課題別項目

説　　　　　　　明

各種の契約締結（管理委託契約、建物、機器メンテナンス契約等）

契約期間が満了した場合には契約は終了するが、普通自動更新条項が付されているので、契約を期限内で消滅させる場合は事前に通告しなければならない

管理会社との契約

○管理委託契約には通常、共用部分の維持管理、建物設備の保守点検の管理業務、また管理費等の徴収管理などの出納、会計の管理運営が含まれている

○一般的には管理会社が作成し管理組合に押しつけているので管理組合にとって不利な内容になっている場合もある。吟味し、対等の関係を保つべきである

○委託契約費用が業務の内容と比較して法外なものでないかどうか調査研究が必要になる

○契約内容が正当に履行されているか、契約期間中であっても管理会社に業務不履行があれば契約を解除できる

○委託した業務内容をきちんと履行しない場合には、管理委託契約上の債務不履行として契約を解除し、被った損害の賠償を請求できる

昇降機のメンテナンス契約

○メンテナンス契約の中では高額な契約費用になるので、充分調べて行うこと

○契約の内容についても日常の点検項目が全て網羅されているか注意すること

○年に一度法定点検を受けなければならない（建築基準法１２条２項）

清掃業務委託契約

○定期清掃委託概ね３ケ月毎に床の水洗い及びワックスによる手入れ

簡易専用水道検査委託契約

○年に一度給水を止めて給水タンクを清掃して検査を受ける（水道法３４条２項）

建物定期点検検査委託契約

○建物全般と設備関係を点検し市役所に報告する（建築基準法１２条）

消防施設点検委託契約

○３年に一度点検報告書を消防署に提出することになっているが一般的には毎年点検をしている　（消防法１７条３項３）

機械警備委託契約

○各戸に設置されている火災警報装置、各階の警報装置等による警報を一元化して警備会社に委託している

自動扉メンテナンス委託契約

○主にエントランスのドアの保守点検を指している。フルメンテナンスでは故障が発生すれば何時でも実施するが概ね年２回位点検している

ロードヒーテングのボイラー保守点検委託契約

○主に駐車場の降雪対策の為に設置されているもので、そのボイラーの点検及び修理である

管理会社に委託している管理業務

事務管理業務　（管理会社が日常的に行う一般的業務）

出納業務

○管理費、修繕積立金、専用使用料、駐車場使用料、町内会費、水道料、暖房灯油料、等組合員が管理組合に支払うべき金銭の収納と指定銀行への預金

○諸費用の支払い

○諸帳簿の管理

○未集金の督促及び徴収

○敷地等に係る公租公課の配分、徴収及び納付

会計業務

○管理組合の決算、予算案の作成の補助

○管理組合会計の収支状況の定期報告

管理運営業務

○補修工事、設備の保守点検等の外注に関する業務

○防火管理業務の補助

○施設運営の補助

○大規模修繕計画立案の補助

○総会、理事会の補助

○組合員に対する情報伝達の補助

○官公庁、建物分譲業者等との折衝の補助

管理員業務　（管理人の日常の業務）

受付等の業務

○外来者、住居者との応対、電話の接受、等

○共用部分に係る鍵の保管及び貸出、管理用備品の管理

○情報伝達の掲示並びに入居者及び退去者の届け出の受理

○官公庁との連絡、対応等

点検業務

○建物、諸設備及び諸施設の点検

○照明の点灯及び消灯並びに蛍光灯等の点検

○諸設備の運転及び作動状況の点検並びにその記録

○各種警報装置の点検

○各種メーターの検針

立会業務

○諸設備の保守点検の際の立会い

○共用部分の営繕工事の際の立会い

