平成１５年○月○日

○○管理組合

監事　○○　○○

第○期　監査報告

私は、管理規約第４４条第１項の規定に基づき、平成１４年１０月１日から平成１５年９月３０日までの第○期会計年度における業務の執行及び財産の状況の監査を行ったので、次のとおり報告します。

※参照条文：管理規約第４４条第１項（監事）

『監事は、管理組合の業務の執行及び財産の状況を監査し、その結果を総会に報告しなければならない。』

１．監査概要

業務の執行（業務監査）については、理事会及びその他の会議に出席し、理事からの業務の報告を聴取し、理事会議事録、その他関係書類の閲覧など必要と思われる監査手続を用い、関係法令、規約及び使用細則等に照らして、その妥当性を検討しました。

財産の状況（会計監査）については、会計関係書類並びにその他書類の閲覧など必要と思われる監査手続を用い、会計書類の正確性、及び、管理会社Ｓより提出された書類に対する理事会での検証作業の妥当性を検討しました。

なお、期中に気づいた問題点については随時監査を実施し、私の出席した理事会にて監査意見を述べると伴に、平成１５年４月○日と平成１５年７月○日と２回にわたり理事会に対して期中監査報告を行い、適正な管理組合業務の執行をお願いしてきました。

業務監査資料

　�@理事長印の捺印記録簿　　　�A車庫証明申請書　　　�B車両及び車両ナンバー変更届

　�C水道使用・停止届　　　　�D集会室利用届　　　�Fエレベータ保守点検（△△保守、毎月）

　�G自動ドア保守点検（Ｎ保守、年２回）　　　�H設備保守点検（管理会社Ｓ、毎月）

　�I消防用設備点検（管理会社Ｓ、年２回）　　　�J建築設備定期報告（管理会社Ｓ、年１回）

　�K受水槽清掃報告（管理会社Ｓ、年１回）　　　�L危険物施設外観点検（管理会社Ｓ、年１回）

　�M簡易専用水道検査（札幌市水道サービス協会、年1回）　　　�N駐輪場使用登録台帳

　�O管理日誌　　　　　　�P鍵貸与保管確認書

会計監査資料

　�@全戸請求一覧表　　　�A収入確認書　　　�B銀行ＦＤ内訳書　　　�C検針表・水道

　�D検針表・灯油　　　　�E支出決定書　　　�F灯油残量記録簿　　　�G駐車場使用契約書

　�H収支計算書（一般会計・特別修繕会計）　　�I貸借対照表（一般会計・特別修繕会計）

　�J請求書・領収書（一般会計）　　　�K残高証明書　　　�L管理組合預金口座通帳

　�M積立保険証書（会計担当理事が保管）　　�N未納者一覧（毎月の未納者発生時に確認）

２．業務の執行（業務監査）に関する指摘事項

次の事項については、業務の執行に関して改善・検討の必要があると認められたので、組合員の皆様に報告します。

※参照条文：管理規約第４１条第１項（役員の誠実義務等）

『役員は、法令、規約及び使用細則並びに総会及び理事会の決議に従い、組合員のため、誠実にその職務を遂行するものとする。』

（１）通常総会の開催について

理事会運営要領により、通常総会の開催は１０月最終日曜日と定められているが、第６期通常総会の開催日が理事会の準備不足により後送りされた。通常総会は、会計年度終了後、速やかに開催すべきである。

（２）理事会の開催について

�@理事会は、適正な運営を行うため理事会運営要領により公開を前提としているが、意図的に組合員の参加を排除した運営を行っていた。４月実施の期中監査における指摘以降は改善がみられ、理事会の開催が事前に組合員へ周知されるようになった。

�A理事会運営要領により、定例理事会の開催時期は毎月中旬と定められていたが、ほとんど守られていない。管理会社からの月次報告（毎月１０日頃）を受け、速やかに開催すべきである。

（３）役員改選について

�@管理規約第３８条の規定により、「理事及び監事は、原則として当マンションに居住する組合員又は組合員の親族のうちから、総会で選任する。」とされているが、当マンションに居住していない組合員に対し、正当な理由もなく役員の就任要請を行った。

�A役員への就任は、組合員の権利であり、一方で義務でもある。当マンションでは組合員の公平性の観点から輪番制としているが、これを確実に実行していくため、理事会は対象者に対して就任要請を行い、対象者が就任できない場合はその理由の適否を慎重に判断し、順次対象者を拡大すべきである。しかし、理事会はそれらの作業を怠り、安易に多数の組合員（１２階まで）に役員の就任要請を行った。

（４）駐車場使用細則の制定について

前期通常総会では、駐車場使用細則を「早急に制定する」と決議されている。これを受け理事会では、当初、遅くとも新たな組合員が入居する平成１５年３月までには制定する方針であったが、履行されなかった。４月・７月の期中監査において理事会に対して「早急に駐車場使用細則及び要領の制定をお願いしたい。」と指摘し、改善を求めた。

結果的に、臨時総会（平成15年９月）において制定されるまでの間、新たな入居者の駐車場確保に不具合を発生させたほか、２台目車両の使用者に対しても規約・細則などの根拠に基づかない明渡し勧告をするなどの問題を発生させた。

（５）管理規約集の作成、配付について

前期通常総会において、管理規約・使用細則等が改正され、それに伴い管理規約集を作成し、配付することとなっていたが、前述のとおり駐車場使用細則が制定されなかった事などから、時機を逸し、未だに各戸に配付されていない。

