事例　　〇〇〇〇〇〇管理組合法人　　　理事会運営の進め方（要領）

平成〇〇年〇〇月　〇日策定
平成　　  年　　  月　　 日改正
平成　　  年　　  月　　 日改正

１．制定の目的

　理事会の運営は法令に規定されているように、区分所有者から運営を委任された理事会が、総会の決議事項等を滞りなく適正に執行することにあります。
　理事会の運営を誤りなく実行するために法令（区分所有法・マンション管理適正化法・管理規約等）を基に日常の業務の進め方を要領として定めて、その時々の理事会の恣意的な運営を排除し、区分所有者の共同の利益を確保する適正な業務のあり方を確立することが求められています。
　本要領は、各業務の内容と進め方を定めて理事会の運営を円滑に進めることを目的とし、これまでの業務執行で習得した管理組合管理・運営のノウハウの到達点を逐一文章化して理事会運営の羅針盤とするものです。また、今後、法令等の改正に伴い運営上支障が発生したならば、理事会決議に基づき改正し、整備することは言うまでもありません。

２．理事会運営方針（平成〇〇年　　  月　　  日理事会決議）

(1) 情報の開示を進め、組合員参加の運営を目指します
　組合運営の情報を公開するために「〇〇〇〇〇通信」を毎月１回以上随時発行します。管理組合の運営の情報公開や、組合員の声などを掲載し文字通りマンション内の情報伝達手段とします。
　昨年、地方にお住まいの区分所有者の方から「管理組合の運営状況がよくわかり助かっています。今後も是非、続けて下さい。」という励ましの電話がありました。
　また、組合運営に提案等の積極的提言は理事会で審議し必ず結果報告いたします。理事会に対する無署名の誹謗中傷は認めませんが、運営上の参考になる有効な提案は極力受け入れ組合員参加を貫きます。

(2) 法令の遵守を徹底します
　区分所有法、マンション管理適正化法等の法令の遵守や国土交通省が公表した「マンション管理標準指針」を参考にした適正な組合運営に努めます。また、当然のことではありますが、惰性に流されないように常に法令を確かめながら亜流の運営は排除してまいります。

(3) 理事会の当事者能力の開発に努めます
　役員の当事者能力の向上のために、マンション管理セミナー等に参加するとともに、理事会においても、問題別の学習会等の開催を行います。これまでも、役員は自己研修のために各種の研修会に参加しておりましたが、組合として必要なセミナーに参加して参ります。

(4) 管理経費の無駄のない効率的運営を目指します
　当面、管理費と修繕積立金の引き上げは行わず、現行の徴収金内の財政運営を行います。そのために経費の節減に心がけ、効率的で無駄のない支出を行い、一般会計ではできるだけ余剰金を生じさせ修繕積立金会計に繰り出します。
　理事会は、これまでも、今後も、管理費での飲食は一切行わないことを宣言します。当たり前のこととは言え、管理規約に規定されていない役員報酬は支給せず経費の削減に努めます。

(5)「組合員の共同の利益を確保する」ことを基準とした運営にあたります
　慣例や先例にとらわれない思考を基に、組合員の共同の利益増進を基準とした組合運営を進めます。
　一部の組合員から、誹謗中傷のいかがわしい文書中「共同の利益が損なわれた」といっておりますが、どのような利益が失われたのでしょうか。事実で示して欲しいところです。
　昨年度の理事会業務は過去最高の業績を残しました。このような事実無根の中傷は組合員から受け入れられないでしょう。

(6) 役員の分担制と業務報告を履行します
　理事会は一部の役員や管理会社に全てお任せでは、適正な業務の履行は達成いたしません。理事会は各役員が業務を分担して実行し、担当理事はその責任を果たします。理事会で決議された事項の実行と経過報告は必ず次回の理事会で行うことと致します。

(7) 総会の審議妨害を排除します
　区分所有法に基づく集会（定期総会等）は、このところ特定の組合員によって審議妨害行為がおこり正常な秩序が保たれておりません。警察等の関係機関と連携して、このような不当な妨害行為には法に基づく適正な処置を講ずることといたします。

３．理事会の業務分担

理事長の職務（規約の規定）

○理事長は、管理組合員を代表し、その業務を統括するほか、次の各号に掲げる業務を遂行する。

○規約、使用細則等又は総会若しくは理事会の決議により、理事長の職務として定められた事項
理事会の承認を得て、職員を採用し、または解雇すること。
理事長は、区分所有法に定める管理者とする。
理事長は、通常総会において、組合員に対し、前会計年度における管理組合の業務の執行に関する報告をしなければならない。