○清掃業務の立会い

○ゴミ収集の際の立会い

報告連絡事項

○定時報告及び緊急時の連絡

○日誌の記録

管理補助業務

○防火管理業務の補助

○未収納金督促業務の補助

清掃業務　（日常的な建物部分及び屋外部分の清掃）

○契約に基づく作業標準回数を行う

○場所別、作業別毎の作業は通常要すると認められる範囲及び時間に於いて行う作業とする

設備管理業務

建物管理

○共有部分全てに渡って定期的に外観点検等を行う

屋外施設

○外観点検、植え込み等の手入れ

マンションの管理体制

役員体制

○区分所有法では独自の規約を定め役員を選出することを規定

○管理組合が組織された区分所有者の団体では、管理の権限を有するのは理事長でありとくに管理者を置く必要はない

役員の選出

選任の手続

○管理組合の理事の選出については法２５条１項が準用

○選任は総会の決議により行う（組合員の過半数が出席し決議権の過半数で決める

○理事、監事は総会で選任し、理事長、副理事長、会計担当理事等は理事の互選で行う

役員の資格

○法は区分所有者に限定していない

○多くの管理組合は組合員に限定している

○配偶者も区分所有者の共有であれば当然役員資格はある

○夫、妻の何方かが所有者であっても規約に選任資格を「配偶者も選任出来る」と規定されていれば何ら差し支えない（また同居の家族も理事会業務を執行出来る者であれば問題はない）

役員の権限と責任

権限

○管理組合法人は理事の職務権限が法定されている。法人でない管理組合は一般に理事長、副理事長、理事が置かれていてそれぞれに権限がある

○理事長は管理組合を代表し日常の組合業務を執行する。組合の業務執行は理事長名で行う。執行する組合業務に関して得た債権、債務は組合員全員に及ぶ。組合総会において執行した業務の内容を報告しなければならない。組合総会の招集を行う。法は法人でない管理組合について、管理者以外の役員を予定していない。従って理事長を法上の管理者とする旨の規約を規定している例が多い

○副理事長は理事長を補佐する。理事長が病気や事故ある場合はその職務を代行する

○理事は理事会を構成する。規約で理事の任務を規定している場合はその職務に専念する

責任

○民事責任────　役員がその任務に背き組合に損害を与えたときは、その役員は管理組合に対して損害賠償の責めを負う。（規約で定められた事項または総会での決議事項を故意に又は過失により履行せず、組合員に損害を与えたときは民法上の債務不履行の原則より、損害賠償を払わねばならない）履行補助者（管理委託会社）の過失によって組合業務に損害を与えたときは履行補助者に適応される一般法理に従う。

○刑事責任────　金銭やその他の財産の不法取得等で考えられるのは業務横領罪及び背任罪である。

理事会の業務と運営

理事会の業務

○決算報告案、事業報告案、予算案及び事業計画案の作成

○規約の変更案、使用規則（細則）の制定または変更案の作成

○その他総会提出議案の作成

○総会の招集と運営

○予算、事業計画の執行

○義務違反者（共同の利益に反する者）に対する勧告または指示に関する事項

○長期修繕計画の前提調査など総会から付託された事項等

○日常管理業務一般───　管理委託契約等の諸契約締結に関すること。長期修繕計画案とその資金計画案の作成。消防計画の作成とその提出及び防火管理者の選任。理事会の定期開催とその招集。組合運営に関する情報の公開とその伝達。ペット飼育管理規則案の作成。財産の管理に関する事項（預金通帳及び理事長印のチェック機能の有する保管）。収支に係る理事会の意思確認の明確化。等

