|
管理会社の管理委託業務「債務不履行問題」の概要 ○○年○月○日 ○○○○○○○管理組合 第○期理事会 はじめに ○○年○月○日に開かれた第○期の管理組合定期総会で、従前の例に習い入居階数の上階から順次理事が選出され第○期の理事が決定（○○○号室○○、○○○号室○○、○○○号室○○、○○○号室○○、○○○号室○○、○○○号室○）しました。 第○期理事会は○○年○月○日に漸く第○回理事会を理事各位の努力により開催にこぎつけ理事会の役職（役職は理事長○○、副理事長○○、会計担当理事○○、理事○○、理事○○、監事○）を決めて発足致しました。総会後○カ月もの間理事会を機能させなかった理由は既に理事会通信等を通じて明らかにしてきたところですが、本『契約不履行問題』の根幹に係るものでもあり、改めて経過を辿ってみます。 当管理組合の理事会は建物等の財産を適正に管理し運営することが、建物区分所有法（マンション法）で決められており、しかもそれには当然ながら権利義務行為が伴う厳しい規定が課せられております。しかし理事会を構成する理事は一般的にはそのような専門的な知識はありません。その為管理組合は余程のことがない限り、管理委託を職業にしている会社等と委託契約しているのが普通の実態です。 さて、その管理委託会社に総会の招集から日常の業務まで任せていたのにも係わらず、第○期の理事会は中々招集して開いてくれませんでした。（○○月に一度だけ開いたが参加の確認などが不充分なため、成立に必要な過半数の理事が出席しませんでした）その結果相当な期間理事会が開かれませんでした。 このまま理事会が機能しないということは、理事の業務執行責任上大問題と考え自らの責任により理事会を招集するに至りました。第１回理事会を開催するに当たり、○○が管理委託会社の了解を得て、理事の皆さんの日程調整を行い全員が出席できる日時を決定しました。 第１回理事会では仮議長を理事長が選出されるまで○○が勤めさせて頂ました。この会議では前第○期理事会からの懸案事項の引き継ぎ案件があり、それも含めて審議してきました。 その後は皆様もご存じの通り理事会は定期的に開催され、まだまだ不充分な体制と力量ですが皆様の叱咤激励を受けながら今日に至っているところです。 理事会に課せられた法的責任 既に、○○○通信で周知してきたところですが、ここで再度理事会の責任について確認したいと思います。 管理者（理事会と代表者）は建物区分所有者との委任契約（これは○○○○○○管理組合管理規約をいいます。入居の際販売元の○○○○㈱から受領しています。）に基づいて、マンション法および規約、集会の決議等に定められた範囲内の事務を行う権限があり、また義務を負うものです。ですからその義務に違反し誠実に職務を行わなかった場合は残念ながら民事上、或いは刑事上、更には建物区分所有法上の責任を負わなければなりません。 民事上の責任は債務不履行または不法行為に基づく損害賠償責任が主なものです。ご存じのごとく管理業務は相当広範囲にわたり、その業務の中には専門的、技術的知識を要するものもかなりありますから、その道のプロと委託契約をすることが殆どです。 この委託契約者つまり履行補助者の故意、過失によって管理業務が不履行となり、区分所有者に損害を与えた場合、管理者にはどんな責任があるのか、負うべきなのかという問題があります。このような場合は履行補助者の過失責任の一般的法理に従い、管理者はその業者の専任・監督に過失があったとき責任を負います。今回の○○○○㈱の「委託契約不履行問題」は正にこの事に帰着します。つまり管理者としての理事会が曖昧な態度で見逃していればこの責任は法律的に追及されて当然であります。 今回の折衝に当たり、（株）○○○○の○○○○が一度出席して、「取るに足らない」問題という認識を示し、理事会側から厳しい叱責を受けましたが、このような態度で管理委託にあたられたら、問題が再発生しないとは限りません。もし今後も委託業務を続けるのであればこのような経営姿勢は抜本的に是正しなければならないでしょう。 次に刑事上の責任としては保管中の管理組合の管理費や修繕積立金を流用した場合など、業務上自己の専有する他人の物を横領したときは業務上横領罪が成立します。また管理者が自己または第三者の利益を図り区分所有者に損害を与えた場合は背任罪が成立することになっております。 