○理事長は、理事会の承認を受けて、他の理事に、その職務の一部を委任することができる。

副理事長の職務（規約の規定）

○副理事長は、理事長を補佐し、理事長に事故あるときは、その職務を代理し、理事長が欠けたときは、その職務を行う。

理事の職務（規約の規定）

○理事は、理事会を構成し、理事会の定めるところに従い、管理組合の業務を担当する。

○会計担当理事は、管理費等の徴収、保管、運用、支出等の会計業務を行う。

監事の職務（規約の既定）

○監事は、管理組合の業務の執行及び財産の状況の監査をし、その結果を総会に報告しなければならない。

○監事は、管理組合の業務執行及び財産の状況について不正があると認めるときは、臨時総会を招集することができる。

○監事は、理事会に出席して意見を述べることができる。

４．理事会の開催

　理事長は、定例理事会を毎月招集し、業務上必要があれば何時でも招集することができることとし、必要に応じて管理会社担当者・管理員の出席を求めます。また、業務上必要があれば、支援団体や工事関係業者等に出席を求めることができます。
　特に、管理員はマンション管理の専門家として当該マンションの実態に精通していることでもあり、定例理事会は必ず出席して、管理の状況報告と管理に関しての提案を行う。

定例理事会

○定例理事会は基本的に毎月第二火曜日午後７時から当マンション集会室にて開催する。

○理事会の議案は総務担当理事が起案し理事会に提出する。なお、各担当理事の報告事項は事前に総務担当理事まで提出し、理事会当日の報告事項は文書で行う。

○理事会の議題

(1) 報告事項（前理事会後の業務執行状況の報告）

○業務執行状況を各担当理事が文書で報告する。

○管理員より、建物・設備等管理に係わる全ての業務の報告を文書で受ける

○管理会社より、会計に係わる収支の報告を文書で受ける

○管理会社より、滞納者の報告とその対処の報告を文書で受ける

(2) 議題（議決事項）

○規約事項　理事会は、この規約に別に定めるもののほか次の各号に掲げる事項を決議する。

一　収支決算案、事業報告案、収支予算案及び事業計画

二　規約および使用細則の制定、変更または廃止に関する案

三　長期修繕計画の作成または変更に関する案

四　その他の総会提出議案

五　第１７条に定める承認又は不承認

六　第６７条に定める勧告又は指示等

七　総会から付託された事項

○日常業務執行上発生する諸課題

一　日常管理業務を執行するうえで必要な事項

二　管理費等の滞納者に対する法的対処

三　管理委託契約に係わる契約変更案

四　各種設備等保守・整備等に係わる契約

五　管理業務上発生した問題解決のため、法令に基づく裁判提訴等の法的対処

六　理事会の欠員補充

七　その他、法令で規定されているマンション管理に関する事項

臨時理事会

○定例理事会までの間、必要がある場合は開催する。議案の作成等は定例理事会を準用する。

５．会計処理の進め方

　会計業務は管理規約と会計細則に基づき執行することとします。

会計処理のうち、管理委託契約に基づき管理会社が行う業務は、次のように規定されています。

１．会計処理方法（フローチャートの概要）

(1) 管理会社は規定により毎月、管理費・灯油料金・修繕積立金を収納し、目的別口座に収納する。

(2) 支出についても、各目的別口座から支出することとし、翌月の収支報告書提出日に、会計担当理事は、収支を確認することとする。

(3) 支出は規定の稟議書を会計担当理事が起案し（管理委託契約書で管理会社が起案）、副理事長、理事長の確認印を求める。その後、銀行払い戻し請求書に理事長職印を押印し管理会社に引き渡す。

２．収納業務

　管理費・修繕積立金・駐車場料金・灯油料金・その他（自動販売機手数料、自転車置場使用料、受取利息、雑収入）を各目的別に収納する。管理会社は委託契約に基づき、該当する徴収金を各区分所有者及び賃貸者に請求し、管理組合法人口座に自動振替で収納する。