理事会の運営

○理事会の運営については法に特に定めはないが理事会の業務を執行するに相応しい方法が望まれる

○理事会の招集は理事長が行うが定期的に定める等理事の全員が参加れるように配慮されるべきである

○理事会の議長は規約で理事長がなることが多いようだが、規約で理事から互選するとしてもよい

○理事会の議事は理事の過半数が出席し、その過半数で決する事例が多い

○理事の代理出席について「理事に事故等があり出席出来ない場合はその配偶者または一親等の親族に限り認める」最高裁の判例がある。

○理事会の議事は議事録を作成する

総会の運営と決議

総会の役割

○管理組合においては管理組合総会は最高の意思決定機関でありマンシヨン管理について最も重要である

○この総会の決議については規約とともに区分所有者が入れ代わっても効力を有する（法４６条──　特定継承人）

原始規約の見直し

○マンション入居の際販売業者が作成しているもので、所有者が自主的に管理運営していこうとしたとき、この原始規約が障害になる場合がある。

総会招集の手続き

○毎年１回一定時期に管理者が招集する（法３４条１項、４７条６項）会計年度の末日から１ケ月以内が普通とされている

○背任行為等を追及されることを恐れて理事長が総会を招集しない場合には監事、あるいは所有者の五分の一以上の同意があれば総会を招集できる（法３４条）

○総会の招集は適正に行われなければならず、故意に特定の所有者に通知がなされなかった場合はその総会の決議は無効になる

○少なくとも総会の一週間前には総会の議題を明示した文書を送付し議案を検討する期間を確保しなければならない

○招集文書には集会の日時、場所、会議の議題、が記載されなければならない。また重要事項例えば修繕積立金の変更、共用部分の変更、規約の改廃等については内容を詳しく明らかにすること

○総会当日に議案を提出して出席者だけで議決することは無効になる（手続き違反で無効とした東京地裁判時１２６６号）

○規約の改廃、義務違反者に対する使用禁止の訴状提出など特別決議は所有者の四分の三の出席及び委任による決議権行使が不可欠である

○普通決議（法３９条１項）事項は区分所有者の二分の一の出席が必要になる

総会の運営

○法は管理者が議長を努めることを原則にしているが、通常は規約で理事長が努めることになっている例が多い、また五分一条項の少数区分所有者が総会を招集した場合はその所有者一人が議長を努める

○議長と議事録署名者を決めてから必要な組合員が参加しているか確認して、予め通知してある議題の審議にはいる。議事の進行は通常の会議と同じに行い議論が出尽くしたところで採決となる

○議事録は総会で決議された内容について簡単明瞭に記述しなるべく短期間の内に組合員に配付すべきである

マンション管理の財政執行

マンション運営で組合員間のトラブルのもとは金銭管理の杜撰さがその要因であることが大きい。理事会の会計チェック機能が不完全のために修繕積立金を不正に流用して刑事告訴された事件や管理会社に預金通帳や理事長印まで預けて全てお任せにしていたところ会社の資金として使われて組合が損害を受けたこと等マンションの管理に当たって、財政の健全な執行は極めて重要な課題である。従って管理組合はその管理形態がどの様であれ財政運営の要綱や会計規則等の規定を制定し、理事会の構成がいつ変更になっても一貫した会計実務が執行されるようにしなければならない。

また、管理組合の収入は一般的には所有者が負担する管理費、修繕積立金、駐車場使用料等になっていて、支出はそれら共有部分に係わるものである。

会計を目的別に区分した経理

資金の管理、運営は一部の者のみが理解するものであっては不正が発生しやすい組合員の誰が見てもそのシステムが簡単で分かりやすいものにする。それには支出の目的毎に会計を区分することにある。

一般会計

○修繕積立金会計、水道料金会計、暖房料金会計等以外の共有部分に係わる一般的な領域

修繕積立金会計

○長期修繕計画とそれに基づく修繕積立金の管理、運営

○各期毎の一般会計余剰金の繰入（余剰金は当会計に積み立てることを決議している場合）

水道料金会計

○簡易専用水道設置建物の入居者負担の水道料金の受入れ及び水道事業者への一括水道料金納付

暖房料金会計

○暖房用の燃料タンクが建物共有の場合入居者負担の暖房料金の受入れ及び燃料業者への一括料金支払い

会計のシステム　（収入、支出）

収入の部

○管理組合（管理会社に委託している場合でも）は所有者及び入居者に毎月請求書を発行し、管理費、修繕積立金、水道使用料駐車場料金、等を指定された日時に各組合員、入居者の銀行口座（郵便預金口座）から引き落とされ、一括して管理組合の指定口座に収納されるようにする。期日に間に合わないものの対応について協議しておくこと

○収納された管理組合の口座から目的別の口座へそれぞれ振り分ける。その際これらの一連の行為は「収入確認書」等の書式に記載し理事長、副理事長、会計担当理事のチェックを受け、毎月組合員の収納と未納の実態を的確に把握する

