平成○○年度の会計監査の報告書

　平成○○年度の会計に関する、諸帳簿、収入調書、支出調書、支出証拠書面、銀行預金通帳等を監査した結果、及び理事会の業務の執行状況を監査しましたので、次の通り報告いたします。

　本監査報告は「会計年度の変更を規約変更手続きを無視して行った前理事会の行為を平成○○年○○月○日開催の臨時総会は無効と決議し、会計年度は従来の通り４月から３月までとした」ために、前理事会の執行期間の平成○○年×月×日から平成○○年○月○○日までの７ヵ月分と、現理事会が執行した平成○○年○月○日から平成○○年○月○○日までの８ヵ月分を区別して報告することとします。

　また、組合員の皆さんにおかれては既に、明らかのように、本監事の職務権限及び義務は民法の規定が準用されます。従って、財産状況の監査、理事の業務執行状況の監督（理事の不正行為等を監視することなど）財産の状況・業務の執行に不正がある事実を発見した場合に総会に報告することが明記されています。このような職務の内容を前提にした会計監査及び業務の監査を行うように努力しました。

　更に、平成○○年○月○日に開かれた現理事会第○回理事会決議「理事会の運営方針」が「組合員の共同の利益を確保する観点」が貫かれており、今後の理事会運営の指針となりうるものと判断し、本決議は「会計監査・業務監査の基準的考え方」として本会計監査と業務監査の参考といたしました。

「平成○○年×日×日から平成○○年○月○○日までの監査報告」（前理事会執行分）

　管理組合の会計方式として規定されている「公益法人会計に準ずる」関係諸帳簿が整備、保持されておらず監査そのものが極めて困難でありました。監査の手順として、預金通帳の記載事項と収入、支出の調書をチェックする基本的作業でも金額が符合せず、疑義に思う事項が多岐に及びました。

　また、支出を証明する領収書が相当数存在せず、特に、不法支出で問題になっている「理事長報酬２０万円」及び「管理人報酬１６万円」、「仮払金」を始めとして領収書がなく、疑念を禁じ得ません。支出をする際当然のこととして一般社会で必要としている領収書が存在していないことはその支出を認めないところであり、監事としては同意できません。管理組合の基本収入である管理費、修繕積立金、及び立替債権（水道料金、灯油料金）の収納行為は銀行口座による振り替え方式が一般的であり、資金保全上当然の処置であります。

　しかし、何故か、この口座振替方式以外に現金でかなり収納し、その受領金額を銀行預金口座に直ちに収納せず、保管状態の中から様々な支出を行い、残金を預金する極めて無原則的な処理を実行していました。

　更に、管理人が保管していた「小口現金扱い」が日常的に差し迫り現金を直ちに要するのみにだけ消費する目的で設定されたものが、その目的以外の収入、支出の便宜的な扱いに拡大され、会計処理の一層の複雑化と疑問の残る不当な扱いを行っております。

　管理組合の会計処理は公益的法人の会計方式を準用する規定から大きく逸脱したものとなり、現実的に不明金１６５，３１１円（管理会社が大変苦労して調査しましたが、不合勘定として、これ以上解明できませんでした）を発生させる大きな原因となっています。

　さて、以上総括的に指摘したところですが、次に項目別に問題点を明らかにします。

１）　駐車場舗装工事、配水管補修工事、管理事務所電気設備工事等の補修工事の執行は規約の規定によれば少なくとも理事会の議決が必要であるにも関わらず、○○元理事長と一部副理事長の独断と偏見の規約を無視した運営であります。

２）　○○元理事長と一部副理事長による「飲食費」の無駄な支出があり、このような支出は組合員の立場から認めるわけには行きません。例えば、居酒屋での串焼き、酒の肴、酒、寿司、お菓子、等管理組合の理事会業務に何故必要なのでしょうか。ましてや、管理費、修繕積立金の残額が少なく今後の修繕に支障を来している実態を知りながらこれらの支出にはどのような説明をするのでしょうか。理解に苦しみます。

３）　○○元理事長の報酬は規約第５○条第○号の規定「役員の報酬」は総会の決議を経なければならないとしており、その法的手続きが全て行われておらず、違法であります。従って、平成○○年×月から○月までの総額金１４０万円の返還をすべきであります。

４）　管理人の報酬は少なくとも理事会決議と、それに伴う委託契約か労働契約が必要ですがそれらの法的手続きが一切欠如しており、もしこの契約が実質上成立していたとしても管理人は○○元理事長夫人であり、理事長が自ら行う自家契約と見なされます。このように法律行為を論ずるまでもなく、自分の家族を管理人にとして契約することは組合員に疑問を抱かせるものであり、普通の組合員は当然行わない行為です。従って、平成○○年×月から○月までの総額金１１１万８千円の返還をすべきであります。

５）　○○元理事長が受領した仮払金と称する（平成○○年×月○○日付け）使途不明金１０万円は不当なものであり返還すべきであります。

６）　○○元理事長が個人所有の携帯電話使用料として平成○○年×月から○月まで組合に支払わせていた総額金７６，２４４円は不当なものであり返還すべきであります。

７）　○○元理事長は平成○○年○月○○日に○○○○氏に文書作成費用として３５，２８０円支払われているが、当該人物は調査の結果存在していないことが明らかになりました。従って、本支出は虚偽の文書を作成して行ったものであり、不法なものであり返還すべきものであります。

８）　○○元理事長は個人名義で△△メールの割賦販売代金月額２，３７０円の６回分を組合経費として支出しました。総額金１４，２２０円は返還すべきであります。

９）　○○元理事長は平成○○年×月○○日○○○カーオ○ル株式会社北○○支店において自家用車にガソリン５６リットル購入し、その代金６，１７４円を組合経費から支払わせました。不当なものであり返還すべきものであります。