３．支出の勘定科目

１）一般会計（適宜適正に加除する）

「管理委託費」　事務管理業務費・管理員業務費・管理報酬

「設備の保守点検費」　エレベーターの保守費・機械監視業務費・除排雪業務費・消防設備点検費・建築設備定期点検費・特殊建築物定期点検費・自動ドアの保守費

「保険料」　　　　マンション総合保険

「公共料金等」　電気料・水道料・ガス代

「修繕費等」　　 マンション共用部分の小修理・給水薬品・排水管清掃費

「組合運営費」　通信費・備品・消耗品・組合運営費

「繰出金」　　　　修繕積立金繰出金

「予備費」　　　　予備費

２）修繕積立金会計

「修繕費」　　　　工事費

３）灯油料金会計

「灯油代」　　　 灯油代金
「区分所有者及び入居者からの灯油料金の請求」は共同購入価格が毎月変動するので、その価格に税を上乗せし、円未満は切り上げて設定する。

４．管理費等滞納者に対する督促

(1) 滞納者に対する督促等は管理会社と協議して、取り進めることとする。３ヵ月以上の滞納者に対しては法的対処を記載した催告状を発布する。

　また、民法の規定による時効中断のために承認書の提出を求めることもある。

(2) ６ヵ月以上の滞納者に対しては、理事会の決議を経て、少額裁判提訴等の法的手続きに移行する。

(3) 少額裁判以外の法的対処については、滞納者の滞納理由などを勘案して弁護士と相談して適正な方法を講ずるものとする。

６．事業計画と年間スケジュール

　本年度の事業計画と年間スケジュールは次のように決定している。（別紙を参照）

７．業務分担の取扱い要点（進め方）

１．総務

(1) 理事会業務の全般の連絡調整を行い、特に定例理事会時の業務報告は、総会の一般経過報告に転換するものであり、常日頃の保存が必要になる。

(2) 理事会の決議事項が各担当役員に於いて実行されているのかどうか調整と点検が求められる。

(3) 町内会費の徴収は毎年４月に役員が分担して行い、町内会に引き継ぐものとする。

(4) 集会室・管理室の備品・諸書類の整理整頓は特に重要である。

(5) 理事会運営要領（理事会の進め方）は業務を進める中で改善して、理事会決議に基づき逐一加除して整備する。

２．広報

(1) 区分所有者・入居者の意見・提言を理事会運営に反映させるために、各種のアンケート調査等の情報収集に努める。しかし、無署名の批判、中傷は当然除外される。

(2) マンション通信は定期的に発行することは必要であるが、できるだけ組合運営に必要なものを掲載して住民と役員を結ぶ相互報告情報誌として位置づける。

３．会計

(1) 効率的財政運営のために、常に経費の見直しを行い、慣例・前例主義に陥らない。

(2) 滞納問題の対処は、管理組合の運営の重要な事項として、毎月確実に対処することが必要である。

(3) 会計の経理は予算主義の原則を厳守するために、予算計上を上回る支出が発生することが予想される場合は、予備費の充当について理事会で決議して実行しなければならない。また、予備費内で流用できない場合は、臨時総会を招集して補正予算を計上しなければならない。

４．建物・設備

(1) 法定点検の確認行為の励行と各種修繕工事の立ち会いと確認は管理会社と協議して実行する。

(2) 管理員業務における「建物・設備の日常点検」の確認を行う。

(3) 長期修繕計画の策定と見直しを行う。見直しは５年ごとに行い素案を理事会に提出する。

(4) テレビのデジタル化に伴う、設備の改善等を平成１９年度中に実行する。

(5) 消防法の改正に伴う、専有部分の警報機設置の啓蒙と安価な購入（共同購入）を平成１９年度中に実施。

５．環境整備

(1) マンション敷地・建物等の環境保全のために、清掃・整備は重要であり、管理会社と協議して進めることとする。

(2) ペットの飼育管理において、細則遵守の励行を求めて苦情が発生しないように努める。

(3) 自転車等の不法投棄に対しては厳正に対処することとする。

８．修繕工事等の発注方法

　管理組合の設立目的は、既に明らかのように当該マンションの建物・設備の維持保全にあり、管理組合が適切な工事を履行することにより、建物等は長期に保全されることになる。
　従って、これらの工事の発注に関する運営要綱を規定することは、無駄な工事費の支出を防止したり、適切な時期に工事を行う上で必要な要件になりうるものである。

１．日常的に保全すべき工事（小修繕工事）

(1) 修繕すべき工事個所の劣化状況の把握
　工事の発注に関して留意すべきことの第一は、当該劣化個所の診断を行い、何時、どのような補修工事等が必要なのか把握することが求められる。

(2) 当該工事の仕様書等の作成
　次に、工事を行うべき個所の設計書、仕様書を作成する。本書は官庁工事関係書類を参照したものを徴収すること。
　工事仕様書・設計書の作成を依頼した業者が、工事を行うべき見積書の提出を行い最低価格で工事を発注することとなった場合は当該工事仕様書に係わる作成費用は支払わないこととする。
　また、当該工事仕様書を作成した以外の業者が最低価格となって工事を受注することとなった場合は、当該仕様書等に要した費用を仕様書等を作成した業者に支払うこととする。