○組合収益になる公衆電話料、資源回収代金等も「収入確認書」を起こし明確にしておく

支出の部

○支出は目的別に区分されているので、各口座からは目的以外の支出は出来ない。例えば水道料金会計から委託契約料の支出はできない

○各個別の支出に際しては必ず「支出決定書」等のような書式に記載し、理事長、副理事長、会計担当理事のチェックを受けてから理事長印を押印した銀行の払い戻し請求書を管理会社に引き渡す

○毎月の定例支出は：電気料：エレベーターメンテナンス料：機械警備料：管理委託費：電話料：組合運営費：銀行手数料等又水道料（２ケ月毎に支出）

○臨時の支出は：水道清掃検査費用：建物検査報告費用：消防施設点検費用：自動扉保守点検費用：灯油代（概ね１２月から４月まで毎月）：除雪経費：ボイラー保守点検料：備品費：修繕費　等

財産の管理体制　（保全のためのチェック体制）

預金証書

○定期預金証書、保険証書は理事会で保管者を決めて保有し、定的に提示を求めて確認する（組合名義にしなければならない）

普通預金証書

○毎月の収入と支出があるので管理会社に保管させ、月に一度試算表と提示させ確認する　（組合名義にしなければならない）

理事長印

○理理事長印は理事長が保管する

職印と証書の保管

○理事長印と各種預金証書は同一人が保管してはならない

報告と監査

○管理会社は契約に基づき当月分の決算について翌月の１０日まで試算表を提出させ理事会に於いて供覧に付す

○又当該関係書類に基づき監事による定期月例監査を実施する

収支の点検

○不法や不当の支出がないか、また収入が正確になされているか点検する。下半期には決算見込みを立てて今期の収支が予算の枠組み通り執行されているか確認をする

水道・電気・暖房料金会計に係る点検事項

○建物全体で水道料、電気料、暖房料等の親メーターがあって、それらの機関や会社に対して管理組合が一括して支払い各入居から子メーターにより集金している場合がある。これは管理組合が入居者に対して取得する立替え債権である

○これら料金の徴収、一括納付に於いて管理組合がその決算に於いて赤字になることはありえない。もし赤字が発生し管理費から負担した場合は組合員からの損害賠償が発生する。従ってメーターの計量には充分心して当たらねばならない

○特に水道料金は水道事業の特例事項の該当によって管理組合にかなりの剰余金が入る。もし赤字の場合は改めて点検し問題点を究明すべきである

特定継承人の管理費等の支払い義務

○法７条１項に規定されている先取特権は債務者（区分所有者）の特定継承人に対しても行うことができる

○区分所有者が管理費を滞納したまま建物を売却或いは競売に付されて所有権が移行した場合、売主の滞納した管理費等は管理組合に支払わねばならない。所有権取得者がその事実を周知していようが未周知であろうが差し障りはない

○理事会は区分所有者の所有権移行については普段から情報を集めて管理費等の不良債権化を防止しなければならない。それら情報を得たならばまず登記簿謄本を閲覧か謄本を請求して変更所有者を確認し法に定められた請求を直ちに執行し、管理組合財政に損害を与えてはいけない

○また、滞納者の債権については民法上年５％の延滞利息を請求できる。管理規約で延滞金利を法定範囲に定めておくことが必要である

管理組合と管理委託会社とのトラブル

「管理会社に管理の全てについてお任せ」にした結果、修繕積立金を流用されたり、余り必要もない修繕を普通の価格を大幅に上回る支出をされたり、契約を履行しなかったりと管理会社とのトラブルは様々である。その損害賠償交渉も長期化になったりし、困難を抱えるものもあり裁判や調停等様々なケースが発生している

管理会社と区分所有者との関係（管理組合）

○管理会社は飽くまでも管理組合から契約によって管理委託を受けたもので民法上の契約関係が成立している。従って管理会社は契約の事項を正確に履行する義務が課せられている。また、管理組合は取り決められた契約金を期日まで支払わねばならない。もし契約の不履行が発生したならば損害賠償の請求や契約解除の権利を行使できる