この他、刑事上の責任でありませんが、管理者が規約または議事録の保管・閲覧義務を負っている場合にこれに違反して閲覧を拒んだときは、１０万円以下の過料が課せられることもあります。 以上かいつまみ述べましたが、管理組合員さんの中に「理事会は㈱○○○○に対して敵意剥き出ししているように感じられる」というご意見がありましたが、決してそのような態度とっているのではなく、飽くまでも民法上の契約不履行問題の解決のために努力しております。それが共同の財産管理で理事会に課せられた責任と義務なのです。 履行補助者（○○○○）の契約不履行の実態 第○期理事会が実際に機能を果たしだしたのは総会後○カ月後の○○月からであり、それまでは履行補助者の㈱○○○○に完全お任せの状態でありました。しかし法律研究をしてみれば理事会の責任は極めて大きい事が判明しました。理事会が指摘した一連の契約不履行の実態を明らかにし今後の教訓にしたいと思います。 ① 第○期総会（○○○○’○’○○開催）後直ちに開くべき理事会の招集を長期間放置して、理事から厳しく申し入れられ漸く開くが、連絡の不徹底で定数参加されず流会となる。その後申し入れるが聞き入れられず、理事会独自で招集し全員参加で第１回理事会開催する。──── 管理運営業務、理事会運営の補助義務違反 ② ゴミステーションの看板等の設置が第２期理事会当時からの指示でありながら、再三の申し入れで設置は○○○○’○○’○○’となる。───── 設備の保守点検等の外来に関する業務義務違反 ③ 土・日・祝祭日のロードヒーティング、ボイラーの運転は管理人が雇用契約上休暇にもかかわらず、個人の献身的なサービスで組合員の入居当初から行っていたもので、この点を指摘したところ会社で責任を持って実施するとしたが、降雪のときも晴天の時もボイラーは稼働している。───── 雇用契約違反、点検業務義務違反 ④ 第２期決算の剰余金○○○万円の修繕費積立基金の定期預金積立が総会決議に反して積み立てられていなかった。───── 出納業務義務違反 ⑤ 防火管理体制について、理事会に虚偽の報告をしていた。 ⑥ 浄水器の購入に関してマージンを上乗せして販売していた。理事会並びに購入者に対して事実を明らかにしない販売方法と管理費等と同様な代金の徴収方法に問題があった。────── 報告義務違反 ⑦ 第１期中の会計処理の不適切な業務不履行 ・電気料○○○，○○○円１１月に払うべきところ２月に払い、○，○○○円の延滞金を当管理組合経費から支払っていた。 ・同じく○○○，○○○円１１月に払うべきところ２月に払い、○，○○○円の延滞金を当管理組合経費から支払っていた。 ・その他経理間違いや支払い遅れが○○件ある。─────── 出納業務義務違反 ・また、経理が混同していて性質別に区分されておらず誰が見ても理解しがたい内容になっている。 ⑧ 第○期中の会計処理の不適切な業務不履行 ・保険料○○○，○○○円のところ○○○，○○○円支払う○○○円の過払い。 ・経理間違いや支払い遅れが○件ある。─────── 出納業務義務違反 ⑨ 防火管理者資格取得講習費用を○万円支出していた、総会で決定したと言っていたが記録にない。従って支出の根拠がない。─────── 出納業務義務違反 ⑩ エレベーターの保守点検契約が第１期中に結ばれていたが、日付がなく、契約当事者の 理事長名もない、更にこの契約は理事会に相談して締結していない。民法上は契約が成 立していなくて、契約代金を払う必要がないもの。しかし理事会に代わり毎月１２万円支払っていたもの。────── 代理権の乱用で㈱○○○○その責任がある ⑪ ロードヒーティングの保守点検契約が結ばれていたが契約当事者は㈱○○○○になっているにも係わらず○○万円余を支払っていたもの。────── 代理権の乱用であるが契約上はそもそも払う必要がない。 その他にも指摘した事項があるが、以上について事実を踏まえ委託会社と粘り強く交渉してきました。その結果全般的な社長名による謝罪と賠償金、個別の課題に謝罪と賠償金が示されました。理事会はそれらの問題点等を検討した結果別項の通り回答する事としました。 履行補助者（（株）○○○○）の契約不履行に関した責任と賠償 ○○○○’○’○’付けで（株）○○○○社長○○○○名の文書が理事会との最終的な交渉の席上示されました。これは今まで理事会で検討、議論してきた委託契約違反について漸く真摯な姿勢を示したものでした。