１０）○○元副理事長が除雪経費として受領した平成○○年４月分、５月分、６月分総額金１９５，０００円は実際に除雪業務を行わない架空のものであり、理事会からこの不法性を指摘された際、当人もその事実を認めて返還すると約束したものです。現在まで返還されておらず大変遺憾であり、直ちに返還すべきであります。

１１）管理組合の会計原則「予算主義」は公益法人の会計原則に準拠しておりますが、この原則は「総会の決定された予算内容で支出を行うもの」であり、予算を無視した執行は禁じられています。しかし、○○元理事長は無視して勝手な支出を実行してきました。その例は支出不明金や先にも指摘した飲食費、予算に計上していない修繕費の支出が上げられます。

１２）平成○○年×月から○月までの理事会運営について言及します。理事会で決議すべき事項が理事長と一部副理事長で話し合われ執行していたとしておりますが、このような理事会運営は規約にありません。規約第６○条は「理事会の会議は理事の半数以上が出席しなければ開くことができない」となっており、理事長と一部の副理事長で勝手に決めても無効であります。

１３）理事会議事録、総会議事録が不整備であり、管理組合運営の基本的な義務事項を放棄していたものと判断します。

　以上のとおり、会計監査及び業務監査の結果を指摘したところですが、あまりにも杜撰な会計処理について、全面的に承認できません。

　特に不法に支出している（理事会が不法と認定して平成○○年○○月○日開催の臨時総会において損害賠償訴訟も行うと決議した事項）ものはあらゆる方法を講じて返還してもらうようにしてください。また、「法令や規約」を否定した組合運営がありましたがこれも今後の組合運営の教訓として生かしてください。

　「平成○○年○月○日から平成○○年○月○○日までの監査報告」（現理事会執行分）

１）理事会は平成○○年○月○○日から平成○○年○月○○日まで、２２回開催して各議事について審議され、また、組合員の関心を高めるために理事会を公開しましたが、今後も必要な限り継続してください。

２）理事会の決議など組合運営に関わる情報が「○○○○通信」で不定期でありますが組合員に配布されており、今後も内容の充実を一層図り継続してください。

３）第○回理事会決議「理事会の運営方針」で示されてある、財政運営については「組合員から預かっている貴重な管理費・修繕積立金等の執行は規約及び法令の規定に従い無駄を省き効率的な運営に徹します。組合運営費として理事会経費が計上されてありますが、組合員に誤解を与える飲食等の消費は排除します。一般会計をできるだけ効率的に運営し、その余剰金は修繕積立金会計に繰り出し､建物及び施設の修繕経費に充てることにします。」と決定されております。この方針に照らして財政運営の実態を監査したところ、主なものとしてつぎのように経費の節減が達成されています。

・○○ビル○○サービスに委託していたエレベーターの保守点検、遠隔監視、等が年間１，６３２千円のところ１，４４０千円となり年間１９２千円の節減達成されました。

・定期清掃及び日常清掃経費については年間３，８６９千円のところ２，８８０千円となり年間９８９千円の節減達成、しかも定期清掃においては剥離清掃を丁寧に実施しているため、以前より明らかに床が綺麗になり業務内容も向上しました。また、参考のために従前委託していた、○○○サービスには年間６，８２４千円と市場価格を大幅に上回る不適切な契約を行っておりました。

・組合運営費においては一切組合員から疑惑を受けるような飲食費の支出はされておらず初期の目的が達成されております。今後もこの執行方針を堅持して続けてください。

・管理委託経費として事務管理業務費、管理員業務費、建物設備管理業務費があります。以前は○○○サービスに委託し年間６，３９２千円、平成○○年×月から自主管理と称して○○元理事長等が不法な経費の受領を年間に換算して４，３２０千円（実際の受領額は×月から○月まで２，５８０千円）、現在は○○工業に年間４，０９７千円で委託しており年間２２３千円の経費の節減が達成されました。また、参考のために従前委託していた○○○サービスとは年間２，２９５千円の格差がありました。

４）　会計の処理は当然のこととして、収入、支出が明確に処理されており、支出の際、支出伺い書として理事会の決済がされ預金通帳の記載事項と完全に符合致しました。会計処理が適正に執行されていることを確認致しました。

５）　未収金の現残高は管理費２，６１５千円及び修繕積立金５０４千円合計３，１１９千円となっております。昨年○月以降○月まで凡そ１，５００千円の回収をされておりますが、今後より一層の努力を傾注して組合の貴重な財源確保に力を尽くしてください。尚、誠意のない債務者に対しては法的対応も検討した取り組みが今後必要と思います。

６）管理組合の会計原則は目的別会計であり、本来、一般会計、修繕積立金会計、及び立替債権の水道料金会計、灯油料金会計に区分しなければなりません。従いまして、来期からは本趣旨に則り会計の区分をしてください。

　以上のとおり、会計及び業務監査をいたしましたが、平成○○年○月以降の会計処理は、関係諸帳簿も整備され、支出の際の関係書面も整いようやく当たり前のシステムが確立しました。今後はこの会計処理を堅持して組合員の付託に応えて下さい。

　決算に関わる会計諸帳簿及び関係書類を監査した結果、財産及び収支は正確に示しており、いずれも適正に処理されている事実を確認いたしました。

　但し、平成○○年×月×日から○月末日までの期間については、関係諸帳簿が不備のために監査不能になりました。

平成○○年○月○○日