○管理会社は分譲会社の子会社というケースがほとんどで所有者も販売会社が継続して管理をしてくれるものと誤解していることが多い。管理会社も事実上分譲会社からの委託契約に基づくものと思い込み分譲会社寄りの杜撰な管理をする傾向が多く見られ、そこからトラブルが生まれる要因にもなっている。建物の原始的瑕疵等の要請に対して投げやりにしていること等。

管理組合の権利義務

○管理組合は管理下会社に対し、契約の管理仕様に基づいて業務を誠実に履行することを請求できる（財務業務の定期報告を求め、会計帳簿の提出を求める事が出来る）

○管理組合は管理会社に対して委託費用を支払う義務を負う

管理会社との紛争

○管理費等の管理口座が委託会社名義になっている場合、会社の経営が困難に陥った場合流用されたり、債権者から差押えされることも充分考えられる。

○通帳、職印を管理会社に預けている場合の不正使用

○建物のメンテナンス等専門的な事項について下請けにだすが、仕事の指揮命令系統が不十分でなおざりにされ損害を与える

○建物の設備、機器等が管理会社名義になっていて、管理組合名義に変更になっていない

○管理契約に基づく日常業務の不履行

○報告書類の未提出（支出証拠書類の欠落）

○会計業務の不履行（支払い業務の遅延による延滞金）

○管理会社の独占的共用部分の専用使用権（駐車場等）

○管理危機に対する即応体制の欠如

管理会社に対する行政の規制・指導

○管理会社との紛争防止のために行政規制としては中高層共同住宅標準管理委託契約書を示して関連業者団体に対して指導をしている　（建設省・昭和５７年５月２１日住宅局長通達）

○中高層分譲共同住宅管理業者登録規定（建設省告示昭和６０年８月５日）作り管理業者の登録制度を実施し、これに基づき昭和６２年４月２６日管理業務処理準則を規定した。この登録制度は一定の人的・財務的要件を備え破産等の欠格事項ない業者に登録させる

○この登録制度は育成・指導が目的であるため資格制度でないため罰則規定がない。そのため不良業者が大手を振って、住民の無知・無関心を利用して契約不履行を続けている実態がある

契約を忠実に履行させるトラブル防止

○管理組合の執行機関である理事会が管理委託の業務内容を全て把握して指揮・監督する当事者能力を獲得することがトラブル防止の基本である

○契約上の問題が発生した場合、その事実経過を文書にして事実を基に交渉する（口頭でのやり取りは将来裁判になった場合証拠能力に欠ける。また文書を発送する場合は必ず配達証明郵便が有効である）

○交渉は理事長一人とかの個人プレーは避けて、理事会として集団として行う。

情報の公開と説明責任

マンションの管理、運営について「専門の管理会社に任せているから」安心している、或いは無関心という管理組合に限って一部の理事が重要な情報を独占して組合員に秘密にしている例がみられる。共有部分に係わる情報については組合員に逐一あらゆる方法を講じて伝達し、共有化を図るべきである。それが無関心層を少しでも無くしていく一手段となる。また総会等の会議で決議すべきことも普段から情報を伝達してあればスムースに決定されることにもなる管理、運営に関して理事会は総会決議以外についての業務執行はできないが執行権内の業務についても組合員に対してそれを説明する責任がある