当初は理事会の指摘にもまともに対応しようとしておりませんでしたが、違反の事実を突きつけられたり、法律的根拠を示され逃げ場が無くなりました。また司法の場に委ねるにしても、長期化と会社のイメージダウンは避けられないと判断したのではないでしようか。 ① 業務全般に関する回答書の要旨────── 理事会から指摘した、委託業務の疑義や過失について管理組合員各位に迷惑を掛けた事への謝罪と今後は指摘された点を踏まえて業務遂行に当たる。賠償金については○○万円を支払う。 ② ロードヒーティングの保守点検の契約締結回答の要旨────── この件については全て会社の責任でありお詫びする。賠償金については○万円を支払う。 ③ エレベーターの保守点検の契約締結回答の要旨────── 契約に至った経過が書いてあり、契約の経過等は理事会に全く報告しなかったことや契約書の作成が不備であることを認めている。賠償金については○○万円を支払う。 以上のような回答書と㈱○○○○から詳しい説明があり、理事会が指摘していた事項については納得の行く業務改善方針が示されました。 従いまして理事会としては今後の契約は改めて検討しなければなりませんが、この契約不履行問題においては誠意ある回答と姿勢を示したものと評価して受け入れることにしました。 理事会の責任を全うする基本的姿勢（立場） さて、○○月から第○期理事会が正常化して以来４カ月が経とうとしています。素人の言わば何も分からない者が理事に選任され、無我夢中の内に時が過ぎたという実感がしておりますが、大変な経験をさせて頂きました。先にＮＨＫの『マンション修繕費積立金問題』特集をご覧になった方もおられることでしょうが、履行補助者に全面的に業務を任せることは結局問題の先送りと共に解決を一層困難にしてしまうことになります。ＮＨＫの放送は私たちマンション入居者にとって良い教訓を示していたのではないでしょうか。 つまり、入居者、特に理事会は業務を管理会社に委託するにしても、その業務が履行されているのかどうか、点検確認する義務と責任があるということです。この責任を放棄していると当然法的に対処されるということになります。 そこで今までの経験から、また建物区分所有法の管理者の責任から理事会には次のような運営の姿勢（立場）が求められていると思います。 ① 理事会が得た情報は入居者に知らせる義務 ───── またまだ不充分ですが、○○○通信と臨時のお知らせを随時発行して、理事会が知りえた情報や理事会の決定事項について情報を提供してきました。今後は一層充実したものにしたいと考えております。 ② 理事会を定期的に開催する義務 ───── ○○月から毎月１回だいたい月の中日に開いております。今後は事前に日時をお知らせして公開する方向で検討してみたいと思います。 ③ 履行補助者（管理委託会社）には契約義務の履行を求める義務 ───── 第○期もまだ途中ですし、これからも委託会社の担当者や責任者とは日常的にコンタクトをとり業務がスムーズに展開できるように意思の疎通に努めたいと思います。 ④ 問題が生じたら直ちに対処する義務 ⑤ 会計処理の明確化と経費の無駄のない効率的運営の義務 ──── 今期から理事会で理事による収入、支出のチエックを実施しております。また灯油代が今まで業者の言い値でしたが１月から交渉して３円引下げました。ヒーティングも降雪のないときは止めて節約しております。 終わりに 管理組合の運営は履行補助者に「全てお任せ」の状態は後になって問題が堆積するという、全国でも多くの組合が経験がしたことを、私たち理事会も経験しました。まだまだお任せにしている管理組合は今契約している業者の中でもかなり多いということです。これは相手を信頼しているかどうかという感情の問題ではなく、組合側の放任姿勢が法的責任として問われているのではないでしょうか。 法律ではその歯止めのために管理組合理事会の運営責任を明確にしているところです。業者に任せていたから知らなかったではその責任は法的に免罪になりません。その業者に委任、委託した理事会（管理者）の法的責任が問われるということです。 当理事会もまだまだ勉強不足ですが、今回の契約不履行問題を大切な教訓として、管理業務にあたって参りたい所存です。組合員皆さんにおかれましても、日頃業者が行っている業務について、ご意見、要望が有りましたなら是非お寄せ頂きたくお願いいたします。 |