(3) 事業計画に盛り込み
　予想できない緊急の工事（台風とか水漏れなどの緊急）の保存は、一般会計の当初予算で適切な予算を確保しておくことは必要である。しかし、劣化に基づく工事は、当初予算に計上することと事業計画に盛り込むこととする。

(4) 見積書提出業者
　見積書の提出業者は工事を履行させるために官庁指名業者（北海道・札幌市等の指名業者）とする。

(5)「競争入札方式」による公正な業者の決定
　適正な工事費契約を行うために、工事仕様書等を参加業者に示した、「競争入札方式」による見積書の提出を行うこととする。業者の決定は最低価格業者とする。

(6) 関係書類の提出
　工事に際しては次の書類の提出を求める。
　工事工程表、現況写真、工事経過写真、工事完了写真、工事保証書等

２．大規模修繕工事

　大規模修繕工事は、建物等の劣化状況に合わせ計画的に行うものであり、長期修繕計画に基づき実施することとなる。しかし、当該マンションのように建築後２０数年を経過したマンションは計画とは無関係に劣化が発生することもあり、長期修繕計画の見直しを適正に行うべきである。

(1) 計画的に劣化診断を実施
　平成１３年に大規模修繕工事（屋上の防水工事、外壁等の塗装工事、専有部分の給水管工事）を行ったが、適切さを欠いた個所が見受けられる。従って、現在も当該工事の不具合個所の是正を求めているが、このような不具合が今後も発生することが予想される。従って工事後８年目の平成２０年に建物と設備の劣化診断を行うこととする。

(2) 長期修繕計画の改正
　劣化診断に基づき長期修繕計画を改正することとする。

(3) 大規模修繕工事は「設計監理方式」を採用
　大規模修繕工事の施工は建築士としての専門的知識と経験が要請される。したがって、従来のような業者に丸投げ的な業者責任施工方式は、経費の無駄に繋がりやすく、それらの予想される問題点を排除するためにも、住宅金融公庫や専門機関の推薦する設計監理方式を採用することとする。
　当該方式は、理事会のパートナーとして劣化診断を行った建築士に、設計書等の作成と工事監理を委任することになる。

(4) 設計図書の作成
　小修繕と同様な関係図書の作成。設計する建築士に依頼することとするため経費の支出が伴うために、総会決議が必要であり、工事の行う前年に必要な議決を要する。

(5) 修繕積立金会計における工事の計上と事業計画の総会決議
　総会決議が必要であり、工事の行う前年に必要な議決を要する。

(6) 指名すべき業者の選定
　大規模修繕工事は、建設業法に規定する国土交通省登録業者とする。また、当然のこととして官庁の指名資格取得業者とする。

(7) 見積書の提出
　小修繕工事と同様

(8)「競争入札方式」による公正な業者の決定
　小規模修繕と同様

(9) 関係書類の提出
　小規模修繕工事と同様（工事によっては施工図面も含む）

９．管理委託契約の進め方

　管理委託契約の締結は次のように取り進めることとする。本契約の締結は総会の議決案件であり、毎年度定期総会の議題として提案することとする。

(1) 管理委託業務は次のとおりとする。（業務と業務費用）
　事務管理業務、管理員業務（日常清掃を含む）、管理報酬、定期清掃業務（ガラス清掃含む）、受水槽清掃業務（簡易専用水道検査費用を含む）

(2) 毎年、１月末日までに次年度の管理委託契約に係わる見積書を提出させて、２月の定期理事会で契約に係わる意思を決定する。これまでの契約に係わり債務不履行など当該管理組合に特別の損害を与えていない場合は、引き続き契約する旨、総会の議決事項として提案する。

(3) 管理委託契約に係わる契約金額の見直しを何時も行い、適正で業務履行の可能な契約金額で締結すること。

(4) 平成１９年度の契約は「平成１９年４月１日〜平成２０年５月３１日まで」の１４ヶ月とする。その理由は、毎年定期総会の議決事項であり５月に開かれる総会後が適正と判断する。平成２０年度以降の契約期間は１２ヵ月となる。

(5) 適正化法に基づく関係書面の交付は適切に行わせることとする。
　法第４４条に規定されている登録業者とし、法第７２条、法第７３条の書面の交付等は遵守させることとする。