（６）管理員に関する問題について

�@前期の臨時総会（平成14年６月）での決議により、「現管理員の雇用は１年間とし、その後の雇用は状況に応じて判断する」とされていたが、理事会においての検討を怠り、さらには総会の決議を経ないまま、管理会社へ延長要望を行った。

�A昨冬に、管理員の作業が原因によるパイプスペース（メーターボックス）での水漏事故が２度発生したが、理事会はその事実に関して情報の公開を行わなかった。

（７）駐輪場問題について

前期からの継続事項であった駐輪場問題が、今期理事会においてほとんど議論がなされておらず、４月の期中監査においても、「早急に対応をお願いしたい。」と指摘したにも関わらず、問題の早期解決に取り組まなかった。

（８）組合員からの要望に対する対応について

４月に実施した長期修繕計画に係るアンケートでの意見で、理事会での検討事項とされていた事項については、７月の期中監査で指摘をするまで、実質的に何も検討されていなかった。また、「集会室の開放」「駐車場ミラー」に対しては「管理組合ニュース」で回答したものの、その内容が極めて不明確であった他、「駐輪場の換気口カバー」「空き地の公園化」などについては、意見を提出した組合員への説明もなく、未だに何ら対応していない。

（９）町内会との関係について

７月に開催した納涼会で、理事会においては当初、町内会を排除しての開催（開催案内を町内会へは行わない）を計画していた。町内会との関係で「距離を置く」との、組合員への報告も無く重要な事項を決定していたが、緊急監査意見として指摘した後、町内会への案内が行われた。

３．財産の状況（会計監査）に関する指摘事項

次の事項については、財産の状況（会計監査）に関して改善・検討の必要があると認められたので、組合員の皆様に報告します。

（１） 口座自動振替を利用している支払費用について

会計処理要領書では「電気、水道、機械警備、エレベータ保守等、定例及び定額的な支払いについては、口座自動振替を行い、「支出決定書」には月次報告時に領収書及び振替確認書を確認し捺印を行う。」となっているが、支出決定書に捺印がなされていない。

（２） 各種作業実施報告に対するチェック体制について

エレベータ保守点検、自動ドア保守点検などの報告書について、『理事の確認印の押印がない。毎月、委託契約通り履行されているか確認するべきである。』と４月の期中監査において指摘し、改善を求めたが、その後も改善されなかった。

（３） 管理会社の業務に対するチェック体制について

�@管理会社が実施している設備保守点検業務について、『理事の確認印の押印がない。毎月、委託契約通り履行されているか確認するべきである。』と４月の期中監査において指摘し、改善を求めたが、その後も改善されなかった。

�A損害保険を適用して修理を行った「屋外自転車置場の屋根の損傷」については、管理会社から「何時発生したか分からない。原因が不明。」との報告であった。しかし、今後も同様な案件が発生する可能性があるため、発生時期・原因を確認し得る体制を確保すべきである。また、前述�@同様、理事会としては、今後、管理会社の業務履行確認を確実に行うべきである。

（４） 滞納について

管理会社からの月次管理報告において、管理費等の未納が理事会に数回報告されている。主な原因は、故意ではなく、入金忘れ等による残高不足と思われるが、その都度、理事会では問題視し、管理会社からの電話等による督促業務をお願いしている。幸いにも現状においては大きな滞納問題は生じていないが、管理費等の滞納は適正管理を脅かす重大な問題であり、その処理に対しても管理コストとして反映されて来ることを組合員の皆様に認識していただき、今後、振替口座が残高不足とならぬようご注意いただきたい。

４．監査所見

以上の指摘事項の多くは、法令（区分所有法、マンション管理適正化法等）、規約、細則等に対する理事会の認識不足が主な原因と考えられるが、マンションに関するルールは多岐に渡っており、歴代の役員及び管理会社等に適切な支援を仰ぐとともに、出来るだけ情報の公開を行って、的確な運営を行うべきである。また、組合員が理事会等に積極的に参加し、その意見を反映させることができれば、より適切な管理組合の運営に繋がります。

マンション管理に関する問題は、国会で取り上げられ、法制化されるほどの社会的に大きな問題です。以下に示すのは、その、ほんの一例ですが、これらをご一読いただき、組合の運営が、何を根拠にどの様な経緯で行われているのか、役員ばかりではなく、組合員の皆様にもこれを機会に改めてお考えいただきたいと思います。

※マンションの管理の適正化の推進に関する法律（平成十二年法律第百四十九号）

（管理組合等の努力）　第４条第２項　マンションの区分所有者等は、マンションの管理に関し、管理組合の一員としての役割を適切に果たすよう努めなければならない。

※「マンションの管理の適正化の推進に関する法律」に基づき国土交通省が公表している

　『マンションの管理の適正化に関する指針』抜粋

　　　管理組合の運営

管理組合の自立的な運営は、マンションの区分所有者等の全員が参加し、その意見を反映することにより成り立つものである。そのため、管理組合の運営は、情報の開示、運営の透明化等、開かれた民主的なものとする必要がある。・・（中略）・・管理組合の管理者等は、マンション管理の目的が達成できるように、法令等を遵守し、マンションの区分所有者等のため、誠実にその職務を執行する必要がある。