度末の修繕積立金会計の残高は4,000万円程度確保できる見込みです。
経費の節減は徹底していて、例えば、エレベーターの保守点検は毎月点検のフルメンテナンス契約で月額35,000円とか、機械警備契約は以前月額25,000円であったものが現在は、同じ業務内容で月額7,000円というように、業者さんにとっては大変厳しいものがあるでしょうが、公正に競争を行って決めています。
このような、具体的な情報提供を頂き、無駄な経費の排除に成功していると確信しております。
当管理組合の理事会運営の足跡を遡って辿ってみましたが、適正な運営を継続していくためには日々の努力が必要であることを痛感しております。
以上、雑ぱくで拙い経過報告なりましたが、皆さんの理事会の運営に少しでも、役に立つのであれば望外の喜びであります。
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