１０．管理費等の滞納対策

　本業務は管理組合の業務の中で最重要業務として位置づけて、毎月必要な対策を講じるようにしなければならない。それは、先の最高裁判所の裁判例に見られるように、本債権の時効期間が５年間となり、５年後から毎月時効が発生し、管理組合の大切な財産が失われることになる。
　管理委託契約によれば、管理会社の業務履行は毎月滞納者に対して、督促を行い長期に滞納する者にあっては理事会と相談して法的対処をすることになっている。しかし管理会社に全て依存していると悪弊が生まれることは疑いない。
　理事会業務として、改めて、次のような適正な措置を講ずることとする。（関係書類は別紙を参照）

(1) 毎月の定例理事会で未納者の実態を報告し、理事会の重要な業務として認識すること。

(2) 滞納者に対しては管理会社と協議して、電話や直接面接の上督促をする。

(3) ３ヵ月以上の滞納者に対しては、催告状（別紙督促状を参照）を発布して督促を促すこと。民法に基づく承認書の提出を求め、時効の中断と、滞納の整理を強力に進めること。

(4) ６ヵ月以上の滞納者に対しては、催告状の発布に際して、裁判提訴や、賃貸物件であれば賃貸料金の第三者差し押さえを行う旨明記することとする。

(5) さらに、催告状を発布しても引き続き滞納を続けるようであれば、少額裁判及び、賃貸料金の第三者差し押さえを実行する。この場合は規約に規定してある理事会決議を行い、法的手続きに移行するものとする。

(6) 裁判費用については規約に規定してあるように、すべて被告である滞納者の負担であり、その徴収は誤りないようしなければならない。

１１．専有部分の修繕工事等の対応

　管理規約第１７条（専有部分の修繕等）の規定に基づき本専有部分の取り扱いの細部は次のとおりとする。（関係書類は別紙を参照）

(1) 区分所有者が所有する専有部分の修繕・改修工事は当該工事の設計図書（設計書、仕様書、工程表）を添付した申請書を理事長に提出すること。

(2) 申請書等の書類は関係工事を施工する、二週間前までに提出すること。

(3) 申請書の提出に基づき理事会を開き、許可、不許可の決議を行い、申請者に通知すること。

(4) 不許可の場合は理由を明示して申請者に通知するものとする。

(5) 許可証には工事の施工期間及び時間を明示すること。
　時間帯は通常午前９時から午後５時までとする。当該時間帯以外の工事は、両隣と上下階の入居者の同意に基づき許可する場合もある。

１２．ペット飼育細則の運用対応

　ペット飼育細則の運用を適正に実行するために、次の事項に定めるとおり運用する。

(1) 理事会はペット飼育申請書の提出に基づき審議し、承認・不承認をできるだけ早く決定し、申請者に通知する。

(2) 許可したペットに係わって、細則に基づき毎年ペットの資料を徴収する。

(3) 飼育ワッペンを専有部分玄関入り口に張り出す。

(4) 随時アンケート調査などで問題点を探り、その是正に努めること。

１３．補正予算の対処（予備費の流用）

　一般会計に係わって、年度途中における予備費計上額内の他科目への流用（補正予算）に関して次のように定める。従って、予備費計上額以上の予算の補正は臨時総会の決議をもって実行するものとする。
　また、災害時の緊急対処に伴う、予算計上額以上の支出は区分所有法に規定する管理者の職務権限の許す範囲以内とする。通常の予算執行は予算計上以外の支出は臨時総会の決議により実行する。

(1) 特定の科目に於いて支出が何らかの理由により、予算より過大になる場合は、その理由を明確にして予備費の流用を理事会に提案して了承を受けること。

(2) 理事会決議後、予算書を（予備費の減額、当該予算の増額）是正し支出を実行する。

(3) 管理費等の計上財源以外の特定財源（保険金等の収入）による収入があったとしても、その財源による支出は予算主義の原則からして認められない。

１４．決算報告書の作成

１５．予算案の作成

１６．事業計画案の作成

１７．除雪対策

１８．植栽の保存と剪定

１９．損害保険の付保と会計処理

２０．町内会との提携

２１．情報の公開と広報活動

２２．防犯・防災対策

２３．理事会運営の諸様式　（用紙はＡ４版とする）

総会開催通知

総会出席票

委任状（総会）

書面投票（議決権行使書）

総会議案　表紙

総会次第

一般経過報告（事業報告等）その一

一般経過報告（事業報告等）その二

決算報告書

決算報告書　支出の部（管理費会計、修繕積立金会計など会計別に作成）

決算報告書

決算報告書

決算報告書

監査報告書

事業計画案

予算案

管理委託契約の締結

役員の選任

総会議事録

理事会の議事録

理事会広報

理事会の引継書類

理事会引継書

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