情報の公開と業務の説明責任は管理組合の成熟度を表す指標と言えよう。これらをしっかり実行している管理組合は組合間の揉め事や、金銭の不正は発生しにくい

管理組合機関紙の発行

○定期的或いは臨時の機関紙を発行し、理事会が知りえた情報は基本的に組合員に周知する

○アンケート調査などでまとめた組合員の率直な意見、提案は機関紙に掲載する

○紙面作りには読んでもらえるように工夫する

○各種交渉（管理会社との契約不履行問題等）の経過はその事実を詳しく掲載する

○業務執行に関してもその説明は機関紙で説明するか、臨時の総会や集会で説明する義務がある

マンションの規約

建物をできるだけ良好に管理し、使用するためには法によるだけでな区分所有者間のルールを規約として設定することが後々の紛争解決のために有益である。

また法３条は区分所有者は建物及び付属施設の管理を行うため管理組合を組織し、この法律の定めるところにより規約を定めることができると明記されている。

建物等の管理使用、運営に関する区分所有者相互間の一般事項については規約による自治が認められ法に規定する効力を有することになる。

規約の効力

○区分所有者は規約が制定された場合は当然規約の効力が及ぶ

○その効力は区分所有者だけでなく当然、包括継承人、特定継承人にもその効力が及ぶ

○建物の賃借人、使用賃借人の専有者にも及ぶ、建物の使用方法のみについて及ぶので管理費等の支払い義務を負う訳ではない

規約で決めれる事項

○法３０条１項の規定────　建物等の管理又は使用に関する区分所有者相互の事項

＊建物の専有部分、共有部分、敷地の範囲等区分所有者の基礎的法律関係の事項

＊管理組合の意思決定方法（管理組合の組織、運営、財政、管理者の選任・解任・職務権限の事項

＊建物等の使用方法や管理上の規律規制の問題等所有者間の利害の調整方法の事項

＊所有者の義務違反者に対する事項

規約に規定することに問題のある事項

＊専有部分の譲渡・処分・賃貸を制限する事項

＊専有部分を住居以外の目的に使用することを禁止する使用方法の制限は合理的で有るかぎり有効であるが、その制限が合理的な範囲を越える場合は裁判で無効とされる場合もある

法律で規約されている事項

○法律で規定されている事項については管理組合規約で別に規定しても無効である

＊分譲契約に於いて当初定められていた基礎的な権利関係等の一部を変更すること

＊法で規定された強行規定（管理組合規約に委ねられていない事項）───　法３０条等

規約の制定・改廃

○規約の制定や変更等は区分所有者及び議決権の各四分の三以上の賛成が必要条件となる

○規約の制定や変更等で一部の権利者に特別の影響を及ぼすときにはその該当者の承諾をえなければならない────法３１条

○規約の改廃等は区分所有者の検討を保障するために総会当日１０日以前に内容を通知すべきである

長期修繕計画と資金計画

マンション管理において最も重要な案件は建物の維持修繕を的確に行うことである。それには長期に渡修繕計画を制定し、それに伴う資金計画を決めて着実に実行することである。当事者能力のない管理組合では管理会社任せにしたため、膨大な修繕資金を投入したものの初期の目的が達成されなかった事例もあったり、計画的な資金積立をしてこなかったために一時金で多額の徴収をすることになり悲鳴をあげている例もみられる。

分譲会社は販売を促進するために入居当初修繕積立金の一時金は徴収するものの、全体として安く設定している。中には�uあたり２０円〜４０円位に設定している例もあり、実情に合わせて早急に変更しなければならない。

長期修繕計画の作成

○管理委託契約では普通管理会社が作成することになっているが放置している場合がある。作成していない場合は交渉を持ち期日を限定して作成させるべきである

○作成に当たってはマニュアル等も出回っており、資金計画を作成するために大まかでもよい

○その後修繕の度に修正、補強していくもので始めから厳格な物でなくともよい

資金計画の作成

○修繕計画では３０年間の修理箇所とそれに伴う修繕金額が算出される。それを年間いくらになるか算出して�uの金額を決定する

○一般会計（管理費等の収支会計）から修繕積立金会計に毎期繰り出し出来る金額が確定している場合はその金額を年間修繕積立所要金額から差引すれば積立必要額が算定される

○管理組合の設置目的からして、一般経費の無駄のない効率的財政執行によりできるだけ修繕積立金会計に繰り出しして、組合員の修繕積立金の負担をできるだけ抑えることが肝要である

建物診断

○管理会社等に全面的に任せないで理事会は修繕の情報を収集して、建築士の診断を受けること

○診断の報告書を基に信頼の於ける業者の入札或いは見積もり合わせを実行して随意契約は避けるべきである

○工事中と完成後は専門家による検定を受けて、瑕疵ある場合は直ちに工事のやり直し等を請求すべきである

修繕計画の修正と補強

○修繕計画は大規模修繕が終了した段階でそれ以降の計画の修正及び補強を行い、資金計画も当然見直さなければならない場合も想定される（現行の資金計画で今後も施工できる見込みが立てばその必要はない）